Administrative Coordinator, Perioperative Services – Permanent Full-Time (1.0) / Coordonnatrice administrative, Coordonnateur administratif, Services périopératoires - poste permanent a temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Periop Administrative Coordinator provides administrative support services ensures confidentiality and efficient conduct of business through the office supporting for the Chief Department of Anesthesiology Fellow/Resident and Undergraduate Coordinators of the Department of Anesthesiology and members of the Department. This position provides support and a liaison function with the University of Ottawa and associated teaching hospitals on issues relating to the Department. This includes development of relationships continuous prioritization of work and handling of internal and external requests.

Main Responsibilities

• Overall administrative support/office functions for the Chief of Anesthesia (CoA) Fellow and Resident coordinators of the Department of Anesthesiology including drafting agendas and minutes maintaining an effective filing system coordination of meeting dates reporting on and managing trust accounts effectively dealing with business correspondence booking travel arrangements and meeting registrations.
• Maintains calendars composes letters and e-mails processes documents assists with presentations and reports for the Department Chief and members.
• Effectively responds to urgent situations if departmental Chief or delegate is not available
• Functions as a resource for Departmental members and external members in relation to information from the Department of Anesthesiology office.
• Ensures familiarity with University policies in order to meet documentation and licensing requirements
• Maintains manuals informational pamphlets and other Departmental information.
• Participates in other activities as required.
• Maintains and monitors a work plan for the CoA objectives aligned to the hospitals strategic directions.
• Understands and anticipates the priorities and needs of the CoA and provides support materials advice and resets priorities or schedules appropriately.
• Prepares reports presentations and other materials as required for CoA for various audiences included departmental team executive team and board committees.
• Coordinates special projects as required.
• Acts as a liaison maintains open lines of communication and positive relationships with internal and external key contacts.
• Schedules meetings tracks items for agendas monitors workplan prepares agendas and coordinates materials for distribution for various committees and special events as assigned.
• Attends meetings records discussions and prepare minutes following meetings.
• Arranges education conference registrations travel and other logistics. Prepares expense reports as required.
• Bring to the attention of the Medical Director/Manager any issues related to performance of support staff.
• Be aware of Collective Agreements between different Unions
• Support the Medical Director/Manager with human resources processes for new CHEO staff and medical staff including recruitment hiring orientation onboarding workstation/office setup hospital privilege application and renewal. Collaborating with the University when appropriate.
• Research retrieve summarize and/or analyse information and/or material as assigned on specified topics by surfing the web CHEONet reviewing literature journals and/or publications etc.
• Photocopy collate fax and distribute documents. Proofread documents for grammar and spelling.
• Reconcile accounts monthly and provide month-end activity reports as needed
• Prepare annual departmental annual report
• Prepare documentation for expense requests professional development travel claims including ensuring all relevant signatures are obtained
• Establish develop and maintain various internal office support systems such as electronic databases tracking systems filing systems monthly reports BF systems and confidential files.
• Supervise the ordering of office supplies as required
• May take the lead role in the planning of local national and/or international conferences/events by booking venue scheduling /maintain speakers ordering catering audio visual equipment registration etc.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (CRC) (Essential)
• College Diploma in Office Administration and/or University Degree. (Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements.) (Essential)
• Approximately three (3) years of relevant experience including experience in a more responsible administrative assistant role including office management functions and/or previous supervisory experience. (Essential)
• Comprehensively use software including word processing spreadsheet presentation electronic mail (Essential)
• Take accurate notes or minutes of meetings and transcribe to final product (Essential)
• Use a voicemail system photocopier fax machine and shredder (Essential)
• Take steps to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)
• Adapt to changes to meet organizational requirements. (Essential)
• Communicate effectively and concisely both orally and in writing. (Essential)
• Deal effectively with internal and external customers (Essential)
• Exercise sound judgement discretion and a high degree of confidentiality (Essential)
• Bilingualism (French / English) (Preferred)
• Knowledge of medical terminology (Preferred)

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

Le coordonnateur administratif des services pri-opratoires fournit des services de soutien administratif assure la confidentialit et lefficacit des activits par lentremise du bureau qui appuie le chef du service danesthsiologie les boursiers/rsidents et les coordonnateurs de premier cycle du service danesthsiologie et les membres du service. Le ou la titulaire du poste offre un soutien et assure la liaison avec lUniversit dOttawa et les hpitaux denseignement associs sur des questions relatives au service. Cela comprend ltablissement de relations la priorisation continue du travail et le traitement des demandes internes et externes.

