ZZP Adviseur Projectbeheersing -Project VenR Kunstwerken A44

Functie-omschrijving

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Adviseur Projectbeheersing.

LET OP:

ZZP niet toegestaan

Eisen & wensen - graag uitschrijven in het CV!

Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;

Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CVs! Zie onderaan.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving documentalist:

Opdracht moet worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Dit beheer betreft activiteiten zoals registreren metadateren ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast gaat het om het zorgen voor een actueel ordeningsplan waarderen van de dossiers autoriseren van medewerkers geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het trainen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;

het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS;

het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;

Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.

het toevoegen ordenen waarderen en selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;

het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.

het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;

Verbeterplan maken en uitvoeren op de resultaten van de tussentijdse toets van DIM;

de opslagcapaciteit van het DMS monitoren en zo nodig uitbreiden;

het melden van storingen op Connect-site aan ict helpdesk.

het inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties in de vorm van functionele wensen.

het vervaardigen van de voortgangsrapportage en dashboard en dit maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing;

Te zijner tijd de site(s) gereed maken voor overdracht naar het archief.

Resultaat opdracht:

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening waarderen en selecteren toepassen van metadata);

2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix werkinstructies handleidingen ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht:

Ja

Meest essentile competenties:

Analyseren/analytisch denkvermogen;

Dienstverlenende en klantgerichte instelling;

Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen);

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden waaronder:

o Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.

o Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers;

Nauwkeurigheid en oog voor detail;

Proactieve en gestructureerde werkhouding;

Plannen en organiseren;

Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en van situaties en past dit toe op je werk);

Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collegas op als je ze nodig hebt).

Eisen:

denk- en werkniveau en/of een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.

dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS Hummingbird en Connect en het vakgebied van digitaal archiveren.

met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen

zelfstandig werkinstructies en handreikingen op kunnenstellen.

Wensen:

van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo AVG Aw BIHR Toepassingsmodel metadata);

met recordmanagement in de 365 SharePoint applicatie;

kennis van en ervaring met een overheidsinstelling;

in het vakgebied van digitaal archiveren.

met werken met een documentbeheersysteem (DMS) en archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat.

Bij voortijdige beindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;

BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij woonplaats de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;

Bijzonderheden AVG: Gn foto. Gn persoonsgegevens zoals telefoonnummer geboortedatum nationaliteit of LinkedIn. Gn leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).

Mailadres wel in de motivatie vermelden deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).