Secretaria

Objetivo del Cargo

Brindar apoyo administrativo integral mediante la gestión eficiente de documentación atención de comunicaciones internas y externas manejo de archivo físico y digital y soporte en procesos relacionados con proveedores clientes y otras áreas operativas. El rol es clave para garantizar el correcto flujo de información dentro de la organización.

Horario: Lunes a Viernes de 8am a 5pm - Sábados (ocasionales) de 8am a 1pm

Responsabilidades Principales

• Gestionar y atender llamadas correos electrónicos y correspondencia entrante y saliente.
• Filtrar y distribuir información relevante al personal correspondiente.
• Apoyar la elaboración de informes y documentos administrativos.
• Coordinar la recepción registro y archivo de facturas y demás documentos contables.
• Realizar seguimiento oportuno a requerimientos internos y externos.
• Apoyar en procesos logísticos para reuniones o eventos
• Mantener actualizados los formularios e informes requeridos por el área administrativa.
• Apoyar la administración documental de proyectos en curso.
• Asegurar el cumplimiento de procesos internos relacionados con normativas y estándares administrativos.
• Supervisar el orden y funcionamiento general de la oficina velando por un ambiente adecuado de trabajo.
• Hacer seguimiento y control del inventario de insumos de oficina cafetería y aseo gestionando reposiciones cuando sea necesario.
• Coordinar la programación de servicios de aseo con empresas proveedoras asegurando la limpieza y mantenimiento oportuno del espacio de trabajo.

Requisitos

• Estudios técnicos o universitarios en áreas administrativas servicio al cliente o afines.
• Experiencia mínima de 1 año en cargos similares.
• Manejo básico de herramientas ofimáticas (Word Excel Outlook entre otras).
• Excelente redacción ortografía y habilidades comunicativas.
• Organización atención al detalle y orientación al servicio.