Standards Operations Planner

Job Title:
Standards Operations Planner
Specialty Standards
12-month contract

Detailed Description
Today the Royal College has over 55000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation well-being equity and person-centered care. We are a national nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Manager of Specialty Standards this position is responsible for optimizing workflows and systems to support the continuous development and timely publication of national standards. This will include leading the planning and coordination of standards development and publication cycles through the creation and management of an integrated production schedule. As the Standards Operations Planner you will monitor and analyze key operational metrics such as capacity quality and risk to inform forecasting and support decision-making. Also you will collaborate with other Royal College units to align timelines and ensure coordination across workstreams. In addition the planner will play a lead role in implementing the standards management system (SMS) and embedding it into daily team workflows.

Heres an insight into your typical day-to-day:
Develops and maintains an integrated master schedule that aligns standards development and publication activities across development/revision cycles ensuring coordination with internal units and external timelines.
Collaborates with the Standards team and cross-functional partners to gather key milestones align timelines and set realistic and achievable deadlines.
Monitors project health and delivery risks identifying potential conflicts early and proactively recommending mitigation strategies to the Manager.
Oversees project progress from planning to publication ensuring resource alignment and supporting the Manager of Specialty Standards in delivering high-quality standards on time and within scope.
Supports the initial rollout of the Standards Management System by aligning timelines and workflows testing functionality and ensuring the system meets operational needs.
Participates in system maintenance activities post-launch including identifying and escalating issues supporting updates and maintaining data accuracy.
Helps integrate the system into day-to-day standards processes and promotes consistent team adoption. Including drafting and maintaining the supporting process documents.
Supports decision-making transparency and coordination within and across units by ensuring that the right people have the right information at the right time.
Analyzes scheduling data resource demands and project overlaps to identify trends that could affect capacity timelines or quality.
Advises the Manager and cross-functional partners on sequencing workload distribution and emerging risks to help inform decision-making.

Does this sound like you
Level of education training and experience equivalent to a bachelors degree in health administration business administration or public administration.
5 years related experience in project coordination project management
Advanced computer software skills required: MS Project Word Excel Outlook PowerPoint Able to identify and learn new programs and software skills.
Influences others using inclusive team-focused information presentations and communication skills.
Strong coordination organizational time management and project management skills to plan and coordinate activities prioritize work manage own day-to-day work and in some instances influence work priorities and deliverables of others.
Experience with continuous quality improvement to optimize workflows processes and change management strategies
Ability to establish and maintain working relationships and exchange or provide information/instruction in a clear and professional manner both internally and externally.
Ability to exercise a high level of discretion and judgment when dealing with confidential data/issues/situations.
Must be able to identify potential problem issues impacting production timelines and develop possible solutions.
Maintains up-to-date knowledge of relevant issues policies and developments to ensure informed decision-making and alignment with current practices
Written and verbal communication skills in English essential and French a strong asset.
Project planning experience tracking milestones deliverables resources and capacity planning.
Knowledge of medical terminology would be considered an asset.

How to get noticed
Please apply through our UKG recruitment platform with your rsum covering letter and salary expectations by July 27 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black racialized/visible minorities Indigenous/Aboriginal people women persons with disabilities and 2SLGBTQIA persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities including accommodation that considers an applicants accessibility needs. If you require accommodations during the interview process please contact

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 6 - Hourly rate ranges from $34.70 to $43.35

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Titre du poste
Planificateur ou planificatrice des oprations de normalisation
Normes de formation spcialise
contrat de 12 mois

Description dtaille
Le Collge royal des mdecins et chirurgiens du Canada compte aujourdhui plus de 55 000 membres mais sa vision reste la mme : faire progresser lapprentissage des mdecins spcialistes pour offrir les meilleurs soins de sant la population. De faon concerte et en partenariat le Collge royal dirige lvolution de la formation mdicale spcialise et des normes dans ce domaine et contribue ainsi lamlioration constante des mdecins spcialistes de la communaut apprenante et des quipes professionnelles. En outre son appui linnovation au bien-tre lquit et aux soins centrs sur la personne reflte son engagement lgard de lexcellence en mdecine spcialise. Le Collge royal est un organisme denvergure nationale et sans but lucratif cr en 1929 en vertu dune loi spciale du Parlement pour encadrer la formation mdicale des spcialistes au Canada.

Relevant du ou de la gestionnaire Normes des spcialits vous serez responsable doptimiser les flux de travail et les systmes pour soutenir le dveloppement continu et la publication opportune des normes nationales. Vous devrez notamment planifier et coordonner les cycles dlaboration de normes et de publication en crant et en grant un calendrier de production intgr. Dans le cadre de vos fonctions vous surveillerez et analyserez des paramtres oprationnels cls comme la capacit la qualit et les risques afin dclairer les prvisions et dappuyer la prise de dcisions. Vous collaborerez aussi avec dautres units du Collge royal afin dharmoniser les chanciers et dassurer la coordination entre les diffrents volets du travail. De plus vous jouerez un rle de premier plan dans la mise en uvre du systme de gestion des normes (SGS) et son intgration aux flux de travail quotidiens de lquipe.

