Adjointe administratifive au Bureau de Direction générale, du Secrétaire-trésorierère et du Conseil d'administration à 1.0000 ÉTP
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Job Location:
Monthly Salary:
Posted on:
30+ days ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
- Affichage (poste): #25-26/AADSC.001
- Type de poste: Permanent
- Date de début du contrat: Dès que possible
- Date de fin du contrat: Sans objet
- Date de début daffichage: 29/10/2025
- Date de fin daffichage: 12/11/2025
Sous la supervision directe du ou de la secrétaire-trésorierère ladjointe administratifive à la direction générale et au secrétariat-trésorerie assure un soutien administratif de qualité afin de garantir un service professionnel efficace et rigoureux. Il ou elle contribue au bon fonctionnement du bureau du ou de la secrétaire-trésorierère en respectant les échéanciers établis et en apportant un appui constant au Conseil dadministration.
Ladjointe administratifive fera partie intégrante de léquipe administrative du CSF et contribuera activement à la coordination et au soutien des activités du bureau de la direction générale du bureau du secrétaire-trésorier-ère et du Conseil dadministration.
Responsabilités principales:
- Coordonner la logistique des réunions et de ses rencontres (réservations repas hébergement itinéraire remboursements des frais et autres) ;
- Rédiger et préparer la correspondance pour la direction générale le ou la secrétaire-trésorier-ère et du Conseil dadministration ;
- Préparer les dossiers relatifs et tous les documents nécessaires pour des rencontres incluant les réunions du Conseil dadministration et aux diverses assemblées ou rencontres ;
- Collaborer avec le secteur de la technologie pour répondre aux besoins techniques liés aux réunions et activités du secrétaire-trésorier-ère et du Conseil dadministration ;
- Assurer le bon fonctionnement du système ElectronicSchoolBoard (ESB) pour les différentes rencontres : mise à jour traductions appropriées suivis contractuels conception de gabarits dordres du jour et publication des documents internes et publics pour assurer la transparence et le bon fonctionnement ;
- Préparer et assister aux réunions publiques et aux réunions à huis clos du Conseil dadministration et autres comités-conseils groupes de travail et toutes autres rencontres selon les besoins pour assurer la prise de notes rédiger et distribuer les procès-verbaux dans les délais prescrits ;
- Assurer le maintien des politiques et des directives administratives du Conseil dadministration ainsi que leur mise à jour et publication sur le site web;
- Assurer les suivis des décisions du Conseil dadministration et maintenir à jour les tableaux des suivis et effectuer des rappels aux parties prenantes afin quelles puissent accomplir leurs responsabilités respectives ;
- Assurer les communications au nom de la présidence du Conseil dadministration de la direction générale et dude la secrétaire-trésorierère ;
- Assurer la garde des sceaux des titres et des documents légaux et financiers du CSF ;
- Analyser filtrer et résumer linformation contenue dans les rapports et contrats requis par lela secrétaire- trésorierière ;
- Effectuer des recherches de documents et/ou dinformation afin de faciliter les décisions et les actions prises par la direction générale du et dela secrétaire-trésorierière et la présidence du Conseil dadministration ;
- Participer activement pour soutenir lela secrétaire-trèsorier-ère dans la tenue délections et assurer le lien avec les représentantes dÉlections BC et du Local Government Act et assister la présidence lors des élections ;
- Maintenir à jour la base de données des membres du CSF ;
- Assurer une supervision du personnel occasionnel et du personnel rattaché au bureau de la direction générale du ou de la secrétaire-trèsorier-ère et du Conseil dadministration ;
- Soutenir les directions et adjointes administratifsives des écoles quant à ladmissibilité des ayants droit selon larticle 23 de la Charte canadienne des droits et libertés ;
- Assurer le suivi des contrats des locataires du CSF ;
- Collaborer étroitement avec les représentantes du BC Schools Protection Program concernant la responsabilité civile la gestion du risque et la protection des biens du CSF ;
- Appuyer les écoles dans la mise en œuvre de leurs activités liées à la gestion du risque et des assurances ;
- Identifier les pistes damélioration du fonctionnement administratif et proposer des solutions concrètes aux personnes responsables ;
- Toutes autres tâches connexes.
- Excellentes habiletés rédactionnelles en prise de notes à faire des comptes rendus et des synthèses dinformation ;
- Sens aigu de lorganisation de la discrétion et de la confidentialité ;
- Capacité à travailler de façon autonome à faire preuve de jugement et à exercer une grande rigueur professionnelle ;
- Proactivité esprit dinitiative et aptitude à formuler des opinions ou recommandations de manière structurée et argumentée ;
- Excellentes habiletés interpersonnelles : diplomatie entregent esprit déquipe et capacité à communiquer efficacement et respectueusement à tous les niveaux de lorganisation ;
- Aisance à évoluer dans un environnement dynamique exigeant et à sadapter rapidement à des priorités changeantes ;
- Capacité à identifier les inefficacités à proposer des solutions concrètes et à contribuer à lamélioration continue des processus ;
- Bonne connaissance et compréhension de la Loi scolaire et des documents connexes notamment ceux relatifs au Conseil scolaire francophone.
- Connaissance du milieu minoritaire et éducatif francophone en Colombie-Britannique (un atout).
Qualifications :
- Diplôme universitaire en gestion administrative ou gestion des affaires ou tout autre combinaison de diplômes et dexpériences jugés équivalents ;
- Avoir trois (3) ans dexpérience en administration préférablement auprès de membres exécutifs ;
- Excellentes habiletés rédactionnelles ;
- Maîtrise de MS Office (World Excel Power-Point) bases de données et autres logiciels ;
- Excellente maîtrise du français et de langlais à loral et à lécrit.
Informations complémentaires :
Dans le cadre de ses fonctions il ou elle devra faire preuve de souplesse et de disponibilité afin de participer au besoin à des rencontres de comités se déroulant en soirée ou lors de certains samedis conformément au calendrier annuel préétabli du Conseil dadministration. Cette collaboration occasionnelle en dehors des heures régulières vise à assurer un appui administratif continu et efficace au bon fonctionnement des instances décisionnelles du CSF.
Le salaire annuel pour ce poste est compris entre 75 105$ et 93 882$. Le placement est déterminé en fonction de lévaluation des expériences professionnelles en considérations de léquité interne.
Nous vous encourageons à soumettre votre candidature en ligne en français. Si vous avez besoin de mesures dadaptation pour votre entrevue que ce soit en lien avec laccessibilité ou pour toute autre raison nhésitez pas à nous en informer et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins.
La personne retenue devra le cas échéant consentir à une vérification de casier judiciaire avant leur embauche.
Nous tenons à remercier toutes les candidatures de leur intérêt pour ce poste. Veuillez noter que seules les personnes convoquées en entrevue seront contactées.
Dans un esprit de réconciliation nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique.
Remote Work :
No
Employment Type :
Full-time
Key Skills
- Administrative Skills
- Time Management
- Policy Development
- Listening Skill
- Leadership skills
- Organizational Skill
- Oversight Management
- Communication
- Legislature Development
- Legal & Compliance
- Relationship Management
- Strategic Thinking Skills
- Team Player Spirit
- Management Skill
- Problem Solving Skills
About Company
Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique. Nous sommes reconnaissant·e·s de prospérer sur ces territoires tout en prenant soin des familles et ... View more
