Technicien(ne) en administration soutien à la gouvernance

Job Description

Appel de candidatures : Technicien(ne) en administration- soutien à la gouvernance VP ALI

À Santé Québec prendre soin des gens est au cœur de notre engagement. Cest ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur lengagement de près de 350 000 personnes qui chaque jour mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que cest par la collaboration lengagement le respect la bienveillance et lexcellence que se construit un réseau plus humain plus fort plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec cest contribuer à une mission profondément humaine dans un environnement en constante évolution axé sur linnovation et lamélioration continue.

Si vous partagez cette vision si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines financières et matérielles ou de lapprovisionnement. Elle assume des responsabilités liées à lorganisation du travail et à la planification de lexécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et lanalyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Le ou la technicien(ne) en administrationsoutien à la gouvernance devra assister le vice-présidentAprovisionnement logistique et infrastructure (ci-après nommée VPALI) dans laccomplissement de son mandat. Principal(e) collaborateur(-trice) auprès de son gestionnaire le ou la titulaire du poste le soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction dans la planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.

Il ou elle devra assister le VPALI dans ses fonctions administratives et voir au bon fonctionnement des activités de la direction dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux de ses règlements ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Pour ce faire il ou elle devra coordonner les ressources cléricales dans les opérations administratives. Il ou elle assistera également le vice-président dans sa responsabilité dapplication et de mise en œuvre des orientations de la direction.

La personne devra accomplir des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies dapprovisionnement logistique et infrastructures. Elle sassurera du respect des directives des échéanciers des processus et des procédures de fonctionnement du secrétariat de la direction générale adjointe. Elle voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Le ou la technicien(ne) en administrationsoutien à la gouvernance assurera le suivi des décisions du VPALI auprès des gestionnaires concernés de la direction. Il ou elle déterminera les actions à poser informera son supérieur et dirigera les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Il ou elle devra effectuer le contrôle de la qualité des travaux administratifs de la vice-présidence ainsi quassurer de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.

Le ou la candidat(e) retenu(e) aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions de toute nature en sassurant du respect des normes et des pratiques de létablissement. Il ou elle règlera tous les problèmes relevant de sa compétence.

La personne en poste assurera lintégration du nouveau personnel administratif au sein de la vice-présidence approvisionnement logistique et infrastructure en collaboration avec ses collègues. Elle devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. Le ou la technicien(ne) en administrationsoutien à la gouvernance devra assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels il ou elle est directement ou indirectement impliqué(e).

De manière plus spécifique les principaux champs daction sont les suivants :

• Gérer lagenda du supérieur immédiat convoquer planifier les réunions les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits ;
• Préparer les dossiers de sa VP selon lhoraire prévu ;
• Assurer le suivi et le classement du courrier électronique de son supérieur immédiat ;
• Prendre les appels téléphoniques répondre aux demandes dinformations et assurer les suivis requis ;
• Préparer les avis de convocation les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa VP assurer la logistique requise rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres pour lesquelles sa VP agit à titre de présidente ;
• Préparer la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son supérieur immédiat assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-présidence selon les échéanciers fixés ;
• Effectuer le suivi des décisions prises par sa VP et prendre les mesures appropriées afin den assurer la réalisation ;
• Concevoir et rédiger tous les documents administratifs (sommaires exécutifs notes de service communiqués projets de lettre présentations rapports politiques procédures devis de services professionnels organigrammes etc.) ;
• Voir à la complétion de formulaires ou sondages exigés et requis par le ministère de la Santé et des Services sociaux et les autres instances internes et externes selon les échéanciers prescrits tels que les demandes médias redditions de comptes etc. ;
• Répondre aux demandes des directeurs des directeurs adjoints des gestionnaires et des membres du personnel sassure des suivis règle les problèmes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à celles-ci ;
• Être responsable de la gestion documentaire et de lapprovisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa vice-présidence ;
• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de sa direction ;
• Sassurer du respect des règles de conservation des dossiers de confidentialité et de la qualité des opérations administratives ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de la vice-présidente Finances.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de lévolution de Santé Québec.

Exigences liées au poste

• Détenir un diplôme détudes collégiales (DEC) en administration générale en techniques de comptabilité et de gestion en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée dune école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme détudes collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation détudes collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de lexpérience pertinente au domaine visé.
• Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat détudes collégiales en techniques administratives.
• Elle doit également posséder une expérience professionnelle dau moins 3 ans en soutien à la gouvernance.
• Une autre combinaison de formation et dexpérience pertinentes pourra être considérée.
• Pour être considérée toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait lobjet dune évaluation comparative (attestation déquivalence) délivrée par le ministère de lImmigration de la Francisation et de lIntégration.
• Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par lautorité fédérale compétente pour occuper ce poste.

Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec.

Profil recherché

Dans son évaluation des candidatures le comité de sélection tiendra compte notamment des critères suivants :

• Sens des responsabilités et de lorganisation ;
• Capacité décisionnelle et initiative ;
• Souci de la qualité et rigueur ;
• Grande capacité dadaptation danalyse dautonomie et de jugement ;
• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu ;
• Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à sorganiser ;
• Esprit créatif et novateur relatif aux méthodes de travail ;
• Grandes habiletés interpersonnelles discrétion tact et confidentialité.

De plus les personnes retenues suite au processus de présélection auront des tests à compléter.

Autres informations relatives au poste :

Taux horaire: 27.07 $ à 36.14 $ selon lexpérience.

Statut de lemploi : temps complet (35h/semaine)

Port dattache: 2021 rue Union 10ème étage Montréal

Lieu de travail: Possibilité dun mode hybride.

Entrée en fonction: Dès que possible.

MODALITÉS DINSCRIPTION

Veuillez soumettre votre candidature avant le 7 novembre 2025 à 12 h 00 (HNE) en cliquant sur le bouton Postuler.

Aux fins de la vérification de votre admissibilité il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et lheure limites seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

Pour des renseignements concernant ce poste veuillez communiquer avec léquipe de recrutement via ladresse courriel suivante :

Si vous nêtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de laffichage 25-NS-318 en objet.

Santé Québec encourage la diversité et légalité en emploi en invitant les femmes les membres des minorités visibles et ethniques les personnes handicapées les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

AVIS AUX PERSONNES CANDIDATES

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent la personne doit sengager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à légard de celle-ci.

LIENS UTILES

Pour plus dinformation vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec