Assistant de direction

LAssistant(e) de Direction travaillera en tant que membre de lquipe et apportera son soutien au Directeur de Site dans des domaines dfinis conformment toutes les exigences en matire de scurit de ressources humaines de rglementation et dorganisation. Il/elle soutiendra lensemble du site dans les processus mtier dfinis. Ce poste relve du Directeur de Site.

• Soutenir le directeur de site et lquipe de direction dans la gestion des oprations quotidiennes du site :
  • Organiser les voyages daffaires et lhbergement du personnel du site ainsi que faciliter les visites internationales et excutives du site
  • Remplir les rapports de frais de dplacement des membres de la haute direction sur place
  • Rfrent pour le site sur le systme de rservation de voyages et de rapports de dpenses Concur.
  • Planification de runions dquipe dvnements danimations y compris la fourniture dun soutien

• Aider le directeur de site coordonner les activits de lquipe de la haute direction y compris la planification et la gestion de lordre du jour des runions pertinentes de lquipe de direction la collecte et la distribution des mesures de lquipe de direction et la gestion des mesures de suivi :
  • Aider llaboration de feuilles de calcul et de prsentations PowerPoint pour lquipe de direction sur le site
  • Tenir jour des dossiers partags et des outils en ligne qui soutiennent le personnel interministriel
  • Aider la cration de rapports de site de prsentations et de mises jour des faits saillants au besoin
  • Participer aux quipes interfonctionnelles au besoin par exemple lquipe de scurit du site
• Ressource pour les cadres suprieurs sur le site pour aider des projets ad hoc au besoin :
  • Animer les activits sociales sur le chantier (planification des runions prparation du comit dentreprise)
  • Participer et grer des projets y compris travailler avec des quipes interfonctionnelles
  • Planifiez des sances de communication avec les employs comme la runion de tous les employs.
  • Organiser des vnements SLT tels que des formations hors site et des activits de consolidation dquipe

•  mission de bons de commande pour le matriel de bureau et passation des besoins inhabituels du personnel de bureau :
  • Gestion de la papeterie y compris la cration de commandes et les paiements

• Facilitateur pour les communications internes lchelle du site et premier point de contact pour les visiteurs externes :
  • Diriger la coordination et lagenda des visiteurs internes et externes importants y compris le transport les salles de runion la restauration et les rservations de restaurants.
  • Grer le systme de rservation de salles de runion
• Se conformer toutes les politiques et procdures EHS de lentreprise et dmontrer les meilleures pratiques EHS dans toutes les activits de travail
  • Signalez immdiatement au gestionnaire tout incident EHS et/ou incident vit de justesse (actes et conditions dangereux).
  • Assister toutes les formations EHS requises et aux programmes de surveillance mdicale ;
  • Portez lEPI au besoin
  • Soutenez une culture dexcellence en matire dexcellence en matire dEHS en reconnaissant et en soumettant des possibilits damlioration de lEHS votre gestionnaire et/ou votre site EHS

Qualifications :

• Bac2 minimum (BTS/DUT Assistant de gestion secrtariat de direction ou quivalent).
• Exprience significative (2 ans minimum) dans lassistanat de direction idalement en industrie pharmaceutique ou laboratoire dans un environnement rglement.
• Excellentes comptences organisationnelles rigueur discrtion capacit travailler sous pression et grer les priorits.
• Matrise avance des outils bureautiques (Word Excel PowerPoint) associe une connaissance pratique approfondie du courrier lectronique et dInternet.
• Trs bon niveau danglais crit et oral indispensable ; la matrise dune autre langue serait un plus.
• Sens de la communication du service et capacit coordonner des quipes et interlocuteurs varis.
• Capacit tablir des priorits et effectuer plusieurs tches la fois.
• Excellentes comptences interpersonnelles et de communication.
• Haute prcision et grande attention aux dtails

Informations supplmentaires :

AbbVie est un employeur garantissant lgalit des chances et sengage agir avec intgrit stimuler linnovation transformer des vies et servir notre communaut. Employeur garantissant lgalit des chances pour les anciens combattants et les personnes en situation de handicap.

Remote Work :

Yes

Employment Type :

Full-time