Bilingual Admin Assistant

About Us

supports over 5000 people in Manitoba with developmental disabilities autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults children and their families. Our over 2000 staff follow a person centred approach and adapt to the needs of each person and each family. is guided by its core values of Collaboration Hospitality Excellence and Respect.

Position Summary and Scope of Service:

Reporting to the Manager Case Management the Administrative Assistant provides services in accordance with the Mission and Values of policies and procedures of the service area external legislation and all relevant professional standards of practice. The Administrative Assistant is familiar with and promotes a customer service focus in the provision of services to clients staff and in other professional relationships.

The Administrative Assistant participates in continuous quality improvement activities including contributing to the development modification and implementation of service area goals objectives policies procedures and standards. The Administrative Assistant provides support to staff and service area managers in a variety of administrative functions relating to the operation of the assigned service area.

The Administrative Assistant performs all duties professionally ethically and with integrity. The Administrative Assistant takes an active role and personal responsibility for continuous learning to promote knowledge and best practices. The Administrative Assistant participates in staff development opportunities and is familiar with and adheres to all policies related to risk management and promotes and follows all safe healthy and respectful workplace practices.

Qualifications:

Educational:

• Grade XII diploma or certificate
• Administrative Assistant or Secretarial training at a community college or career college level with emphasis computer applications and office procedures
• Knowledge of medical terminology is an asset

Professional:

• Previous experience as an administrative assistant or secretary
• Previous experience working in a healthcare setting
• Skilled in the use of current software tools and applications including; Excel Word PowerPoint Publisher Access and Outlook
• Experience creating and handling large complex databases
• Proficient in the use of the full range of modern office equipment
• Experience performing a wide range of administrative/secretarial tasks
• Experience with complex record keeping and file systems
• High proficiency in and applying current best practices as they relate to office support functions procedures and techniques including the ability to compose correspondence take minutes produce large volumes of accurate and attractive documentation/materials
• Strong organizational and communication skills (written and oral)
• Demonstrated ability in developing relationships with clients and staff that are supportive and educational and that reflect Mission and Values
• General knowledge of Childrens disAbility Services Community Living disAbility Services and/or The Department of Education within Manitoba is an asset
  

Personal:

• Must be fluent in speaking reading and writing in both the French Language and English Language. Prior to hire testing will be conducted
• Organized professional and able to maintain effective interactions at all levels
• Self-motivated confident creative innovative productive positive energetic and collaborative
• Strong interest in process improvement; commitment to ongoing professional development and life-long learning
• Demonstrated confidential and ethical behaviour in the performance of all responsibilities
• Effective prioritization practices efficient work methods that support due dates and required timeframes
• Ability to use good judgment in recognizing scope of authority
• Excellent written and verbal communication skills
• Flexible and able to work within a non-conventional schedule when this is of benefit to the assigned service area
• Ability to identify high risk situations and respond appropriately
• Ability to demonstrate behaviour consistent with the Mission and Values of
• Ability to work harmoniously and contribute to effective employee and team relationships
• Ability to effectively manage variable stressors typically encountered in the workplace
• Projects a professional image
• Physically able to perform the duties of the position
• Successful completion of a satisfactory Criminal Record Check and Abuse Registry Check is required
  

Duties and Responsibilities

Program/Service Support:

Under the coordination of the Manager Case Management the Administrative Assistant provides administrative support consistent with the Mission Values policies principal functions and priorities of .

Duties include:

• Responsible for the compilation organization and dissemination of clinical and administrative data related to the service area and assisting in the preparation of reports and presentations in a variety of formats
• Responsible for organizing creating and maintaining databases and electronic and paper file systems
• Organizes prioritizes and ensures the delivery of effective timely courteous and professional services
• Assists management with process improvements related to the effective delivery of services
• Organizes and maintains mailboxes and collects sorts and distributes mail in the assigned service area
• In conjunction with IT Services provides support and basic instruction for the use of computers telephones and other office technology
• Arranges for maintenance of basic office equipment including photocopiers fax machine printers scanners and laminator
• Works on a variety of communication related projects as assigned
• Completes orders for equipment and supplies for the assigned service area and maintains a record of these
• Coordinates meetings including scheduling and resources (i.e. room bookings IT requirements catering) for committee and staff meetings
• Compiles minutes for meetings
• Makes bookings for off-site meeting and catering requirements
• Stocks printers and photocopier
• Submits work orders to Environmental Services for maintenance requests
• Updates QHR with staff competencies & skills
• Consults effectively with other supports and services to ensure coordination of planning
• Develops a clear understanding of health or client record documentation standards according to specific service area policies
• Reports and documents all high risk or potentially high risk situations according to policy
• Establishes and maintains effective relationships with team members other employees and leaders clients volunteers and external parties
• Works collaboratively with program and service leaders
• Exercises confidentiality and ethical practices in all work activities

The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.

is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.

supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities backgrounds cultures and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.

