Clerk II, Ambulatory Care Inital Assigment Float,- Temporary Full Time (1.0) (until March 2026) / Commis II, soins ambulatoires Affectation initiale au mobiles - poste à temps plein temporaire (1,0) (jusqu’au mars 2026)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; assists with staffing maintains patient lists; processes billing transactions; maintains inventory and performs other clerical tasks.

RESPONSIBILITIES

Patient Reception:

• Create new patient profiles in EPIC

• Greet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures.

• Patient registration in Abeldent Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to EMPI registration standards

• Notify clinicians of patient arrival

• Register of patients in system Validate OHIP and payment type

• Make new charts for new patients

Appointment Scheduling:

• Input electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage

• Scan referrals into Epic with appropriate naming convention

• Manage electronic referrals in referral management

• Schedule return patients from recall list and follow-up work queues according to required follow-up date

• Schedule clinic orders and manage order work queues

• Patient appointment scheduling assigned to provider as per Divisions Chief directions

• Interpret MOH Eligibility and make updates in patient record accordingly

• Collect self-pay payment and complete Fee for service form

• Appointment confirmation

• Receive incoming telephone calls. Page doctors. Contact appropriate services.

• Confirm appointment and Inform family of what they need to bring to appointment (proof of payment cards)

• Notify family to call back if any changes or concerns

• Conduct telephone pre-visit screening for infection control

• In consultation with clinical staff implement visit cancellation and rebooking

• Receive incoming telephone calls. Page doctors. Contact appropriate services

• Schedule and coordinate tests

• Notify consulted services. Arrange follow-up services. Retrieve labels for specimens

• Request patient files from medical records and films from radiology

• Ensure that progress notes and sheets are available and stamped with the right date.

• Pick up patient charts in medical records on a daily basis. Ensure that all charts are available and re-request missing ones.

• Maintain filing. Ensure orders with notes are filed. Locate old charts as appropriate.

• Enter treatment plan in computer and send predetermination to insurance companies

• Pre-booking recall appointments

• Management of provider templates and of all wait lists for all providers through Abeldent and Cadence (including clinic OR)

• Complete checkouts

• Schedule interpreters for families as required

Patient Transactions:

• Bill Tcodes in Epic

• Bill patient fees to proper accounts and process payments

• Complete and process insurance forms

• Submit claims to insurance companies

• Resubmission of claims as required to insurance companies for lost or delinquent claims

• Payment collection from patients at each visit

• Explain new payment policy to patients payment at time of treatment

• Entering lab bills into patient accounts appropriately

Training and Orientation

• Orientation of volunteers

• Orientation of clerical staff to clinics and on Epic and Abeldent

Adherence to policies procedures and standards

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

• Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies

• Perform work in accordance to Epic training and documented standards

• Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes

• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)

• Secondary School Graduation Diploma (Essential)

• Approximately 12 months of experience in a dental or finance office (Preferred)

• Bilingualism (English/French) (Essential)

• Experience in a Dental or Financial environment (Preferred )

• Take steps to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)

• Adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)

• Communicate effectively and concisely both orally and in writing (Essential)

• Deal effectively with internal and external customers (Essential)

• Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred)

• Experience in creating editing scanning and scheduling referrals (Preferred)

• Experience in managing workqueues (Preferred)

• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)

This assignment may be extended or shortened based on operational needs

* Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers Laborers International Union of North America (OFHCW-LiUNA).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

Le ou la titulaire inscrit les patients et leur fixe des rendez-vous prpare les dossiers des patients aide la dotation tient jour les listes des patients traite les transactions de facturation tient linventaire et effectue dautres tches de bureau.

RESPONSABILITS

Rception des patients

• Crer de nouveaux profils de patients dans EPIC

• Accueillir les patients et leurs parents. Vrifier leur adresse et leur numro de tlphone en conformit avec les procdures dinscription.

• Inscrire les patients dans Abeldent Cadence (Epic Hyperspace) en conformit avec les procdures dinscription de lEMPI

• Aviser les cliniciens de larrive des patients.

• Inscrire les patients dans le systme et valider leur carte dassurance-maladie et le type de paiement.

• Crer des dossiers pour les nouveaux patients.

Calendrier des rendez-vous

• Saisir les demandes de services lectroniques dans Epic et mettre jour ces demandes de services selon le triage

• Numriser les demandes de services dans Epic selon la convention dattribution de nom approprie

• Grer les renvois lectroniques dans la gestion des renvois.

