Business Systems Analyst (initial assignment Virtual Care) – Permanent Full-Time (1.0) Analyste des systèmes de gestion (affectation initiale Epic Inpatient Clinical Documentation) – poste permanente à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Business Systems Analyst ensures ongoing improvement of the software applications forming the Electronic Patient Record and Hospital Information Systems; provides ongoing support to users; gathers and analyzes information regarding clinical workflows and business processes; configures and tests the system based on decisions; and participates in ongoing professional development.

The initial primary function of this position will be to support the optimization and ongoing maintenance of applications supporting virtual care.

MAIN RESPONSIBILITIES

Characteristic responsibilities include:

• Confer with application users operational managers and clinical leadership. Determine unique and specific software requirements.
• Analyze how new or enhanced features will impact current work processes and determine how it should be used. Investigate end users preferences while making system configuration decisions.
• Analyze proposed changes to business processes to determine the changes on users and their information systems. Perform in depth analysis of integrated workflows data collection needs and other technical considerations. Evaluate proposed changes for their potential to offer improved patient care lower operating costs and time found without creating risks for the hospital.
• Develop and document specifications in conjunction with other Business Systems Analysts to ensure that the application will interact smoothly and efficiently in end-to-end processes.
• Prioritize and implement requested changes to the system. Configure software based on decisions and test software to ensure that it meets functional specifications.
• Act as a resource for all system users to guide them in the effective use of the software application. Respond to support calls and act as a troubleshooter interpreting problems as perceived and explained by a wide range of users. Work with the user to investigate the problem and identify a solution.
• Deliver presentations and demonstrations related to the application to communicate the impact that a new or upgraded feature will have at various levels of the hospital.
• Work with report writers to design reports to enable system users to maximize the potential of the application as a management and patient care tool.
• Maintain regular communication with vendor representatives and help vendor staff to better understand the hospitals operational needs.
• Support the training needs of potential users of the application including the efficient and effective use of the system and in new work processes. Adapt instructional techniques to a wide variety of learning needs and degree of familiarity with computer systems.
• Develop maintain and present training materials including comprehensive manuals for use by users.
• Ensure accurate and detailed documentation concerning how and why decisions are made throughout the course of a project systems design and development and work process redesign.
• Develop comprehensive documentation to describe and explain the intricate software and hardware configurations of the applications. Document frequently asked questions for support documentation and clear standard operation procedures for common tasks.
• Recommend and/or create policies governing the use of the application including new/revised work procedures for use in a department or on a hospital-wide basis.
• Monitor applications to ensure that their full potential is being used to benefit the hospital and its patients. Develop and present optimization recommendations to clinical and operational leadership.
• Maintain and improve knowledge of health information technology and other work-related duties by attending courses seminars and in-service training.
• Maintain and improve knowledge of the applications by attending vendor courses.
• Demonstrate leadership and excellence by actively participating in user groups. Share best practices with colleagues in other hospitals. Maintain up-to-date knowledge of current hospital policies practices and procedures.
• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• University Degree in a relevant field Graduate certificate in Digital Health or similar program and/or experience and formal training combined with demonstrated performance (Essential)
• Minimum of 2 years of relevant experience (Essential)
• Comprehensively use computer technology and equipment (Essential)
• Strong time management and organizational skills adjusting priorities as required (Essential)
• Communicate effectively and concisely both orally and in writing (Essential)
• Strong problem-solving and analytical skills (Essential)
• Deal effectively with internal and external stakeholders (Essential)
• Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Essential)
• Experience in a health-care environment basic understanding of clinical workflows and terminology (Preferred)
• Previous experience with Epic and/or Epic certification (Preferred)
• Ability to obtain Epic certification within 6 months from date of hire.(Essential)
• Bilingualism (French/English) (Preferred)

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday veuillez postuler à cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage ainsi quà ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend également hommage à lensemble des Premières Nations des Inuit et des Métis de même quà leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire.

CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bénévoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est passé dun hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et léducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires et ce de manière et aux endroits appropriés. LInstitut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025 et sest classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive les rédacteurs du Canadas Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Québec du Nunavut et du nord de lOntario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le titulaire ou la titulaire installe et assure lamélioration continue des applications logicielles formant le système de dossiers électroniques des patients et le système dinformation de lhôpital et fournit un soutien continu aux utilisateurs. Il ou elle recueille et analyse des renseignements concernant les flux de travail cliniques et les processus opérationnels; configure et teste le système sur la base des décisions; et participe continuellement à des activités de perfectionnement professionnel. La fonction principale initiale de la personne retenue consistera à appuyer loptimisation et le maintien continu des la documentation clinique des patients hospitalisés. Epic.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Discuter des applications avec les utilisateurs les gestionnaires des opérations et le leadership clinique. Déterminer les exigences logicielles spécifiques et uniques.
• Analyser leffet des applications et fonctionnalités nouvelles ou améliorées sur les processus de travail actuels et déterminer la façon dont elles peuvent être utilisées. Examiner les préférences des utilisateurs finaux tout en prenant des décisions de configuration du système.
• Analyser les changements que lon propose dapporter aux processus de gestion afin de déterminer les changements à effectuer chez les utilisateurs et dans les systèmes informatiques. Effectuer une analyse approfondie des flux de travail intégrés des besoins de collecte de données et dautres considérations techniques. Évaluer les changements proposés pour leur capacité doffrir des soins améliorés aux patients des coûts dexploitation moins élevés et du temps disponible sans créer de risques pour lhôpital.
• De concert avec les autres analystes élaborer et documenter des spécifications pour que lapplication fonctionne sans accrocs et efficacement dans les processus de bout en bout.
• Prioriser et mettre en œuvre les modifications demandées au système. Configurer des logiciels en fonction des décisions et les mettre à lessai pour quils répondent aux besoins précis des spécifications fonctionnelles des applications.
• Agir à titre de personne-ressource pour tous les utilisateurs du système en leur montrant à utiliser les applications dune manière efficace. Répondre aux appels de pour du soutien et agir comme un utilitaire de dépannage interpréter les problèmes comme perçus et expliqués par un large éventail dutilisateurs. Collaborer avec les utilisateurs pour définir les problèmes et y apporter des solutions.
• Présenter des exposés et des démonstrations sur les applications et faire comprendre les effets quaura une application nouvelle ou mise à niveau sur les différents niveaux de lhôpital.
• Travailler avec les rédacteurs de rapports pour concevoir des rapports permettant aux utilisateurs du système dutiliser au maximum le potentiel de lapplication en tant quoutil de gestion et de soins aux patients.
• Maintenir une communication régulière avec les représentants des fournisseurs et aider le personnel des fournisseurs à mieux comprendre les besoins opérationnels de lhôpital.
• Appuyer les besoins des utilisateurs potentiels de lapplication y compris à lutilisation efficace et effective du système et aux nouveaux processus de travail. Adapter les techniques denseignement à une grande variété de besoins dapprentissage et au degré de familiarisation avec les systèmes informatiques.
• Élaborer maintenir et présenter du matériel de formation y compris des manuels complets destinés aux utilisateurs.
• Documenter avec précision et détails comment et pourquoi on a pris différentes décisions tout au long de la mise en œuvre des projets choisi les fournisseurs conçu et élaboré les systèmes et redéfini les tâches.
• Élaborer une documentation complète pour décrire et expliquer les configurations logicielles et matérielles complexes des applications. Documenter la foire aux questions pour obtenir des documents à lappui et des procédures de fonctionnement standard claires pour les tâches courantes.
• Recommander et/ou créer des politiques régissant lutilisation des applications ce qui comprend les méthodes de travail nouvelles et révisées à suivre dans le service ou dans tout lhôpital.
• Surveiller les applications pour quon en retire le plein potentiel pour lhôpital et pour ses patients. Élaborer et présenter des recommandations doptimisation au leadership clinique et opérationnel.
• Se tenir au courant des technologies de linformation sur la santé et améliorer ses connaissances liées à dautres tâches du poste en assistant à des cours de formation données dans le service.
• Se tenir au courant des applications et améliorer ses connaissances en suivant les cours offerts par les fournisseurs.
• Faire preuve de leadership et dexcellence en participant activement aux activités des groupes dutilisateurs. Échanger des pratiques exemplaires avec les collègues dautres hôpitaux. Se tenir au courant des politiques des pratiques et des processus suivis dans dautres hôpitaux.
• Accomplir son travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi quà tous les processus et politiques des services et de CHEO qui concernent la santé et la sécurité au travail.
• Accomplir dautres tâches à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
• Diplôme universitaire en un domaine pertinent certificat détudes en santé numérique ou en un programme similaire et/ou expérience et éducation formelle avec rendement manifeste (Essentiel)
• Minimum de 2ans dexpérience pertinente; (Essentiel)
• Connaissance approfondie de la technologie et de léquipement informatiques; (Essentiel)
• Compétences solides en gestion du temps et en organisation et modifier ses priorités au besoin; (Essentiel)
• Communiquer de manière efficace et concise autant verbalement que par écrit; (Essentiel)
• Compétences solides en résolution de problèmes et en analyse (Essentiel)
• Traiter efficacement avec les intervenants de linterne et de lextérieur; (Essentiel)
• Connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et sécurité au travail; connaissance générale des politiques et des procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et sécurité. (Essentiel)
• Expérience dans un environnement de soins de santé compréhension de base des flux de travail cliniques et de la terminologie; (Préférable)
• Expérience précédente avec certification Epic et/ou Epic Bridges (Préférable)
• La capacité dobtenir la certification dEpic au cours des 6 mois suivant la date dembauche. (Essentiel)
• Bilinguisme (français et anglais) (Préférable)

À partir du 29 mars 2021 CHEO mènera un processus de présélection et dévaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels quun test écrit un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen dune évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario.

CHEO sengage à offrir un environnement sécuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie ou la présentation de documents justificatifs dune contre-indication médicale valide ou dune autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.