Office Management Intern

Description

Az Office Management gyakornok a vállalat irodájának elsődleges kapcsolattartója aki professzionális és udvarias módon fogadja a vendégeket partnereket és munkavállalókat támogatja az irodai eseményeket valamint biztosítja az adminisztratív folyamatok zökkenőmentes működését magyar és angol nyelven egyaránt.

Feladataid:

• Vendégek partnerek és beszállítók fogadása regisztrálása és irányítása magyarul és angolul
• Kiemelt figyelem információnyújtás és útbaigazítás a központból érkező látogatók számára
• Vendégbelépés kezelése belépőkártyák kiadása begyűjtése és nyomon követése
• Látogatói és eseményregisztrációs naplók vezetése
• Kapcsolattartás az épület recepciójával elsődleges kapcsolattartóként

• Beérkező e-mailek fogadása és professzionális kezelése továbbítása magyarul és angolul
• Üzenetek és információk továbbítása az érintett kollégák felé
• Általános információk nyújtása a vállalat működéséről és elérhetőségeiről

• Tárgyalók foglalása és előkészítése technikai eszközök ellenőrzése szükség esetén támogatás biztosítása
• Rendezvények megbeszélések és tréningek vendéglátásának cateringjének szervezése
• Közös helyiségek folyamatos felügyelete és rendben tartása

• Helyi rendezvények és események előkészítése lebonyolítása és utókövetése
• Résztvevők üdvözlése irányítása és információval való ellátása magyarul és angolul
• Rendezvényekhez kapcsolódó adminisztráció és visszajelzések gyűjtése

• Beilleszkedési folyamat támogatása: üdvözlő csomagok előkészítése tájékoztatás belépőkártyák kiadása
• Az iroda bemutatása és alapvető információk nyújtása

• Dokumentumok kezelése nyomtatás szkennelés postázás beérkező szállítási visszaigazolások ellenőrzése számlák feldolgozása
• Kisebb beszerzések intézése irodaszerek készletének nyilvántartása

A Profilod:

• Aktív hallgatói jogviszony és folyamatban lévő tanulmányok ( églátás gazdasági vagy hasonló területen)
• Heti 30-40 óra munkavégzés vállalása személyes jelenlét az irodában
• Recepciósként vagy hasonlói irodai/adminisztratív munkakörben szerzett tapasztalat előnyt jelent
• Magabiztos magyar nyelvtudás valamint erős angol nyelvismeret (szóban és írásban) - napi szintű aktív használat
• Kiváló kommunikációs szervezőkészség és problémamegoldó képesség
• Udvarias professzionális megjelenés ügyfélközpontú hozzáállás
• MS Office és irodai technikai eszközök magabiztos használata
• Proaktivitás önállóság rugalmasság
• Diszkréció megbízhatóság precizitás