Administrative Assistant IV - Public Health / Auxiliar Administrativo IV- Salud Pública
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Job Description
Administrative Assistant IV
Public Health
Dept/Div: Public Health/N/A FLSA Status: Non-Exempt
General Definition of Work
Performs intermediate skilled administrative support work acting as the primary administrative support professional for the department and staff leading several low level programs assisting customers and related work as apparent or assigned. Work is performed under the limited supervision of the Public Health Director.
Qualification Requirements
To perform this job successfully an individual must be able to perform each essential function satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge skill and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable an individual with disabilities to perform the essential functions.
Essential Functions
- Performs general clerical and administrative support duties for the director supervisors and staff; composes letters; develops and designs forms brochures flyers records and reports; transcribes and takes minutes of meetings or hearings; copies materials; maintains filing systems and electronic data management system (EDMS) by scanning and indexing documents to the applicable program.
- Manages and orders office supplies and forms.
- Responds to and assists walk-ins and telephone inquiries; forwards customers to the appropriate staff member or program.
- Manages low-level program needs including administration record keeping and correspondence.
- Processes and assists with managing forms applications and other documents by reviewing completed forms for completeness verifying information performing necessary calculations and performing data entry in compliance with local state and federal regulations.
- Prepares forms listings information and statistical reports or documents by gathering receiving and compiling required data from several sources; compares information to verify accuracy and formats data; forwards information requests to applicable party including internal and external agency requests.
- Performs cashiering duties; collects verifies accepts and records payments tenders receipts and balances deposits. Provides back up to the Medical Billing & Grant Specialist.
- Bilingual staff will use their skills to greet and communicate with customers on the telephone and at the check in window; provide back up and interpret for WIC Waiver and Family Health clients when the Family Services Collaborative (FSC) Interpreter is not available and occasionally assist other county departments with interpreting both verbally and written forms. Translates forms that are written in English to Spanish.
- Delegated Case Aide activities including administrative support to clients and case managers. Prepare and process forms applications and other paperwork including updating care plans and entering service agreements and screening documents. Prepare case files and reports for new clients assessments and reassessments. Maintain files complete administrative tasks communicate with case managers clients and outside agencies. Assist case managers with referrals coordinating transportation and ordering supplies/equipment for clients. Compiles data for state and health plan audits.
- Maintains confidentiality; follows and understands HIPAA and data privacy laws and policy.
- Designated Social Media Administrator; maintains and updates the public health webpage and Facebook page.
- Delegated Public Health Emergency Preparedness duties including MN Responds and MDH (Minnesota Department of Health) Workspace Administrator and 24/7 contact. Acknowledges Health Alerts and Advisories sent to Public Health by MDH and forwards them to hospitals clinics and Health Alert Network (HAN) partners; monitors and tracks response rates.
- Assists the Sanitarian with the administration of the MDH Delegation Agreement by maintaining the database of establishments processing applications sending out invoices collecting payments and balancing deposits; issues licenses and permits after approval by Sanitarian.
- Schedules appointments for WIC clients and manages client flow during clinic days. Schedules appointments & makes reminder calls for WIC clients and manages client flow during clinic days.
- Schedules dental appointments and recalls for the Healthy Smiles program; collects Performance Measure data related to rates. Provides administrative support to the Registered Dental Hygienist on clinic days.
- Assists with office orientation and training for new staff and students.
- Provides orientation work direction and oversight to temporary clerical employees as needed.
- Participates in Continuous Quality Improvement (QI) and Performance Management (PM) activities; works to achieve Health Equity by addressing the social determinants of health.
