Managementassistent oekraïne-opvang

De opdrachtomschrijving

detachering

Organisatie
De gemeente Pekela bestaat uit de kernen Oude Pekela Nieuwe Pekela Boven Pekela en Bronsveen en telt ruim 12.000 inwoners. Het Pekelderdiep loopt als een lint door de 13 kilometer lange gemeente en heeft een centrale rol gehad in de ontwikkeling van de streek.

Pekela is een karakteristieke Groningse gemeente met een boeiende en soms roerige geschiedenis. Dat heeft gemaakt dat de Pekelders trots zijn op hun gemeente en vanuit betrokkenheid bijdragen aan de gemeenschap. Dat is ook zichtbaar in de toekomstvisie 2022-2030 Pekela in beweging.

Door haar ligging in het hart van Oost-Groningen is Pekela goed bereikbaar en heeft het een goed ontwikkelde infrastructuur. Het is een goede plek om te wonen te werken en te recreren.

De ambtelijke organisatie is compact en wordt gekenmerkt door korte lijnen snelle besluitvorming brede functies en betrokkenheid.

Team
De gemeente Pekela heeft twee locaties voor de opvang van Oekraners. Je komt in een team van woonbegeleiders baliemedewerkers huismeesters beveiligers en vrijwilligers te werken.

Opdracht
Als managementassistent op de Oekrane-opvang in Pekela ben jij de onmisbare schakel achter de schermen. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt ook als de dag onverwachte wendingen neemt. In deze dynamische omgeving werk je nauw samen met de locatiemanagers en ondersteun je de dagelijkse gang van zaken op onze opvanglocaties. Dankzij jouw overzicht flexibiliteit en betrokkenheid kunnen anderen zich richten op wat cht telt: het bieden van een veilige en warme plek voor mensen in een kwetsbare situatie.

Wat zijn jouw taken

• Opstellen en aanpassen van roosters voor medewerkers.
• Bijhouden van planning en urenregistratie.
• Verantwoordelijk voor de kassa op beide locaties.
• Samenwerken met de BRP-afdeling voor BSN-aanvragen.
• Notuleren van overleggen en uitvoeren van interne controles.
• Organiseren en stroomlijnen van administratieve processen.
• Licht boekhoudkundig werk.

Wie ben jij
Jij bent de rots in de branding die structuur brengt in de hectiek van de dag. Plannen en organiseren zit in je DNA zelfs als alles ineens anders loopt blijf jij kalm en houd je het overzicht. Je bent een natuurlijke ondersteuner die rust uitstraalt administratief sterk is en altijd een stap vooruit denkt.

Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken communiceert helder en denkt in oplossingen. Met jouw stevige persoonlijkheid en positieve instelling ben je een onmisbare schakel in het team. En het mooiste Je doet je werk in een omgeving waar je cht iets kunt betekenen voor anderen.

Heb je ervaring in de maatschappelijke opvang of met vluchtelingenwerk Dan is dat een mooie bonus!

Competenties
Stressbestendig
Zelfstandig
Proactief
Flexibel
Nauwkeurig
Sterke communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 paginas opgesteld in het Nederlands minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Je gaat werken op maandag dinsdag woensdag of donderdag. We stemmen de exacte dagen in onderling oerleg af.
Is hybride werken mogelijk: nee

De Eisen

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
• Aantoonbaar voor minimaal 24 uur per week beschikbaar.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als management assistent of secretarile functie binnen een gemeente;

De Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een administratieve of secretarile functie
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in secretarile richting