Office Assistant / Receptionist

Voor ons gezellige en professionele team in Amsterdam zijn wij op zoek naar een energieke en representatieve Office Assistant / Receptionist. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten en daarmee het gezicht van ons kantoor. Je bent servicegericht communicatief vaardig en houdt van een afwisselende werkdag. 

Jouw taken: 

• Als secretarieel medewerker heb je een belangrijke rol binnen het bedrijf. Je bent het gezicht van de organisatie onderdeel van het support team en zorgt ervoor dat alles binnen de organisatie soepel verloopt. Hierbij zijn sociale en organisatorische skills essentieel. 
• Je ontvangt onze klanten en meldt ze aan bent verantwoordelijk voor o.a. ons telefoonverkeer post (vergader)ruimtes agendabeheer het boeken van reizen het bestellen van kantoorartikelen het verzorgen van printers en IT. Daarnaast is het visitekaartjes in ons systeem verwerken en het overzicht bewaren over de lease cars onderdeel van jouw takenpakket. Ook bij een (intern) evenement zorg jij dat alles soepel verloopt. 
• Je zorgt ervoor dat het kantoor er ten alle tijden netjes uit ziet en neemt onze Clean Desk Policy in acht. 
• Jij zal ook nauw samenwerken met onze Recruitment en HR afdeling en hen ondersteunen bij alle zaken die met onze nieuwe starters te maken hebben. Zoals het aanvragen van een laptop bij onze IT afdeling en het bestellen van een mobiele telefoon. Personen uit het buitenland helpen met inplannen van een afspraak bij de Gemeente voor een BSN Nummer. Het versturen van informatie e-mails. Bestellen van visitekaartjes en PPE. Jij zorgt dat alles klaar staat op de eerste werkdag en zal een rondleiding geven op kantoor en helpen met het opstarten. Door jou zal iedereen een vliegende start maken. 
• Je beheert agendas boekt vergaderingen en (externen) vergaderruimtes en ondersteunt de business unit met ad-hoc werkzaamheden zoals het opmaken van PowerPointpresentaties of het verwerken van gegevens in Excel. 
• Omdat je flexibel bent kun je af en toe ook met ad-hoc werkzaamheden te maken krijgen zoals het kopiren/printen inbinden vertalen formatteren en samenvoegen van documenten en presentaties. Je ondersteunt het Management Team en het Support Team waar nodig. Je werkt nauw samen met de Office Manager Executive Assistant Team Assistant. 

Qualifications :

• Relevante werkervaring (of een stage) bijvoorbeeld als telefonist receptionist en/of secretarieel medewerker. 
• Vloeiend in Nederlands n Engels zowel in woord als geschrift. 
• Een mbo4 of hbo afgeronde opleiding in secretarile/administratieve richting. 
• Ervaring in bovenstaande werkzaamheden. 
• Gedegen kennis van MS Office met name Excel Word en PowerPoint is noodzakelijk. 
• Als gezicht van de organisatie ben je behulpzaam en benaderbaar communicatief sterk heb je een hands-on mentaliteit en ben je stressbestendig. 
• Aangezien er ook een aantal administratieve en maandelijks terugkerende taken in jouw pakket vallen is het belangrijk dat je gestructureerd je eigen werk kan indelen. 
• Je woont in (de omgeving van) Amsterdam. 

Aanvullende informatie :

Onze mensen delen onze visie en missie. We bieden een geweldige plek om te werken waar elke persoon de mogelijkheid en de stem heeft om verandering te bewerkstelligen.

We willen dat onze mensen zowel in hun werk als in hun priveleven succesvol zijn. Om dit te ondersteunen bevorderen we een gezonde productieve en flexibele werkomgeving die de balans tussen werk en privleven respecteert. Ons internationale team biedt diversiteit en stimuleert ook activiteiten buiten het werk om.

Turner & Townsend is een werkgever die staat voor gelijke kansen. Wij vieren diversiteit en zetten ons in voor het creren van een inclusieve omgeving voor alle medewerkers en stimuleren actief sollicitaties uit alle sectoren van de gemeenschap.

Meer informatie over ons kan je vinden op  #LI-MM3

Join our social media conversations for more information about Turner & Townsend and our exciting future projects: 

Twitter

Instagram

LinkedIn

It is strictly against Turner & Townsend policy for candidates to pay any fee in relation to our recruitment process. No recruitment agency working with Turner & Townsend will ask candidates to pay a fee at any time. 

Any unsolicited resumes/CVs submitted through our website or to Turner & Townsend personal e-mail accounts are considered property of Turner & Townsend and are not subject to payment of agency fees. In order to be an authorised Recruitment Agency/Search Firm for Turner & Townsend there must be a formal written agreement in place and the agency must be invited by the Recruitment Team to submit candidates for review.