Knowledge Skills and Abilities
Thorough knowledge of county policies procedures and guidelines; comprehensive skill operating standard office equipment and related hardware and software including Microsoft Word Excel Publisher Access; HUBERT (WIC) MN-ITS MMIS MIIC (Immunizations registry) CHAMP (clinical software) CATCH (C&TC) FAP (Follow Along Program) Application Extender Bridgeview (BC/BS) MnCHOICES MnSP Infoview One Call Now; thorough skill using standard accounting software; thorough skill creating reports records files and billing statements according to predetermined standards; thorough skill composing publications and correspondence; thorough skill collecting and organizing information into an understandable format; ability to compute rates ratios and percentages; ability to work with customers with varied backgrounds; ability to establish and maintain effective working relationships with staff and the general public: Ability to speak Spanish highly desired.
Education and Experience
High school diploma or GED and moderate experience working in a clerical support role or equivalent combination of education and experience.
Physical Requirements
This work requires the occasional exertion of up to 50 pounds of force; work regularly requires sitting speaking or hearing using hands to finger handle or feel and repetitive motions frequently requires standing and reaching with hands and arms and occasionally requires walking climbing or balancing stooping kneeling crouching or crawling pushing or pulling and lifting; work has standard vision requirements; vocal communication is required for expressing or exchanging ideas by means of the spoken word; hearing is required to perceive information at normal spoken word levels; work requires preparing and analyzing written or computer data operating machines and observing general surroundings and activities; work occasionally requires exposure to outdoor weather conditions wearing a self contained breathing apparatus exposure to bloodborne pathogens and may be required to wear specialized personal protective equipment and exposure to communicable diseases; work is generally in a moderately noisy location (e.g. business office light traffic).
Special Requirements
Applicable training to obtain department level knowledge will be provided.
Other Requirements
The incumbent may encounter not public data in the course of these duties. Any access to not public data should be strictly limited to accessing the data that are necessary to fulfill the employment responsibility. While data are being accessed incumbent should take reasonable measures to ensure the not public data are not accessed by individuals without a work reason. Once the work reason to access the data is reasonably finished incumbent must properly store the not public data according to the provisions Ch. 13. If a new work assignment requires access to not public data the incumbent is permitted to access not public data for the work assignment purposes only. Any access to not public data must be strictly limited to the data necessary to complete the work assignment and after the assignment is completed the employees work assignment no longer requires access.
Minimum Qualifications
- High school diploma or GED
- Moderate experience working in a clerical support role or equivalent combination of education and experience.
- Some knowledge & experience working in or with public health programs.
- Valid drivers license in the State of Minnesota.
Salary/Benefits:Starting range is $24.92 - $35.23 per hour plus health insurance life insurance retirement plan vacation/sick/holiday pay and many other voluntary benefits.
Auxiliar Administrativo IV
Salud pblica
Depto./Div: Salud pblica/N/A
Estado de la FLSA: No exento
Definicin General de Trabajo
Realiza el trabajo de apoyo administrativo calificado intermedio actuando como el principal profesional de apoyo administrativo para el departamento y el personal liderando varios programas de bajo nivel ayudando a los clientes y el trabajo relacionado segn sea aparente o asignado. El trabajo se realiza bajo la supervisin limitada del Director de Salud Pblica.
Requisitos de calificacin
Para realizar este trabajo con xito un individuo debe ser capaz de realizar cada funcin esencial de manera satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuacin son representativos del conocimiento la habilidad y/o la habilidad requerida. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que una persona con discapacidades realice las funciones esenciales.
Funciones esenciales
- Realiza tareas generales de oficina y apoyo administrativo para el director los supervisores y el personal; compone cartas; desarrolla y disea formularios folletos volantes registros e informes; transcribe y toma actas de reuniones o audiencias; copias de materiales; mantiene los sistemas de archivo y el sistema electrnico de gestin de datos (EDMS) mediante el escaneo y la indexacin de documentos al programa correspondiente.
- Administra y ordena suministros de oficina y formularios.
- Responde y asiste a las consultas sin cita previa y telefnicas; Reenva a los clientes al miembro del personal o programa apropiado.
- Gestiona las necesidades del programa de bajo nivel incluida la administracin el mantenimiento de registros y la correspondencia.