• Attribuer des rendez-vous aux patients qui reviennent partir de la liste de rappel et des files dattente pour des suivis selon la date de suivi requise

• Planifier les commandes de la clinique et grer les files dattente des commandes

• Fixer les rendez-vous des patients auprs de leurs fournisseurs de soins selon les directives du chef de la Division.

• Interprter ladmissibilit de par le MSSLD et mettre le dossier du patient jour en consquence.

• Recueillir le paiement et remplir le formulaire de paiement pour service rendu.

• Confirmer les rendez-vous.

• Confirmer les rendez-vous et informer les familles de ce quelles doivent apporter leur rendezvous (cartes de preuve de paiement).

• Indiquer aux familles de rappeler sil y a des changements ou si elles ont des inquitudes.

• Effectuer une prslection par tlphone pour prvenir les infections.

• Sur consultation du personnel clinique annuler des rendez-vous et fixer de nouvelles dates.

• Rpondre aux appels tlphoniques. Appeler les mdecins par tlavertisseur. Communiquer avec les services ncessaires.

• Coordonner les tests et fixer des rendez-vous.

• Aviser les services consults. Demander des services de suivi. Extraire des tiquettes pour les prlvements.

• Demander les dossiers des patients aux Dossiers mdicaux et des radiographies la Radiologie.

• Veiller ce que les notes dvolution soient prtes et y tamper la bonne date.

• Chercher chaque jour les dossiers des patients aux Dossiers mdicaux. Veiller ce que tous les dossiers mdicaux soient disponibles et demander ceux qui manquent.

• Tenir le classement des dossiers. Bien classer les ordonnances avec les notes dvolution. Trouver de vieux dossiers lorsque ncessaire.

• Inscrire les plans de traitement lordinateur et envoyer les prdterminations aux compagnies dassurance.

• Fixer des rendez-vous de suivi lavance.

• Grer les formulaires et toutes les listes dattente pour tous les fournisseurs de soins dans Abeldent et Cadence (ce qui comprend la clinique et la salle dopration).

• Voir aux fins de service.

• Avoir recours aux interprtes pour les familles selon les besoins.

Transactions pour les patients

• Facturer les codesT dans Epic

• Facturer les honoraires de soins aux patients aux comptes adquats et traiter les paiements.

• Remplir et traiter les formulaires dassurance.

• Soumettre de nouvelles demandes de remboursement aux compagnies dassurance qui ont perdu les demandes ou qui tardent payer.

• Recevoir les paiements des patients chaque consultation.

• Expliquer aux patients la nouvelle politique sur les paiements payer le jour du traitement.

• Bien inscrire les frais de laboratoire dans les comptes des patients.

Formation et orientation

• Orientation des bnvoles

• Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic

Respecter les politiques procdures et normes

• Accomplir le travail conformment la Loi sur la sant et la scurit au travail et son Rglement ainsi qu toutes les politiques et procdures de CHEO et de ses services en matire de sant et de scurit au travail

• Accomplir son travail conformment aux politiques sur la confidentialit des renseignements personnels de CHEO

• Effectuer les tches conformment la formation sur Epic et aux normes documentes

• Assister aux runions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les procs-verbaux distribus

• Accomplir dautres tches la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Vrification du casier judiciaire (Essentiel)

• Diplme de fin dtudes secondaires (Essentiel)

• Exprience denviron 12 mois de travail dans un bureau de dentiste ou de finances (Prfrable)

• Bilinguisme (franais et anglais) (Essentiel)

• Exprience dans un environnement dentaire ou financier (Prfrable)

• Capacit de prendre les mesures ncessaires pour terminer ses tches en ajustant
  ses priorits selon les besoins (Essentiel)

• Capacit de sadapter aux changements pour satisfaire aux exigences organisationnelles (Essentiel)

• Communication verbale et crite efficace et concise (Essentiel)

• Capacit de traiter efficacement avec des clients de linterne et de lextrieur (Essentiel)

• Exprience de linscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Prfrable)

• Exprience de la cration des modifications de la numrisation et de ltablissement dhoraires de renvois (Prfrable)

• Exprience de la gestion de files dattente (Prfrable)

• Exprience de la gestion des fins de service y compris la gestion des suivis et des rappels (Prfrable)

Cette mission peut tre prolonge ou raccourcie en fonction des besoins oprationnels.

* Veuillez noter vous serez reprsent par le syndicat La Fdration Ontarienne Des Travailleurs De La Sant LIUNA Local 3000.

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous nous sommes engags fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifis.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoques une entrevue.

entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.