Accéder à mon dossier de candidat : Secrétaire administratif(ive) - CLASSE 5

Votre mission

Assister les gestionnaires desservis dans la gestion des dossiers et dans la gestion de leur la prparation et au suivi des les travaux de secrtariat afin de fournir le soutien requis au personnel des units administratives desservies.

Vos principales activits au quotidien

• Assurer le suivi des dossiers selon leur importance ou leur chance de faon dgager les gestionnaires de leurs tches administratives.
• Tenir jour lagenda des gestionnaires fixer dplacer confirmer au besoin des rendez-vous ou runions.
• Recueillir des informations vrifier compiler et comparer des donnes pour contribuer la prparation et au suivi des budgets tableaux de bord et indicateurs de gestion.
• Recevoir et/ou prparer divers documents ou formulaires dentreprise incluant ceux relatifs la gestion du personnel les vrifier les corriger et obtenir les approbations requises et informer les personnes concernes. Effectuer les recherches et le suivi relatifs au traitement de ces documents ou formulaires ainsi que la saisie de donnes dans les systmes et au besoin procder lextraction de rapports des systmes dentreprise.
• Rdiger prparer et dactylographier la correspondance et tenir jour des rapports listes ou documents.
• Recevoir les demandes dinformation et la correspondance obtenir les renseignements ncessaires ou la documentation pertinente y donner suite et en assurer le suivi. Traiter les questions qui relvent de ses attributions.
• Soccuper de lorganisation matrielle des runions prparer lordre du jour et la documentation pertinente. Assister aux runions rdiger le compte rendu et en faire la distribution.
• Mettre en place ou tenir jour un systme de classement de divers documents ou dossiers; classer les documents ou dossiers voir leur conservation ou leur destruction selon les encadrements en vigueur.
• Vrifier les quantits de fournitures de bureau de matriel ou dquipement. Prparer les demandes visant leur renouvellement et obtenir les approbations requises. Coordonner les actions relatives lamnagement des units administratives desservies.
• Communiquer avec les personnes concernes pour des raisons telles que lentretien des appareils ou quipements de bureau les rservations de salle ou dquipements dhbergement de moyens de transport et les inscriptions des cours congrs colloques.

Les tches mentionnes refltent les lments caractristiques de lemploi identifi et ne doivent pas tre considres comme une numration exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhrentes.

Votre profil

Exigences:

• Dtenir un diplme dtudes secondaires

Comptences et connaissances relies au poste:

• Avoir de la langue franaise une connaissance approprie cette fonction.
• tre capable de dactylographier des textes rapports et divers documents.
• Le candidat doit avoir une connaissance des logiciels Word Excel Outlook PowerPoint.

Comptences essentielles Hydro-Qubec

• Travaille en quipe
• Agit avec ouverture et bienveillance
• Agile et orient vers les rsultats
• Sengage dans lvolution

Particularits inhrentes

• Dtenir un permis de conduire de classe 5 valide.
• Prvoir plusieurs dplacements entre le QG Brossard et le Complexe Desjardins.
• Un dmnagement de QG est prvoir dans les prochains mois au nouveau Centre Hydro Varennes.
• Les comptences techniques lies au poste pourront tre values laide de test.