Asistente Administrativo Proyectos y Representación

Food And Agriculture Organization Of The United Nations

Job Location:

Santiago - Chile

Monthly Salary: Not Disclosed

Posted on: 30+ days ago

Vacancies: 1 Vacancy

Job Summary

HOW TO APPLY

To apply visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. We strongly recommend that your profile is accurate complete and includes your employment records academic qualifications and language skills
Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile
Once your profile is completed please apply and submit your application
Candidates may be requested to provide performance assessments and authorization to conduct verification checks of past and present work character education military and police records to ascertain any and all information which may be pertinent to the employment qualifications
Incomplete applications will not be considered
Personal information provided on your application may be shared within FAO and with other companies acting on FAOs behalf to provide employment support services such as pre-screening of applications assessment tests background checks and other related services. You will be asked to provide your consent before submitting your application. You may withdraw consent at any time by withdrawing your application in such case FAO will no longer be able to consider your application
Only applications received through the FAO recruitment portal will be considered
Your application will be screened based on the information provided in your online profile
We encourage applicants to submit the application well before the deadline date.

If you need help or have queries please create a one-time registration with FAOs client support team for further assistance: IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT

Marco organizativo

La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) como agencia de implementación de proyectos con diversos donantes como el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM; GEF por sus siglas en inglés) del Fondo Verde del Clima y otros ejecuta proyectos a lo largo del país en diversas temáticas La Oficina de la Representación cuenta actualmente con una cartera de proyectos en su mayoría de donantes GEF y GCF. Dentro de esta cartera se incluyen proyectos como el GEF de Agricultura Regenerativa que se encuentra en fase de inicio y requieren apoyo administrativo para la gestión oportuna y eficiente de los procesos vinculados a contrataciones viajes y otras acciones administrativas necesarias para su adecuada ejecución y puesta en igual modo la Oficina de la Representación requiere soporte administrativo y operativo para la realización de las tareas diarias de revisión y gestión necesarias para el adecuado funcionamiento.

Dependencia jerárquica

El/La asistente estará bajo la supervisión del Representante de FAO en Chile y de la Asociada de Programa.

Campo de especialización

El/La Asistente Administrativo tiene como objetivo basado en el conocimiento de las condiciones locales la cultura y las instituciones del país de asignación (Chile) garantizar la implementación y coordinación fluida de los proyectos en términos administrativos y financieros además de atender y dar seguimiento a los asuntos administrativos de la Representación.

Tareas y responsabilidades

Llevar a cabo y coordinar todos los procesos administrativos y logísticos de proyectos que incluyen: preparación de viajes contratos de consultores compras pagos etc.
Apoyar a los consultores y contrapartes de los proyectos en la organización de seminarios y talleres.
Apoyo en la elaboración del plan de adquisiciones del proyecto.
Participar en la elaboración de criterios de selección para la adquisición de servicios y bienes.
Asegurar que todas las acciones administrativas se hagan en estricto cumplimiento de las normas FAO.
Proporcionar información administrativa a tiempo para la toma de decisiones por parte de la Coordinación del proyecto equipo de proyecto y Oficina de FAO Chile
Apoyo en el control de presupuesto y revisión del plan de trabajo de los proyectos.
Apoyo en la preparación de tablas de presupuesto de los documentos de proyectos y todos los subproductos relacionados al mismo.
Apoyar en la elaboración de revisiones presupuestarias cuando sea necesario.
Elaborar las solicitudes de acción de personal del proyecto tales como contratos extensiones y enmiendas vacaciones etc.
Elaboración de procesos de pago.
Resguardar de forma organizada y entendible la documentación que respalde todos los procesos administrativos del proyecto en FPMIS
Apoyo en tareas administrativas de la Representación seguimiento del mail FAO Chile preparación respuesta a invitaciones a eventos actividades reuniones con autoridades etc.
Apoyo en tareas secretariales que requiera el Representante Regional Adjunto y Representante de Chile como revisión de agenda y respuesta de correos.
Desarrollar otras tareas según se requiera

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

Título universitario/Diploma técnico en un campo relacionado con administración relaciones públicas comunicación y secretarial.
Tres años de experiencia relevante en administración.
Conocimiento práctico (nivel C) de español y nivel medio de inglés.
Nacional de Chile

Competencias fundamentales de la FAO

Enfoque basado en los resultados
Trabajo en equipo
Comunicación
Establecimiento de relaciones eficaces
Intercambio de conocimientos y mejora continua

Criterios de selección

Conocimiento de la Organización.
Experiencia comprobada en el área de trabajo.
Capacidad comprobada para realizar trabajos en equipo y para establecer relaciones de trabajo con instituciones de gobierno central gobiernos locales y otras organizaciones.

ADDITIONAL INFORMATION

FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application interview meeting processing)
Applications received after the closing date will not be accepted
Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED) a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at additional employment opportunities visit the FAO employment website: will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment accreditation any residency or visa requirements and security clearances.

FAO seeks gender geographical and linguistic diversity in its staff and international consultants in order to best serve FAO Members in all regions.

IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender nationality background and culture
Qualified female applicants qualified nationals of non-and under-represented Members and person with disabilities are encouraged to apply
Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct and to uphold FAOs values
FAO as a Specialized Agency of the United Nations has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status objectives and mandate including sexual exploitation and abuse sexual harassment abuse of authority and discrimination
All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
All applications will be treated with the strictest confidentiality

FAOs commitment to environmental sustainability is integral to our strategic objectives and operations.

HOW TO APPLYTo apply visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. We strongly recommend that your profile is accurate complete and includes your employment records academic qualifications and language skillsCandidates are requested to attach a letter of motivation t...