As a condition of employment successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening Adult Abuse Registry Check Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.

As a Condition of Employment new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases. Successful applicants will also be required to provide proof of COVID-19 vaccination prior to start date.

We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans Life Insurance Plans Long Term Disability Employer Paid-Employee Assistance Plan and Employer-Matched Pension Plan.

Adjoint administratif

Comme il sagit dun poste dsign bilingue le test de langue franaise sera effectu avant loffre. Le niveau B ou plus lev est requis sauf accord contraire du programme.

notre sujet

soutient plus de 5 000 Manitobains et Manitobaines qui ont des troubles du dveloppement des troubles du spectre de lautisme ou une lsion crbrale acquise. Notre organisme but non lucratif offre une vaste gamme de mcanismes de soutien aux adultes aux enfants et leurs familles. Nos quelque 2 000 employs prconisent une dmarche axe sur la personne tout en sadaptant aux besoins de chaque personne et de chaque famille. est guide par nos valeurs fondamentales que sont la collaboration lhospitalit lexcellence et le respect.

Description du poste et tendue des services :

Sous la responsabilit de la gestionnaire des services dautisme ladjoint administratif ou ladjointe administrative fournit des services conformment la Mission et aux Valeurs de aux politiques et procdures spcifiques cette zone de services la lgislation externe ainsi qu toutes les normes de pratique professionnelle pertinentes. Ladjoint administratif ou ladjointe administrative connait et promeut une approche axe sur la clientle dans la fourniture de services aux clients aux membres du personnel et toute relation professionnelle.

Ladjoint administratif ou ladjointe administrative participe aux activits damlioration continue de la qualit apportant sa contribution notamment llaboration la modification et lapplication des buts objectifs politiques procdures et normes de cette zone de administratif ou ladjointe administrative apporte son soutien aux membres du personnel et aux gestionnaires de cette zone de services en adoptant diverses fonctions administratives lies au fonctionnement de la zone de services assigne.

Ladjoint administratif ou ladjointe administrative effectue toutes ses tches de manire professionnelle thique et intgre. Ladjoint administratif ou ladjointe administrative adopte un rle actif et sengage personnellement dans lapprentissage continu pour promouvoir les connaissances et les meilleures pratiques. Ladjoint administratif ou ladjointe administrative participe aux occasions de perfectionnement donnes aux membres du personnel connait et adhre toutes les politiques lies la gestion des risques encourage et respecte toutes les pratiques en milieu de travail scuritaires saines et respectueuses.

Qualifications :

Acadmiques :

• Diplme ou certificat de 12e anne
• Formation dadjoint administratif ou de secrtaire niveau collge communautaire ou collge carrire avec une importance apporte aux applications informatiques et aux procdures administratives
• Connaissance de la terminologie mdicale est un atout
  

Professionnelles :

• Exprience antrieure en tant quadjoint administratif ou secrtaire
• Exprience antrieure de travail dans un environnement mdical
• Comptence dans lutilisation des outils et applications logiciels notamment Excel Word PowerPoint Publisher Access et Outlook
• Exprience dans la cration et lutilisation de bases de donnes importantes et complexes
• Bonne matrise dune grande varit de matriel de bureau moderne
• Exprience dans la ralisation de tches administratives / de secrtariat trs diverses
• Exprience dans lutilisation de systmes de fichiers et de tenue de registres complexes
• Bonne matrise des meilleures pratiques et de leur application au niveau des fonctions procdures et techniques lies au soutien administratif notamment la capacit rdiger la correspondance les comptes rendus produire une grande quantit de documents prcis et attrayants
• La matrise du franais oral est obligatoire. Il faut obligatoirement passer un test de franais et obtenir au moins un B en expression orale et en comprhension orale pour pouvoir comprendre le franais et communiquer dans cette langue sur demande
• Solides comptences organisationnelles et aptitudes en communication (crit et oral)
• Comptence avre dans le dveloppement de relations avec les clients et les membres du personnel axes sur le soutien ainsi que la pdagogie et qui refltent aussi bien la mission que les valeurs de
• Culture gnrale des Services aux enfants handicaps des Services dintgration communautaire des personnes handicapes ou du ministre de lducation au sein du Manitoba est un atout

