Adjoint(e) de direction
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Job Description
En tant quadjoint(e) de direction vous serez responsable de fournir un soutien administratif quotidien aux hauts dirigeants de lOffice dinvestissement du RPC notamment en grant les calendriers les runions les notes de frais les vnements les prsentations les dplacements la correspondance et diverses initiatives du dpartement.
Rsum de lquipe
Ce poste offre loccasion de jouer un rle essentiel au sein de lquipe responsable de la reddition de comptes de lOIRPC envers ses mandataires de ses relations gouvernementales internationales de la gestion des parties prenantes et de lanalyse des enjeux gopolitiques. Vous offrirez un soutien direct 3 ou 4 membres de cette quipe sur une base quotidienne et relverez du responsable des affaires publiques mondiales bas Toronto. Un soutien occasionnel (non quotidien) pourra galement tre requis pour dautres membres de lquipe.
Bien que lquipe soit mondiale les membres que vous soutiendrez directement seront bass dans votre fuseau horaire. Ce rle cl est essentiel la russite de lquipe largie. Vous participerez toutes les runions dquipe et jouerez un rle proactif dans la coordination entre les dirigeants et lidentification des possibilits damliorer la collaboration et lefficacit des processus. Vous serez aussi appel(e) entretenir des relations troites avec les collgues du bureau du chef de la direction ainsi quavec dautres secteurs de lorganisation de mme quavec des interlocuteurs gouvernementaux et externes.
Responsabilits :
- Fournir un soutien administratif gnral au(x) directeur(s) gnral(aux) concern(s) ainsi qu lquipe au sens large au besoin.
- Organiser et grer des itinraires complexes pour des dplacements internationaux incluant rservations et logistique associe.
- Prparer des documents destins la haute direction et aux dpartements en veillant leur exactitude et leur livraison dans les dlais.
- Grer plusieurs calendriers complexes incluant la planification de runions internes et externes la rservation de salles et la coordination logistique avec les bureaux mondiaux.
- Coordonner la planification dvnements de lquipe ou du dpartement.
- Appuyer lintgration des nouveaux membres de lquipe.
- Collaborer avec des partenaires externes des adjoint(e)s des fournisseurs et dautres parties prenantes pour organiser des rencontres ou des vnements.
- Travailler troitement avec dautres adjoint(e)s de direction et les quipes pour optimiser lefficacit et assurer un soutien global au dpartement.
- Veiller ce que les membres de lquipe soient bien prpars pour les runions et ce que les suivis soient effectus.
- Grer de faon discrte les dossiers hautement sensibles et confidentiels relatifs aux activits du dpartement et/ou de lorganisation.
- Coordonner et excuter les processus internes critiques pour lquipe.
Qualifications :
- Diplme collgial ou universitaire.
- Minimum de 6 ans dexprience en soutien administratif dans un environnement professionnel dynamique.
- Une exprience pralable dans le secteur des services financiers ou dans un domaine connexe constitue un atout.
- Excellentes comptences en communication tant loral qu lcrit en anglais (le bilinguisme est un atout).
- Exprience dans la gestion de calendriers complexes la planification de runions de haut niveau et de dplacements ainsi que dans le processus de remboursement de frais.
- Capacit soutenir des dirigeants et grer des priorits concurrentes.
- Matrise approfondie de MS Office (Word Excel PowerPoint Outlook Calendrier) et aisance apprendre de nouvelles applications.
- Capacit coordonner et excuter des processus internes critiques pour lquipe.
Informations complmentaires :
Consultez notre page Carrires LinkedIn ou suivez-nous sur LinkedIn.
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Nous remercions tous les candidats de leur intrt mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus dembauche.
Notre engagement en matire dinclusion et de diversit :
En plus de nous employer btir une quipe comptant des talents varis nous nous assurons doffrir un milieu inclusif et accessible tous. Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple du matriel dans un autre format et des salles de runion accessibles) nhsitez pas nous en faire part. Nous collaborerons avec vous pour y rpondre.
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Remote Work :
No
Employment Type :
Full-time
Employment Type
Full-time
