Coordinateur documents officiels / Officials Documents Coordinator H/F

Vous assurez un support la flotte via la gestion des documents officiels (enregistrement pavillon ISM ISPS MLC certificats statutaires et classe dlivrs par le pavillon et/ou lorganisation reconnue par le pavillon) des navires en opration sous pavillons Franais et trangers sur la flotte alloue :

• Contrler quotidiennement la validit des documents.
• Initier coordonner et suivre les visites statutaires et classe selon procdure
• Initier coordonner et programmer les audits externes (ISM/ISPS/MLC ASI/FSI/Visite spciale) avec les autorits du pavillon.
• Suivre les non-conformits (audits externes) / recommandations / observations statutaires et classe (dlgation et notations de classe) et rappeller toutes les chances aux membres de la cellule.
• Prendre en charge les demandes transversales lies aux certificats ou la rglementation lchelle de toute la flotte.

Mettre disposition bord les documents officiels originaux.
Vous grez les dossiers relatifs tout changement administratif des navires de la flotte BOS en fonction des procdures pavillons et dlais communiqus :

• Prparer linstruction des dossiers administratifs denregistrement auprs des autorits du pavillon en collaboration avec les diffrents services.
• Transmettre les diffrents nouveaux titres aux bords et personnes concernes et communiquer les informations de changements aux clients internes et externes.

You will provide support to the fleet by managing official documents (flag registration ISM ISPS MLC statutory and class certificates issued by the flag and/or the organization recognized by the flag) for vessels operating under French and foreign flags on the allocated fleet:

• Check the validity of documents on a daily basis.
• Initiate coordinate and monitor statutory and class surveys according to procedure
• Initiate coordinate and schedule external audits (ISM/ISPS/MLC - ASI/FSI/Special Survey) with flag authorities.
• Follow up non-conformities (external audits) / recommendations / statutory and class observations (delegation and class ratings) and remind cell members of all deadlines.
• Handle cross-fleet requests relating to certificates or regulations.
• Make original official documents available on board

Manage files relating to any administrative changes to vessels in the BOS fleet in line with flag procedures and deadlines:

• Prepare the administrative registration files with the flag authorities in collaboration with the various departments.
• Transmit the various new titles to the ships and people concerned and communicate information on changes to internal and external customers.

Vous avez une bonne exprience en gestion administrative avec la prise en charge de plusieurs dossiers en autonomie et des dlais stricts respecter idalement dans le milieu maritime.

Vous avez galement de relles qualits en communication un sens du service dvelopp et une aptitude relle pour le travail en quipe.

Vous avez une excellente communication orale et crite que cela soit en franais ou en anglais.

La connaissance des rglementations maritimes serait un plus.

Vous avez une bonne connaissance et utilisation du pack Office avec bonne maitrise dEXCEL (TCD recherches H V) Outlook PDF Creator One Note ainsi quune bonne connaissance dune GED (Gestion Electronique de Documents).

La gestion des priorits et votre sens de lorganisation sont des qualits reconnues ainsi que vos capacits rdactionnelles de synthse et danalyse.

You have good experience in administrative management with the ability to handle several files independently and meet strict deadlines ideally in the maritime sector.

You also have excellent communication skills a strong sense of service and a real aptitude for teamwork.

You have excellent oral and written communication skills in both French and English.

Knowledge of maritime regulations would be a plus.

You have a good knowledge and use of the Office pack with a good command of EXCEL (TCD H V searches) Outlook PDF Creator One Note as well as a good knowledge of an EDM (Electronic Document Management).

Priority management and organizational skills are recognized qualities as are your ability to write summarize and analyze.