Personnelles :

• Personne organise professionnelle et capable dentretenir des changes efficaces tous les niveaux motive confiante crative innovatrice productive positive dynamique et ayant un tat desprit collaboratif
• Intrt marqu pour lamlioration des processus; engagement envers la formation professionnelle continue et lapprentissage tout au long de la vie
• Respect de la confidentialit et comportement thique avrs dans lexcution de toutes les tches
• Pratiques de priorisation efficaces mthodes de travail efficientes respectant les chances et priodes de temps exiges
• Capacit faire preuve de discernement pour reconnaitre les limites des pouvoirs
• Excellentes aptitudes pour la communication orale et crite
• Capacit sadapter et travailler selon un horaire non conventionnel quand cela sert les intrts de la zone de services assigne
• Capacit identifier les situations haut risque et dy ragir en consquence
• Capacit adopter un comportement conforme la mission et aux valeurs de
• Capacit travailler de manire harmonieuse et dentretenir des relations efficaces avec les membres du personnel et lquipe
• Capacit grer efficacement les facteurs de stress rencontrs typiquement sur le lieu de travail
• Renvoyer une image professionelle
• Physiquement capable dexcuter les tches lies au poste
• Vrification satisfaisante du casier judiciaire et du registre des mauvais traitements obligatoire

Tches et responsabilits :

Soutien du programme / service :
Sous la coordination de le gestionnaire des services de cas ladjoint administratif ou ladjointe administrative apporte un soutien administratif conforme la mission aux valeurs politiques fonctions et priorits de .

Tches :

• Responsable de la collecte organisation et diffusion des donnes mdicales et administratives lies la zone de services et aider prparer les rapports et prsentations dans divers formats
• Responsable de lorganisation cration et tenue jour des bases de donnes ainsi que des systmes de fichier lectronique et de dossier papier
• Organiser prioriser et assurer une prestation de services dans les dlais efficace courtoise et professionnelle
• Aider la direction amliorer les processus au niveau de lefficacit de la prestation des services
• Organiser et entretenir les botes aux lettres rceptionner trier et distribuer le courrier au sein du service assign
• En liaison avec le service informatique apporter son aide et donner des instructions de base pour lutilisation dordinateurs tlphones et autres technologies de bureau
• Organiser lentretien du matriel de bureau de base notamment les photocopieurs tlcopieur imprimantes scanneurs et machine plastifier
• Travailler sur divers projets en lien avec la communication tels quassigns
• Raliser les commandes pour le matriel et les fournitures du service et tenir un registre de ces commandes
• Coordonner les runions y compris la programmation et les ressources (c.--d. rservation de salle besoins informatiques restauration) pour les runions de comit et du personnel
• Compiler le compte rendu pour les runions
• Effectuer les rservations pour toute runion en dehors du lieu de travail y compris pour la restauration
• Approvisionner les imprimantes et photocopieurs
• Soumettre aux services environnementaux les bons de commande pour les demandes dentretien
• Tenir jour le programme QHR au niveau des comptences et habilets des membres du personnel
• Sentretenir efficacement avec les autres soutiens et services pour assurer la bonne coordination de la planification
• Acqurir une bonne comprhension des normes concernant la documentation mdicale ou les fiches clients conformment aux politiques propres chaque zone de services
• Rendre compte de toutes les situations haut risque ou pouvant potentiellement ltre conformment la politique
• tablir et entretenir de bonnes relations avec les membres de lquipe les autres employs et chefs les clients les bnvoles ainsi que les intervenants extrieurs
• Travailler en collaboration avec les chefs de programme et de service
• Assurer la confidentialit et adopter des pratiques thiques dans toutes les activits professionnelles

Effectuer les autres tches qui lui sont assignes

La personne retenue doit galement se soumettre une vrification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnerable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

Comme condition demploi les nouvelles recrues doivent se soumettre une srie de vrifications en matire de sant au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunit contre certaines maladies transmissibles. Les candidats retenus doivent galement fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19 avant la date du dbut de lemploi.

adopte des pratiques demploi quitables et favorise la formation dun personnel inclusif et reprsentatif des personnes que nous soutenons notamment au niveau de la diversit des aptitudes expriences cultures et identits. Les candidates et candidats peuvent demander des amnagements raisonnables dans tous les aspects du processus de slection et dembauche.

Fidle la Politique des services en langue franaise est engag offrir ses services en franais et en anglais dans des zones francophones dsignes de programmes et de services.