Aperu de votre rle au quotidien
laborer et tenir jour un plan directeur intgr qui harmonise les activits dlaboration et de publication des normes tout au long des cycles dlaboration et de rvision en assurant la coordination avec les units internes et les chanciers externes.
Collaborer avec lquipe des normes et les partenaires dautres units afin de recueillir les principaux jalons dharmoniser les chanciers et de fixer des dlais ralistes.
Surveiller les risques pour la sant et la prestation des projets reprer rapidement les conflits possibles et recommander des stratgies dattnuation de faon proactive votre gestionnaire.
Surveiller la progression des projets de la planification la publication veiller lharmonisation des ressources et aider le ou la gestionnaire Normes des spcialits tablir des normes de qualit leve en temps opportun et dans les limites de la porte.
Prendre en charge le dploiement initial du systme de gestion des normes en harmonisant les chanciers et les flux de travail en testant les fonctionnalits et en sassurant que le systme rpond aux besoins oprationnels.
Participer aux activits de maintenance du systme aprs le lancement notamment lidentification et la signalisation progressive des problmes au soutien aux mises jour et au maintien de lexactitude des donnes.
Contribuer lintgration du systme aux processus de normalisation quotidiens et favoriser ladoption uniforme par lquipe. Rdiger et tenir jour des documents justificatifs.
Appuyer la prise de dcisions la transparence et la coordination au sein des units et entre celles-ci en veillant ce que les bonnes personnes disposent des bonnes informations au bon moment.
Analyser les donnes de planification les demandes de ressources et les chevauchements de projets afin de cerner les tendances susceptibles dinfluencer la capacit les chanciers ou la qualit.
Conseiller le ou la gestionnaire et les partenaires dautres units sur lordre dexcution la rpartition de la charge de travail et les risques mergents pour clairer la prise de dcisions.

Ce profil vous correspond
Scolarit formation et exprience quivalent un baccalaurat en administration de la sant en administration des affaires ou en administration publique.
Cinq ans dexprience en coordination et en gestion de projet.
Connaissance approfondie des logiciels MS Project Word Excel Outlook et PowerPoint et capacit didentifier et dacqurir de nouvelles comptences informatiques.
Capacit dinfluencer son entourage laide de techniques de communication dinformations et dexposs inclusifs et axs sur le travail dquipe.
Sens aigu de la coordination de lorganisation de la gestion du temps et de la gestion de projet pour planifier et coordonner les activits tablir les priorits du travail grer ses propres tches quotidiennes et dans certains cas avoir une influence sur les priorits du travail et les livrables des autres.
Exprience en amlioration continue de la qualit afin doptimiser les flux de travail les processus et les stratgies de gestion du changement.
Capacit dtablir et de maintenir de bonnes relations de travail et de transmettre de linformation ou des directives de faon claire et professionnelle tant linterne qu lexterne.
Capacit de faire preuve dun haut niveau de discrtion et de jugement lors du traitement de donnes de questions ou de situations confidentielles.
Aptitude cerner et rgler les problmes pouvant avoir une incidence sur les chanciers de production.
Connaissance jour des enjeux des politiques et des dveloppements pertinents permettant dassurer la prise de dcisions claires ainsi que la conformit aux pratiques actuelles.
Comptences en communication orale et crite en anglais (essentielles) et en franais (un atout).
Exprience en planification de projet et suivi des jalons des livrables des ressources et de la planification de la capacit.
Connaissance de la terminologie mdicale (un atout).

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vit une lettre de motivation et vos attentes salariales dici le 27 juillet 2025.

Le Collge royal invite toutes les personnes qualifies postuler. Fermement engag lgard de lquit en matire demploi et de la diversit en milieu de travail il encourage les personnes noires autochtones ou appartenant un groupe ethnique particulier les femmes ainsi que les personnes handicapes et 2SLGBTQIA poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intrt mais nous ne communiquerons quavec celles dont la candidature aura t retenue. Une liste dadmissibilit pourrait tre tablie afin de pourvoir des postes similaires de dures diverses. La liste sera conserve pendant 18 mois.

Le Collge royal favorise un mode de travail hybride combinant le travail sur place Ottawa et le travail domicile.

Le Collge royal apportera son soutien aux personnes handicapes dans le cadre de ses processus de recrutement notamment en proposant des mesures dadaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matire daccessibilit. Si vous souhaitez vous en prvaloir communiquez avec nous ladresse

Veuillez noter quil ne sera plus possible de consulter cette offre demploi une fois que le poste sera pourvu.

chelon 6 Taux horaire : de 3470 $ 4335 $