Managementassistent Allard Pierson

Ben jij sterk in organiseren houd je moeiteloos overzicht en schakel je gemakkelijk tussen taken Werk jij graag in een omgeving waar cultuur erfgoed en de academische wereld samenkomen Dan zoeken wij jou als onze nieuwe managementassistent!

Kom werken bij het Allard Pierson

Het Allard Pierson is het museum en kennisinstituut voor de erfgoedcollecties van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en onderdeel van de Bibliotheek UvA/HvA. Als managementassistent ben je de rechterhand van de directie (bestaande uit een directeur en adjunct-directeur). In deze veelzijdige rol ondersteun je hen bij hun dagelijkse werkzaamheden in een dynamische omgeving vol cultuur wetenschap en geschiedenis. Je zit dicht op de inhoud en krijgt de ruimte om kritisch mee te denken en initiatief te nemen.

Je zorgt voor rust overzicht en structuur: je beheert complexe agendas organiseert afspraken en overleggen en ondersteunt bij processen zoals jaarverslaglegging en HR. Je schakelt snel bent alert en komt zelf in actie voordat anderen het doorhebben.

Je werkt nauw samen met collegas van verschillende afdelingen binnen n buiten de organisatie. Het museum is onderdeel van een groot nationaal en internationaal netwerk waardoor je met veel verschillende stakeholders te maken zult krijgen zoals het Ministerie van OCW gemeente Amsterdam ambassades en de Universiteit van Amsterdam.

Dit ga je doen

Als managementassistent bij het Allard Pierson:

• Beheer je complexe agendas en houd je het overzicht over prioriteiten en deadlines;
• organiseer en cordineer je vergaderingen van A tot Z: plannen voorbereiden notuleren n bewaken van actiepunten en besluiten;
• ondersteun je de bedrijfsvoering op HR-gebied bijvoorbeeld bij jaargesprekken sollicitatierondes en het op orde houden van personeelsdossiers;
• denk je mee werk je gestructureerd en zorg je dat zaken goed gedocumenteerd en opgevolgd worden;
• springt je bij waar nodig en neem waar voor collegas van het directiesecretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA bij afwezigheid.

Wat maakt deze functie bijzonder

Je komt te werken op een plek waar de culturele sector academische wereld en het erfgoed samenkomen. Het Allard Pierson is het museum en kennisinstituut voor de erfgoedcollecties van de Universiteit van Amsterdam. We brengen verleden en heden tot leven samen met studenten onderzoekers en deze functie ben jij de spil achter de schermen: betrokken scherp en bereid om altijd een paar stappen vooruit te denken.

Dit vragen we

Voor deze functie zoeken we iemand met:

• minimaal mbo-niveau 4 werk- en denkniveau;
• ten minste 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie;
• ruime ervaring met verschillende softwareprogrammas zoals MS365 bestel- en reserveringsystemen;
• mondeling en schriftelijk goed uit kunnen drukken in zowel Nederlands als Engels;
• een proactieve sociale nauwkeurige en dienstverlenende instelling.

Je hebt gevoel voor verhoudingen kunt prioriteiten stellen en werkt met discretie. Een BHV-certificaat (of bereidheid dit te behalen) is een pre.

Onze kernwaarden (open professioneel vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht samenwerken leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening. Daarnaast beschik je voor deze functie over de volgende competenties:

• analytisch vermogen;
• organisatiesensitiviteit;
• sterke communicatieve vaardigheden;
• prioriteringsvermogen.

Dit bieden we jou

Voor deze functie bieden we een dienstverband van 32 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid en financile middelen volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband 3.057 tot 3.985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA biedt een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime verlofregeling een eindejaarsuitkering en een goede pensioenvoorziening.

Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert zij medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

In dit team ga je werken

Je werkzaamheden voer je uit voor het Allard Pierson je werkplek is in het museum op de Oude Turfmarkt in Amsterdam. Je maakt echter onderdeel uit van het secretariaat van de Bibliotheek UvA/ Bibliotheek UvA/HvA is een inspirerende en gastvrije studie- onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten onderzoekers en docenten off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en Pierson als onderdeel van de Bibliotheek beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek en presenteert ze aan een breder publiek.

Wij brengen kennis verder en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten.

Herken je je in het profiel en ben je genteresseerd in de functie dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via de link solliciteren.

De reactietermijn sluit op zondag 14 september 2025. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen die niet via de link worden verstuurd of niet compleet zijn kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden in de week van 15 september 2025 de tweede ronde volgt in de week van 25 september 2025.

Wil je meer weten of heb je een vraag Neem dan contact op met Inge Genee directiesecretaris