ASISTENTE DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Compañía líder en soluciones tecnológicas con operación regional busca un/a Asistente de Dirección Administrativa para orquestar agendas ejecutivas viajes y reportes operativos con alta precisión. Rol clave para asegurar continuidad operativa tiempos de respuesta (SLA) y calidad documental en un entorno ágil y de alto estándar.

DESCRIPCIÓN GENERAL

Serás el punto de conexión entre Dirección Administrativa equipo técnico y clientes internos/externos. Coordinarás logística de viajes (vuelos/hoteles) agenda ejecutiva y comités bandeja de correo y reportes de avance del área técnica garantizando información clara oportuna y accionable. Ambiente 100 % presencial en Costa del Este.

FORMACIÓN ACADÉMICA

• Técnico/a o profesional en Administración Gestión Administrativa Comunicación Ejecutiva Bilingüe o afines.

• Conocimientos de Excel y Power BI son importantes (tablas dinámicas filtros fórmulas; nociones para tableros).

• Manejo de PowerPoint para presentaciones.

• Herramientas de organización: Outlook To Do Google/Teams Calendar (u otros).

EXPERIENCIA & CONOCIMIENTOS

• 1 año como asistente administrativo/gerencia o soporte a áreas técnicas.

• Experiencia en coordinación de viajes (tiquetes hoteles viáticos) y control documental.

• Gestión de correo corporativo y seguimiento a pendientes (SLA escalamiento).

• Apoyo en reportes administrativos y consolidación de información (gastos actividades técnicas).

• Deseable: uso de ERP/CRM o sistemas de planificación; nociones de políticas de RR. HH. (ausencias vacaciones).

• Inglés intermedio (correo/llamadas básicas con proveedores y clientes).

RESPONSABILIDADES CLAVE

• Planificar y asegurar la logística de viajes del personal técnico (rutas cambios soportes).

• Administrar agenda ejecutiva: reuniones minutas recordatorios y preparación de insumos.

• Monitorear entregables del equipo técnico (informes OT checklists) y consolidar avances.

• Atender comunicaciones internas/externas en español e inglés cuidando tono y tiempos de respuesta.

• Estandarizar plantillas y reportes ejecutivos (presentaciones resúmenes semanales).

• Controlar gastos y legalizaciones de caja menor del equipo técnico.

FUNCIONES PRINCIPALES

• Gestión diaria de bandeja de entrada (priorización flags seguimiento).

• Elaboración y envío de cotizaciones/ofertas sencillas bajo lineamientos.

• Registro y control de novedades de personal técnico (ausencias incapacidades vacaciones).

• Apoyo a procesos logísticos y administrativos (compras menores pasantías inducciones).

• Curaduría documental (nomenclaturas versiones respaldos en nube).

• Preparación de presentaciones ejecutivas y reportes para comités.

COMPETENCIAS BLANDAS

• Organización y detalle: ordena múltiples frentes sin perder calidad ni plazos.

• Comunicación efectiva (ES/EN): mensajes claros cortesía ejecutiva registro de acuerdos.

• Proactividad y autonomía: anticipa cambios (itinerarios salas insumos); propone mejoras simples.

• Orientación al servicio: gestiona necesidades del equipo técnico con criterio y empatía.

• Adaptabilidad: responde a reprogramaciones y prioridades dinámicas.

OPORTUNIDAD & BENEFICIOS

• Entorno dinámico y colaborativo con proyección regional.

• Participación en proyectos de alto estándar y mejora continua.

• Contrato a término indefinido.

• Modalidad: 100 % presencial Ubicación: Costa del Este (Ciudad de Panamá).

• Horario: lunes a viernes 8:00 a. m. 5:00 p. m.; sábados medio día.

• Paquete competitivo acorde a experiencia.

LLAMADO A LA ACCIÓN

Listo/a para darle ritmo y precisión a la operación administrativa Postula tu HV destacando proyectos donde hayas gestionado viajes agendas ejecutivas reportes y mejoras en SLA de respuesta.

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Para esta vacante asegúrate de evidenciar:

• Coordinación de viajes (cambios soportes reducción de costos o tiempos).

• Agenda ejecutiva (minutas seguimiento reprogramaciones).

• Reportes en Excel/Power BI y presentaciones ejecutivas en PowerPoint.

• SLA de correo y gestión de prioridades (métricas básicas).

• Control documental y de gastos (legalizaciones/caja menor).

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