- Procesa y ayuda con la gestin de formularios solicitudes y otros documentos mediante la revisin de los formularios completados para verificar que estn completos verificando la informacin realizando los clculos necesarios y realizando la entrada de datos de conformidad con las regulaciones locales estatales y federales.
- Prepara formularios listados informacin e informes o documentos estadsticos mediante la recopilacin recepcin y compilacin de datos requeridos de varias fuentes; compara la informacin para verificar la exactitud y formatear los datos; Enva las solicitudes de informacin a la parte correspondiente incluidas las solicitudes de agencias internas y externas.
- Realiza tareas de cajero; Recoge verifica acepta y registra pagos ofrece recibos y balancea depsitos. Proporciona respaldo al Especialista en Contabilidad.
- El personal bilinge usar sus habilidades para saludar y comunicarse con los clientes por telfono y en la ventanilla de check-in; proporcionar respaldo e interpretacin para los clientes de WIC Exencin Cuidado en el Hogar y Salud Familiar cuando el intrprete de Servicios Colaborativos para la Familia (FSC) no est disponible y ocasionalmente ayudar a otros departamentos del condado con la interpretacin de formularios verbales y escritos. Traduce formularios que estn escritos en ingls a espaol.
- Actividades delegadas del asistente de caso incluido el apoyo administrativo a los clientes y administradores de casos. Preparar y procesar formularios solicitudes y otros documentos incluida la actualizacin de planes de atencin y la presentacin de acuerdos de servicio y documentos de evaluacin. Preparar expedientes de casos e informes para nuevos clientes evaluaciones y reevaluaciones. Mantenga archivos complete tareas administrativas comunquese con administradores de casos clientes y agencias externas. Ayudar a los administradores de casos con referencias coordinar el transporte y pedir suministros/equipos para los clientes. Recopila datos para auditoras estatales y de planes de salud.
- Mantiene la confidencialidad; sigue y comprende las leyes y polticas de HIPAA y privacidad de datos.
- Administrador de Redes Sociales designado; mantiene y actualiza la pgina web de salud pblica y la pgina de Facebook.
- Deberes delegados de preparacin para emergencias de salud pblica incluidos MN Responds y MDH (Departamento de Salud de Minnesota) administrador del espacio de trabajo y contacto las 24 horas del da los 7 das de la semana. Reconoce las Alertas y Avisos de Salud enviados a Salud Pblica por el MDH y los remite a los hospitales clnicas y socios de la Red de Alertas de Salud (HAN); Monitorea y rastrea las tasas de respuesta.
- Asiste al Sanitarista con la administracin del Acuerdo de Delegacin de MDH manteniendo la base de datos de los establecimientos procesando solicitudes enviando facturas cobrando pagos y equilibrando depsitos; emite licencias y permisos despus de la aprobacin del Sanitario.
- Programa citas para los clientes de WIC y administra el flujo de clientes durante los das de clnica. Transmite mensajes electrnicos mensajes de texto de citas y recordatorios a travs del software One Call Now.
- Programa citas dentales y retiros del mercado para el programa Sonrisas Saludables; recopila datos de la Medida de rendimiento relacionados con las tarifas. Brinda apoyo administrativo al higienista dental registrado en los das de clnica.
- Mantiene y actualiza los horarios de los asistentes de salud en el hogar y las amas de casa; Horarios de suscripciones para vacaciones.
- Ayuda con la orientacin y capacitacin de la oficina para el nuevo personal y los estudiantes.
- Proporciona orientacin direccin de trabajo y supervisin a los empleados administrativos temporales segn sea necesario.
- Participa en las actividades de Mejora Continua de la Calidad (QI) y Gestin del Desempeo (PM); trabaja para lograr la equidad en salud abordando los determinantes sociales de la salud.