DESCRIPTION DU TRAVAIL

• Soutien administratif et de bureau gnral pour le chef ainsi que pour les coordonnateurs des boursiers et des rsidents du Service danesthsiologie ce qui comprend rdiger des ordres du jour et des procsverbaux tenir un systme de classement efficace coordonner les dates de runions produire des rapports et grer les comptes de fiducie traiter efficacement la correspondance oprationnelle faire des rservations pour des dplacements et soccuper des inscriptions des runions.
• Tenir jour des calendriers rdiger des lettres et des courriels traiter des documents aider produire des prsentations et des rapports pour la chef et pour les membres du Service.
• Intervenir efficacement en situations durgence lorsque le chef du Service et son dlgu ne sont pas disponibles.
• Assumer le rle de personne-ressource pour les membres du Service et de lextrieur sur tout ce qui concerne le bureau du Service danesthsiologie.
• Veiller bien connatre les politiques de lUniversit afin de respecter les exigences ayant trait la documentation et aux agrments.
• Tenir jour les guides les dpliants dinformation et autres documents dinformation du Service.
• Participer dautres activits selon les besoins.
• Il ou elle tient jour un plan de travail et en assure le suivi pour les objectifs du chef du service danesthsie aligns sur les orientations stratgiques de lhpital.
• Comprendre et prvoir les priorits et les besoins du chef du service danesthsie et fournir le soutien le matriel les conseils et rinitialiser les priorits ou les horaires de faon approprie;
• Prparer des rapports des prsentations et dautres documents au besoin pour le chef du service danesthsie lintention de divers auditoires y compris lquipe du service lquipe de direction et les comits du conseil;
• Coordonner les projets spciaux au besoin;
• Agir titre dagent de liaison maintenir des voies de communication ouvertes et entretenir des relations positives avec les personnes-ressources cls internes et externes;
• Planifier les runions faire le suivi des points lordre du jour surveiller le plan de travail prparer les ordres du jour et coordonner la distribution des documents pour divers comits et vnements spciaux selon les besoins;
• Assister aux runions consigner les discussions et prparer le procs-verbal aprs les runions;
• Organiser la formation linscription aux confrences les dplacements et dautres aspects logistiques; Prparer des rapports de dpenses au besoin;
• Porter lattention du directeur/gestionnaire mdical tout problme li au rendement du personnel de soutien;
• Sinformer sur les conventions collectives entre les diffrents syndicats;
• Aider le directeur/gestionnaire mdical mettre en place des processus de ressources humaines pour le nouveau personnel du CHEO et le personnel mdical notamment le recrutement lembauche lorientation lintgration linstallation dun poste de travail ou dun bureau lapplication et le renouvellement des droits hospitaliers; Collaborer avec luniversit au besoin;
• Effectuer des recherches rsumer ou analyser de linformation ou du matriel la demande sur des sujets prcis en parcourant le Web la littrature des revues spcialises ou des publicationsetc.;
• Photocopier rassembler tlcopier et distribuer des documents; Corriger les erreurs de grammaire et dorthographe dans les documents;
• Rapprocher les comptes chaque mois et fournir des rapports dactivit de fin de mois au besoin;
• Prparer le rapport annuel du service;
• Prparer les documents pour les demandes de remboursement de dpenses ainsi que les demandes de remboursement de frais de dplacement pour le perfectionnement professionnel y compris sassurer que toutes les signatures pertinentes sont obtenues;
• tablir laborer et tenir jour divers systmes internes de soutien de bureau comme des bases de donnes lectroniques des systmes de suivi et de classement des rapports mensuels des systmes de rappel et des dossiers confidentiels;
• Superviser la commande de fournitures de bureau au besoin;
• Peut jouer un rle de premier plan dans la planification de confrences et dvnements locaux nationaux ou internationaux en rservant le lieu en planifiant et en tenant jour les confrenciers en commandant des services de traiteur du matriel audiovisuel en sinscrivant etc.

QUALIFICATIONS

• Vrification du casier judiciaire (VCJ) (Essentiel)
• Diplme en administration de bureau et/ou diplme universitaire. On envisagera daccepter un degr dexprience et de formation officielle allis des capacits et un rendement manifestes au lieu des tudes exiges ci-contre. (Essentiel)
• Exprience denviron trois (3) ans des postes dadministration en assumant toujours plus de responsabilits en accomplissant des fonctions de gestion et/ou exprience de la supervision du personnel (Essentiel)
• Capacit manifeste dutilisation de toutes les fonctions de logiciels de traitement de textes de calcul de prsentation dexposs et de courriel (Essentiel)
• Capacit de prendre des notes exactes afin de produire la version finale de procs-verbaux (Essentiel)
• Capacit dutiliser un systme de messagerie tlphonique une photocopieuse un tlcopieur et une dchiqueteuse (Essentiel)
• Capacit de prendre les mesures ncessaires pour accomplir ses tches en modifiant les priorits au besoin (Essentiel)
• Capacit de sadapter aux changements afin de satisfaire aux exigences organisationnelles (Essentiel)
• Capacit de communiquer de manire efficace et concise autant verbalement que par crit (Essentiel)
• Capacit de traiter efficacement avec les clients internes et de lextrieur (Essentiel)
• Capacit de faire preuve dun bon jugement de discrtion et dun niveau lev de confidentialit (Essentiel)
• Bilinguisme (franais/anglais) (Prfrable)
• Connaissance de la terminologie mdicale (Prfrable)

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.