Responsable du bureau et coordonnateur de liaison
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1 Vacancy
Job Description
Responsabilits principales
Soutien la gestion de bureau gestion dvnements et de voyages daffaires
- Fournir en fonction des besoins une assistance excutive au Reprsentant spcial notamment pour ce qui concerne la gestion du calendrier et des rendez-vous la rdaction et lenvoi de la correspondance courante lorganisation des dplacements la prparation de notes de synthse exposs et discours pour la participation des activits extrieures.
- Anticiper et prparer activement les runions les manifestations et les missions veiller ce que le Reprsentant spcial reoive lavance toutes les informations la documentation et les lments de contexte utiles.
- Identifier et rsoudre de manire proactive les goulots dtranglement oprationnels hirarchiser les tches en rponse lvolution des demandes et prendre des initiatives pour amliorer les procdures internes.
Analyse recherche et rdaction de politiques :
- Prparer des notes dinformation compltes des points de discussion des documents de rfrence et dautres documents.
- Participer la prparation de documents de rfrence de projets de notes et de documents dinformation pour les runions (internes bilatrales et multilatrales).
- Contribuer la rdaction de documents et de rapports officiels selon les besoins.
Coordination liaison et activits de sensibilisation
- Assurer une coordination troite avec le bureau du Directeur de la Direction des relations mondiales et de la coopration et le bureau de Washington.
- Tenir jour le calendrier des vnements cls de lOCDE lONU et collaborer de manire proactive avec les collgues du sige de lOCDE pour faonner la participation de lOCDE.
- Prendre des notes lors des runions prparer des projets de comptes rendus succincts des exposs des notes de synthse prparer et rviser des rapports et procder des recherches prliminaires selon les besoins. Faciliter une reddition de comptes en temps voulu au sige de lOCDE au sujet des runions et volutions au sige des Nations Unies.
- Coordonner les activits de communication du bureau notamment travers la gestion des manifestations la prparation de notes de synthse et la tenue de bases de donnes de contacts.
- tre linterlocuteur principal pour les questions protocolaires la constitution de relations efficaces avec les Nations Unies et les services du pays hte et la mise en place de la transmission des demandes par exemple pour ce qui concerne les accrditations la documentation laccs et la scurit ou les dplacements dagents de lOCDE venus du sige.
- Contribuer la visibilit et lefficacit oprationnelle de la prsence de lOCDE auprs de lONU en assurant un soutien opportun et coordonn la participation et ltablissement de rapports au niveau des hauts fonctionnaires.
- Grer la venue de hauts responsables du sige de lOCDE en dplacement aux Nations Unies en collaboration avec le Centre de Washington.
- Entretenir et grer les locaux physiques et installations de bureau de lOCDE New York en troite coordination avec les quipes de lOCDE charges des btiments des finances de linformatique et de la scurit ainsi quavec des parties prenantes et sous-traitants extrieurs. tablir et actualiser des procdures de fonctionnement pour le bureau.
Administration gnrale finances et gestion budgtaire
- Entretenir et grer les locaux physiques et installations de bureau de lOCDE New York en troite coordination avec les quipes de lOCDE charges des btiments des finances de linformatique et de la scurit ainsi quavec des parties prenantes et sous-traitants extrieurs. tablir et actualiser des procdures de fonctionnement pour le bureau.
- Oprer un suivi du budget et des dpenses du bureau grer les contrats avec les sous-traitants locaux prparer les paiements au niveau local et sassurer de la conformit lensemble du Rglement financier de lOCDE. Communiquer avec le Centre OCDE de Washington propos de processus de financement/dachats communs.
- Effectuer des tches administratives telles que le traitement des dpenses/reus la commande de papeterie/fournitures de bureau et assurer la liaison avec le RMU pour les demandes de congs les bons de commande et diverses demandes administratives ponctuelles.
Qualifications :
Profil idal
Formation
- Diplme universitaire de niveau suprieur en relations internationales en conomie en sciences sociales en gestion en administration publique ou dans un domaine connexe.
- Matrise dExcel Outlook PowerPoint ainsi que des outils de collaboration et de tlconfrence (Zoom Teams WebEx).
Exprience professionnelle
- Au moins cinq annes dexprience professionnelle pertinente en tant que responsable de bureau pour la haute direction ou en administration des affaires gestion dvnements communication ou dans un domaine comparable de prfrence au sein dune organisation internationale.
- Exprience pertinente en recherche de prfrence dans un environnement international et multiculturel.
- Exprience pertinente en gestion multitche et imprvue dans des dlais courts.
- Capacit communiquer efficacement loral comme lcrit dans un environnement multiculturel avec des collgues de tous niveaux des dlgations nationales et des parties prenantes de haut niveau.
- Familiarit avec les interactions de haut niveau et comptences requises en diplomatie et en confidentialit.
- Capacit coordonner les quipes dautres directions.
- Bonne connaissance des techniques et des outils et exprience pertinente en matire dengagement et de communication avec les parties prenantes concernes y compris les mdias.
- Grande discrtion et capacit travailler et communiquer clairement clarifier les exigences et rpondre efficacement aux collgues et aux clients avec tact et diplomatie dans un environnement multiculturel avec des collgues de tous niveaux des dlgations et des parties prenantes de haut niveau. Exprience de la gestion de demandes conflictuelles dans des dlais stricts et capacit travailler rapidement et avec prcision sous pression. Capacit travailler de manire autonome pour rsoudre les problmes courants et prendre des initiatives.
- Connaissance de linfrastructure informatique et des fondamentaux de la connexion rseau un atout.
Outils
- Excellente connaissance et matrise des logiciels standards de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint) ainsi que des outils de collaboration et de confrence courants (Zoom TEAMS Webex). Capacit exploiter les fonctionnalits avances pour optimiser la productivit et rationaliser les processus de travail. Capacit matriser rapidement les logiciels standards utiliss au sein de lorganisation pour rpondre aux demandes et coordonner les rsultats des clients.
Informations supplmentaires :
Comptences cls
- Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi : Vision et stratgie (niveau 1) ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 1) ; thique et intgrit (niveau 1) ; Collaboration et horizontalit (niveau 2) ; Obtention de rsultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
- Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de comptence 1 3 associs chaque comptence veuillez-vous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.
Langues
- Parfaite matrise dune des deux langues officielles de lOCDE (le franais et langlais) et connaissance de lautre langue ou disposition lapprendre.
Date de clture
- Les fonctions dcrites ci-dessus seront pourvues ds que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant le 11 septembre 2025 minuit (CEST heure de Paris).
Dure du contrat
Engagement dune dure dtermine de 13 mois avec possibilit de renouvellement pour une dure maximale de 36 mois.
Ce quoffre lOCDE Le salaire mensuel de base initial de 5 497.61 $USD plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle la rmunration globale tant exonre dimpt exonrs dimpt sur le revenu (fdral tatique et local).
Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de lOCDE. Veuillez noter qu partir du 1er juillet 2025 tous les agents seront engags selon les nouvelles modalits contractuelles de lOCDE.
- Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
- Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.
- Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra tre engag(e) un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle.
- Votre candidature pourra tre retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes quivalents que ce soit dure dtermine ou indtermine.
Processus de slection
Pour les candidats retenus des tests crits/entretiens enregistrs sur vido sont prvus au cours de la troisime semaine de septembre 2025 et des entretiens avec le panel devraient avoir lieu au cours de la quatrime semaine de septembre 2025.
Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun de ses pays Membres* indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.
LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.
Remote Work :
No
Employment Type :
Full-time
Employment Type
Full-time