Conocimientos Habilidades y Destrezas
Conocimiento completo de las polticas de los procedimientos y de las directrices del condado; habilidad integral en el manejo de equipos de oficina estndar y hardware y software relacionados incluidos Microsoft Word Excel Publisher Access; HUBERT (WIC) MN-ITS MMIS MIIC (Registro de vacunas) CHAMP (software clnico) CATCH (C&TC) FAP (Programa Follow Along) Application Extender Bridgeview (BC/BS) MnCHOICES MnSP Infoview One Call Now; habilidad completa en el uso de software de contabilidad estndar; Habilidad completa para crear informes registros archivos y estados de cuenta de acuerdo con estndares predeterminados; habilidad completa en la composicin de publicaciones y correspondencia; habilidad minuciosa para recopilar y organizar informacin en un formato comprensible; capacidad para calcular tasas ratios y porcentajes; capacidad para trabajar con clientes con diversos orgenes; Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con el personal y el pblico en general: Capacidad para hablar espaol muy deseada.
Educacin y Experiencia
Diploma de escuela secundaria o GED y experiencia moderada trabajando en un puesto de apoyo administrativo o una combinacin equivalente de educacin y experiencia.
Requisitos fsicos
Este trabajo requiere el esfuerzo ocasional de hasta 50 libras de fuerza; El trabajo regular requiere sentarse hablar u or usar las manos para tocar manipular o sentir y movimientos repetitivos con frecuencia requiere pararse y alcanzar con las manos y los brazos y ocasionalmente requiere caminar trepar o mantener el equilibrio agacharse arrodillarse agacharse o gatear empujar o tirar y levantar; el trabajo tiene requisitos de visin estndar; La comunicacin vocal es necesaria para expresar o intercambiar ideas por medio de la palabra hablada; El odo es necesario para percibir la informacin a niveles normales de la palabra hablada; el trabajo requiere preparar y analizar datos escritos o informticos operar mquinas y observar el entorno general y las actividades; El trabajo ocasionalmente requiere exposicin a condiciones climticas exteriores uso de un aparato de respiracin autnomo exposicin a patgenos transmitidos por la sangre y puede requerir el uso de equipo de proteccin personal especializado y exposicin a enfermedades transmisibles; El trabajo se realiza generalmente en un lugar moderadamente ruidoso (por ejemplo oficina comercial trfico ligero).
Requisitos especiales
Se proporcionar capacitacin aplicable para obtener conocimientos a nivel de departamento.
Otros requisitos
El titular puede encontrar datos no pblicos en el curso de estas funciones. Cualquier acceso a datos no pblicos debe limitarse estrictamente al acceso a los datos que son necesarios para cumplir con la responsabilidad laboral. Mientras se accede a los datos el titular debe tomar medidas razonables para garantizar que las personas sin una razn laboral no accedan a los datos no pblicos. Una vez finalizado razonablemente el motivo de trabajo para acceder a los datos el titular deber almacenar adecuadamente los datos no pblicos de acuerdo con lo dispuesto en el Cap. 13. Si una nueva asignacin de trabajo requiere acceso a datos no pblicos el titular puede acceder a datos no pblicos nicamente para los fines de la asignacin de trabajo. Cualquier acceso a datos no pblicos debe limitarse estrictamente a los datos necesarios para completar la asignacin de trabajo y una vez completada la asignacin la asignacin de trabajo del empleado ya no requiere acceso.
Cualificaciones Mnimas
- Diploma de escuela secundaria o GED.
- Licencia de conducir vlida en el estado de MN.
- Experiencia moderada trabajando en un rol de apoyo administrativo o una combinacin equivalente de educacin y experiencia.
- Algunos conocimientos y experiencia trabajando en o con programas de salud pblica.
Salario/Beneficios: Rango salarial es $24.92-$35.23 por hora ms seguro mdico seguro de vida plan de jubilacin pago de vacaciones/enfermedad/das festivos y muchos otros beneficios voluntarios.
Contact information:
Sarah Pint
Le Sueur County Human Resources
88 S. Park Avenue Le Center MN 56057
Telephone: - Fax:
Email:
Deadline: Open until filled. Reviewing applications July 29 2025.
Equal Opportunity Employer
Employment Type
Full-Time
