Assistant(e) de soutien au comité de gestion de crise et dadministration

LE POSTE

Le Service de scurit recherche un(e) professionnel(le) motiv(e) et soucieux du dtail pour apporter son concours une quipe hautement spcialise denviron 40 personnes et plus gnralement lOrganisation dans le cadre dun large ventail de tches. Le/La candidat(e) retenu(e) travaillera sous la direction du Chef du Service de la scurit et en troite collaboration avec lquipe charge de la scurit extrieure. Il/Elle contribuera au bon fonctionnement du Comit de gestion de crise de lOCDE compos dexperts qui veille ce que lOrganisation soit prte faire face une situation de crise. Il/Elle aidera le Service de scurit organiser son programme de formation en matire de scurit lintention du personnel de lOCDE qui stoffe et apportera son concours aux tches administratives courantes telles que la coordination des dplacements le contrle des prsences et les achats.

Responsabilits principales

Soutien au Comit de gestion de crise (CMC)

• Prendre des notes dtailles pendant les runions du Comit de gestion de crise et remettre au Bureau de la Directrice excutive des comptes rendus prcis en anglais et en franais.
• Assurer la liaison avec lquipe charge de la gestion des crises au sein du Service de la scurit et lui apporter un soutien complet.
• Maintenir la prparation oprationnelle de la salle de crise en veillant ce que tous les outils et documents ncessaires soient disponibles en cas de crise.
• Assurer la coordination avec lquipe charge des tlconfrences afin de grer la configuration informatique et technique pour un fonctionnement optimal du Comit de gestion de crise.
• Apporter son soutien lorganisation des exercices de crise.

Coordination des missions

• Organiser et prparer les missions officielles et les dplacements du Chef de la scurit et des autres agents de scurit notamment en organisant des dplacements complexes pour des vnements de haut niveau et en traitant les notes de frais connexes laide de loutil Concur utilis par lOCDE pour la gestion des dplacements.
• Assurer la liaison avec dautres directions de lOCDE pour laccompagnement en matire de scurit des missions internationales auxquelles participe le Secrtaire gnral et des sminaires des Ambassadeurs.

Organisation des formations

• Aider la Section de la scurit extrieure organiser des sessions de formation sur la Scurit en voyage en identifiant les participants internes en coordonnant les calendriers avec le centre de formation et les groupes et en grant la logistique.
• Grer les inscriptions et le suivi des cours de lUnit de secours et de prvention incendie (premiers secours extincteurs scurit vlo) en utilisant OECD Campus la plateforme de formation de lOCDE.

Autres tches administratives

• Assurer le contrle des prsences pour le Service de scurit.
• Grer la commande de fournitures de bureau pour le Service de scurit.
• Excuter les tches officielles supplmentaires raisonnablement confies par le suprieur hirarchique.

Qualifications :

Profil idal

Formation

• Bon niveau dinstruction secondaire.

Exprience professionnelle

• Exprience confirme dassistant(e) de prfrence dans une organisation internationale.
• Excellentes connaissances des rgles et procdures administratives de lOCDE ainsi que des procdures suivre pour lorganisation des missions ou aptitude les acqurir rapidement.
• Trs bon sens de lorganisation et de la coordination et bonne matrise de la prise de notes.
• Une exprience antrieure des protocoles de scurit et/ou de la gestion de crise ou un intrt pour ces questions constituerait un avantage.

Outils

• Connaissance spcialise et grande exprience de Microsoft Office notamment Word Excel et PowerPoint.
• Excellente connaissance des applications de lOCDE telles que Concur HR Renewal (outil de contrle des prsences) et OECD Campus ou aptitude acqurir ces connaissances rapidement.

Langues

• Matrise courante dune des deux langues officielles de lOCDE (franais et anglais) et connaissance de lautre langue ou volont de lapprendre le/la candidat(e) retenu(e) sengageant dans ce dernier cas la porter un niveau oprationnel.
• La matrise courante de langlais et du franais loral comme lcrit est requise en raison de la nature des activits de soutien la gestion de crise et des exigences lies la prise de notes.

Comptences cls

• Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi : Vision et stratgie (niveau 1) ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 1) ; thique et intgrit (niveau 1) ; Collaboration et horizontalit (niveau 2) ; Obtention de rsultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de comptence 1 3 associs chaque comptence veuillez vous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.

Dure du contrat
Engagement dune dure dtermine de 24 mois avec possibilit de renouvellement pour une dure maximale de 36 mois.

Date de clture

• Les fonctions dcrites ci-dessus seront pourvues ds que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant minuit le 1er septembre 2025 (heure de Paris).

• Le salaire mensuel de base initial de 3 809 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle la rmunration globale tant exonre dimpt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de lOCDE. Veuillez noter qu partir du 1er juillet 2025 tous les agents seront engags selon les nouvelles modalits contractuelles de lOCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra tre engag(e) un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle.
• Votre candidature pourra tre retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes quivalents que ce soit dure dtermine ou indtermine.

Processus de slection

Pour les candidats retenus le processus de slection peut comprendre un entretien vido une valuation base sur le poste et des entretiens avec un panel.

Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun de ses pays Membres indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.