Scheduling Officer, Scheduling Office - Permanent Full-Time (1.0) / Agent, Agente de dotation, Bureau des horaires – poste permanente à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION DESCRIPTION

The purpose of this position is to work in collaboration with the Clinical Manager and the Patient Service Units to coordinate unit staffing and scheduling by ensuring that appropriate staffing levels are maintained; manage day-to-day staffing needs; submit hours of work for payroll purposes.

• Play a key role in the schedule production process as outlined in the schedule production guidelines.

• Process requests/changes to posted schedules.

• Validate daily staffing quotas and follow up accordingly based on established processes.

• Be responsible for the replacement of all unpredicted staffing needs and advance booking of identified needs.

• Coordinate education and/or hospital business needs.

• Act as a key resource to employees regarding staffing and scheduling processes.

• Prepare and submit regular statistical reports as required.

QUALIFICATIONS

• Police Record Check (PRC) (Essential)

• Community College(Essential)

• Demonstrated effective organizational interpersonal and communication skills(Essential)

• Ability to work autonomously with minimal supervision(Essential)

• Demonstrated computer knowledge and use of MS Office(Essential)

• Flexibility in work schedule (including weekends evenings and/or extended hours) (Essential)

• Ability to take steps to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required(Essential)

• Demonstrated ability to deal effectively with internal and external customers (Essential)

• Demonstrated ability to exercise critical thinking and sound judgment at all times (eg. Ability to work undertime pressure and heightened demands)(Essential)

• Experience with preparation of rotations for complex multidisciplinary patient service units(Essential)

• Comprehensive knowledge and use of UKG & Vocantas (Preferred)

• Knowledge of collective agreements (ONA Central and Local OPSEU OFHCW) and related hospital policy and procedures (Preferred)

• Bilingualism (English/French)(Preferred)

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

Le ou la titulaire de ce poste collabore avec les gestionnaires dopration et avec les units de services aux patients afin de coordonner la dotation et ltablissement des horaires des units en veillant maintenir de bons niveaux de dotation en administrant les besoins quotidiens en dotation et en remettant les heures de travail rmunrer.

• Jouer un rle crucial au processus de prparation des horaires tel que dcrit dans les lignes directrices sur la prparation des horaires.

• Apporter les changements demands aux horaires affichs.

• Valider les contingents quotidiens de dotation et y apporter un suivi conformment aux processus tablis.

• Se charger des remplacements pour combler les besoins imprvus en dotation et prvoir la dotation selon les besoins dtermins lavance.

• Coordonner les besoins en formation et les besoins des activits de lHpital.

• Assumer le rle cl de personne-ressource pour les employs en matire de dotation et dtablissement des horaires.

• Prparer et remettre rgulirement des rapports statistiques selon les besoins.

QUALIFICATIONS

• Un formulaire de vrification du casier judiciaire (VCJ)(Essentiel)

• Collge communautaire(Essentiel)

• Bon entregent et comptences manifestes de lorganisation et de la communication(Essentiel)

• Aptitude au travail autonome sous une supervision minimale(Essentiel)

• Connaissance pratique manifeste de linformatique et de MS Office(Essentiel)

• Souplesse de lhoraire de travail (ce qui comprend les fins de semaine les soires et/ou des heures supplmentaires)(Essentiel)

• Sens de linitiative pour respecter les dlais imposs en modifiant ses priorits(Essentiel)

• Aptitude manifeste traiter efficacement avec les clients de linterne et de lextrieur(Essentiel)

• Aptitude manifeste la pense critique et au bon jugement en tout temps (p. ex. capacit de travailler avec des dlais serrs et en milieu de stress) (Essentiel)

• Exprience de la prparation des rotations pour des units qui fournissent des services multidisciplinaires complexes aux patients(Prfrable)

• Connaissance pratique approfondie de UKG & Vocantas (Prfrable)

• Connaissance des conventions collectives (sections centrale et locales de lOIIO OPSEU ALREO) et des politiques et procdures connexes de lHpital (Prfrable)

• Bilinguisme (franais et anglais)(Prfrable)

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous nous sommes engags fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifis.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoques une entrevue.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.