Spécialiste du contrôle des documents, Montréal, Québec

AECOM est à la recherche dun(e) spécialiste du contrôle des documents pour son équipe de Montréal au Québec. Le (la) titulaire du poste doit être bilingue et maîtriser le français et sera responsable de lenvoi de la réception de la distribution de la diffusion du suivi de lexpédition et de larchivage des documents officiels de projet tant à linterne quà lexterne avec des systèmes de gestion électronique de documents (GED) avancés comme Aconex.

Le (la) spécialiste du contrôle des documents est également chargé(e) de contribuer à la mise en œuvre et à la gestion du système de gestion des documents tout en fournissant à lentreprise et aux parties prenantes externes des mesures dassurance qualité pour ses projets.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Créer et tenir à jour des systèmes de gestion de documents y compris des distributions de bibliothèque et des matrices de participants.
• Veiller à ce que la fonction de contrôle des documents soit exécutée conformément aux procédures dentreprise et aux exigences des projets en temps opportun et de manière efficace.
• Faciliter le flux de renseignements et la communication entre les clients les fournisseurs les sous-traitants et le personnel le tout pour divers projets.
• Organiser le classement et larchivage des documents techniques.
• Configurer les systèmes SharePoint en fonction des exigences spécifiées.
• Participer à la coordination des processus de documentation y compris la création de flux de travail automatiques avec Aconex.
• Étendre les fonctionnalités de SharePoint avec des formulaires des composants WebPart et des technologies dapplication.
• Gérer et tenir à jour les modèles et les données sur les serveurs de projet.
• Améliorer nos systèmes et processus de gestion des données et les rendre plus efficaces.
• Participer à dautres initiatives de contrôle des documents ou tâches de gestion des données sous la direction du (de la) responsable de léquipe fonctionnelle.
• Administrer les projets de construction.
• Contrôler les documents techniques.
• Élaborer des normes et des documents dentreprise.
• Gérer la base de données des documents dentreprise et du cycle de vie des fichiers.
• Coordonner les activités de demande de renseignements de demande de réponses et dinspection.
• Gérer les archives et les calendriers de conservation des documents.
• Élaborer et mener des audits internes de projets et de processus.
• Préparer laudit externe de la norme ISO 9001:2008.
• Élaborer des procédures standards dexploitation y compris des guides et des modèles.
• Suivre les indicateurs clés de rendement.
• Générer et tenir à jour les nomenclatures des équipements nouvellement conçus.
• Veiller à ce que toutes les pratiques et activités locales soient conformes aux politiques et procédures de lentreprise.

Qualifications :

Exigences minimales

• Baccalauréat en arts ou en sciences et 6 années dexpérience pertinente au minimum ou une combinaison dexpérience et de formation professionnelle équivalentes avérées.
• Connaissance pratique des systèmes de gestion électronique de documents (GED) en contrôle des documents en particulier Oracle Aconex et des méthodologies.
• Expérience de gestion dans un environnement déquipe en contrôle des documents.
• Capacité à communiquer efficacement avec lensemble du personnel de tous les échelons les clients et les fournisseurs externes.
• Capacité à anticiper les besoins du projet et à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Efficacité et débrouillardise dans lexécution de tâches multiples et prise dinitiatives dans la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler dans un environnement stimulant et sous pression.
• Solides compétences en organisation souci du détail et capacité à rédiger des documents techniques professionnels.

Qualifications souhaitables

• Expérience des systèmes GED notamment Aconex SharePoint Online Unifier Oracle Prism Contruent BIM 360/ACC et MS Power Platform y compris PowerAutomate PowerApps et PowerBI.
• Solides compétences informatiques (MS Word Excel PowerPoint Access Adobe et Outlook).
• Expérience avec les logiciels de gestion du contrôle de la documentation technique (GED Aconex Unifier Share Point JD Edwards GED Documentum SAP PrismDocs CRM ERP Oracle People Soft ProjectWise GED McLaren Microsoft Office AS400 Macros Global Shop Solid Works FSCM HCM E-Fin Proliance e-Builder Prolog et Micros). Connaissance de POSSE et de LiveLink de SPIN et des registres de demandes de service 311.

Informations complémentaires :

À propos dAECOM

AECOM est le chef de file mondial des infrastructures déterminé à offrir un monde meilleur. En tant quentreprise de services professionnels de confiance dotée de vastes compétences techniques nous résolvons les défis complexes de nos clients dans les domaines de leau de lenvironnement de lénergie du transport et du bâtiment. Nos équipes collaborent avec des clients des secteurs public et privé pour créer des solutions novatrices durables et résilientes tout au long du cycle de vie des projets quil sagisse de services-conseils de planification de conception dingénierie de gestion de programmes ou de construction. AECOM est une entreprise du Fortune500 qui a généré des revenus de 161milliards$ au cours de lexercice2024. Apprenez-en plus sur .

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Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time