Suport Administratiu & Office Management

Missió del lloc:

Donar suport transversal a làrea dAdministració i Finances assegurant el correcte funcionament operatiu i logístic de les oficines així com la gestió eficient de tasques administratives clau compres atenció a proveïdors i coordinació de serveis generals.

Responsabilitats principals:

1. Office Management i Serveis Generals
   • Gestió i reposició destoc de material doficina productes de neteja consumibles i altres subministraments (Mercadona Abacus Celder Amazon).
   • Coordinació de comandes sota demanda de les diferents oficines
   • Control i arxiu de tiquets i albarans de comandes verificació de lliuraments.
   • Coordinació de serveis de manteniment: aire condicionat extintors reparacions dinstallacions (persianes banys...) gestió de pressupostos i seguiment de visites tècniques.
   • Coordinació amb empreses de missatgeria (Nacex correu intern SJD).
   • Gestió de claus i accessos: entrega recuperació i registre a Excel.
   • Suport en la gestió de dispositius mòbils (altes de línies entregues configuració seguiment dincidències arxiu documental).
   • Coordinació de viatges i desplaçaments del personal: reserva de bitllets amb proveïdors (Renfe Vueling Iryo...).
2. Suport Administratiu
   • Revisió i escaneig de tiquets de despeses en efectiu arxiu digital i anotació a lExcel de caixa efectiu mensual.
   • Conciliació bancària: encreuament amb extractes verificació de tiquets i seguiment de documentació pendent.
   • Descàrrega escaneig i arxiu de factures i albarans.
   • Generació dinformes comptables (ex. model 347) i verificació amb proveïdors i clients.
   • Suport documental en auditories: recopilació de factures cartes de circularització pagaments etc.
   • Comunicació de detalls dhores a clients quan es solliciti.
   • Revisió de tiquets de despeses del personal i resolució de dubtes sobre fons monetaris o ajudes socials.
   • Enviament de comunicacions internes relacionades amb pagaments fons i ajuts al transport.
   • Arxiu documental per a la justificació de subvencions (factures nòmines justificants de pagament...).

Requisits del lloc:

Formació:

• CFGS en Administració i/o estudis similars

Experiència:

• 2 anys dexperiència en posicions similars.

Coneixements i habilitats:

• Domini deines ofimàtiques (Excel correu electrònic escàner etc.).

• Capacitat dorganització planificació i atenció al detall.

• Habilitat per gestionar múltiples tasques simultàniament.

• Bones habilitats de comunicació oral i escrita.

• Autonomia proactivitat i capacitat per resoldre incidències.

• Es valorarà coneixement en sistemes de gestió ERP (ex. NAV).

Idiomes:

• Català i castellà fluids (oral i escrit).