Clinical Assistant, Genetics Program - Temporary Full-Time (1.0) (until August 2026) / Adjoint clinique, Programme de génétique – Poste temporaire à temps plein (1.0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Clinical Assistant is responsible for a variety of activities all under the supervision of a clinical provider (Clinical Geneticist and/or Genetic Counsellor) and as per existing standard work which is designed to enhance clinic flow and efficiency.

MAIN RESPONSIBILITIES

(This is not an exhaustive list):

• Create new patient profiles in EPIC.

• Register patients in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance with registration standards.

• Schedule/re-schedule new and follow up patients from work queues according to priority and wait times.

• Prepare and complete pre-visit information including collection and organization of relevant medical records and lab reports drawing pedigrees data entry into relevant programs organizing test requisition forms and drafting visit notes.

• Assist during patient visit to scribe notes provide French translation if bilingual.

• Review available genetic testing options with awareness of test cost detection rate health insurance coverage considerations etc.

• Print lab specific requisitions/forms.

• Coordinate requisitions as required by the clinical provider ensuring all information is complete and accurate.

• Provide instructions directions and information to patients and families (e.g. about sample collection Clinic contact information expected turnaround times).

• Consent patients and families to research studies.

• Submit completed out of province (OOP) approval requests Ontario Breast Screening Program forms test requisitions and research enrollment forms for processing by the appropriate parties.

• Schedule indicated procedures (e.g. amniocentesis and chorionic villus sampling).

• Track tests OOP approval requests and procedures ordered and contact laboratories when results are overdue.

• Contact patients to provide reminders if testing has not been initiated by the patient.

• Communicate low risk/normal results.

• Draft any necessary follow-up documentation.

• Perform administrative work (file photocopy mail fax etc.).

• Conduct literature searches.

• Attend team meetings to provide updates regarding clinic workflows.

• Monitor Epic work queues associated with primary area of work to ensure quality and advise clinical team of wait times.

• Document telephone and email discussions with patients in Epic for clinical provider review and sign off.

• Respond to patient and laboratory inquiries in consultation with clinical provider.

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

• Work requires occasional periods of light physical activity and/or limited accurate coordination of fine or course movement. The speed of required manual tasks is such that average dexterity is required.

• Perform other related duties as required.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)

• Bachelors Degree in Science or a health-related field preferably in Genetics Biology or experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience required (Essential)

• Bilingualism (English/French) (Essential)

• Previous experience in a clinical setting (Preferred)

• Demonstrated knowledge of genetics principles and theory (Preferred)

• Demonstrated outstanding organizational skills time management attention to detail ability to manage competing priorities critical thinking (Preferred)

• Demonstrated excellent written and verbal communication skills (Preferred)

• Demonstrated ability to work independently and in a dynamic and fast-paced team environment (Preferred)

• Demonstrated computer and word processing skills (Preferred)

• Demonstrated Basic office and clerical skills (Preferred)

• Demonstrated accuracy and attention to detail (Preferred)

• Demonstrated flexible approach to work demands (Preferred)

• Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (Preferred)

• Demonstrated working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety. (Preferred)

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DU POSTE

Ladjoint clinique est responsable de diverses activits sous la supervision dun fournisseur clinique (gnticien clinique ou conseiller en gntique) et conformment aux normes existantes qui sont conues pour amliorer le droulement des activits et lefficacit de la clinique.

PRINCIPALES RESPONSABILITS

(Cette liste nest pas exhaustive):

• Crer de nouveaux profils de patients dans EPIC.

• Enregistrer les patients dans Cadence (Epic Hyperspace) conformment aux normes denregistrement.

• Planifier les visites des nouveaux patients et les suivis des files dattente en fonction des priorits et des temps dattente.

• Prparer et remplir linformation pralable la visite notamment la collecte et lorganisation des dossiers mdicaux pertinents et des rapports de laboratoire dessiner les donnes de rfrence entrer les donnes dans les programmes pertinents organiser les formulaires de demande dexamen et rdiger les notes de visite.

• Aider au cours de la visite du patient rdiger des notes et fournir une traduction en franais pour que linformation soit bilingue.

• Examiner les options de tests gntiques disponibles en tenant compte du cot des tests du taux de dtection des considrations relatives lassurance maladie etc.

• Imprimer les demandes et les formulaires propres au laboratoire.

• Coordonner les demandes selon les besoins du fournisseur clinique en sassurant que tous les renseignements sont complets et exacts.

• Fournir des instructions des directives et de linformation aux patients et aux familles (p. ex. au sujet du prlvement dchantillons des coordonnes de la clinique des dlais dexcution prvus).

• Obtenir le consentement des patients et des familles pour participer aux tudes de recherche.

• Soumettre les demandes dapprobation remplies lextrieur de la province les formulaires du Programme ontarien de dpistage du cancer du sein les demandes dexamen et les formulaires dinscription la recherche aux fins de traitement par les parties concernes.

• Planifier les procdures indiques (p. ex. amniocentse et chantillonnage des villosits choriales).

• Faire le suivi des essais des demandes dapprobation de traitements hors de la province et des procdures demandes et communiquer avec les laboratoires lorsque les rsultats sont en retard.

• Communiquer avec les patients pour leur faire des rappels si le patient na pas commenc les tests.

• Communiquer les rsultats normaux ou faible risque.

• Rdiger tout document de suivi ncessaire.

• Effectuer des tches administratives (classement photocopie courrier tlcopie etc.).

• Effectuer des recherches documentaires.

• Assister aux runions dquipe pour faire le point sur les flux de travail de la clinique.

• Surveiller les files dattente dans Epic associes au principal domaine de travail pour assurer la qualit et informer lquipe clinique des temps dattente.

• Documenter les discussions par tlphone et par courriel avec les patients dans Epic aux fins dexamen et dapprobation par le fournisseur clinique.

• Rpondre aux demandes des patients et des laboratoires en consultation avec le fournisseur clinique.

• Effectuer le travail conformment aux dispositions de la Loi sur la sant et la scurit au travail et des rglements connexes ainsi qu toutes les politiques et procdures ministrielles de CHEO en matire de sant et de scurit au travail.

• Le travail exige des priodes occasionnelles dactivit physique lgre et une coordination prcise limite des mouvements prcis. La vitesse des tches manuelles requiert une dextrit moyenne.

• Accomplir dautres tches connexes au besoin.

QUALIFICATIONS

• Vrification du casier judiciaire (Essentiel)

• Un baccalaurat en sciences ou dans un domaine li la sant de prfrence en gntique en biologie ou une exprience et une formation officielle combines un rendement et des capacits dmontrs peut remplacer lexprience ou les tudes exiges (Essentiel)

• Bilinguisme (anglais/franais) (Essentiel)

• Exprience pralable en milieu clinique (Souhaitable)

• Connaissance dmontre des principes et de la thorie de la gntique (Souhaitable)

• Comptences organisationnelles exceptionnelles dmontres gestion du temps souci du dtail capacit grer des priorits concurrentes esprit critique (Souhaitable)

• Excellentes comptences dmontres en communication orale et crite (Souhaitable)

• Capacit avre travailler de faon autonome et dans un environnement dquipe dynamique (Souhaitable)

• Comptences dmontres en informatique et en traitement de texte (Souhaitable)

• Comptences administratives et de bureau de base dmontres (Souhaitable)

• Prcision dmontre et souci du dtail (Souhaitable)

• Approche souple dmontre lgard des exigences du travail (Souhaitable)

• Esprit dinitiative dmontr et capacit dajuster les priorits (Souhaitable)

• Connaissance pratique dmontre des lois applicables en matire de sant et de scurit au travail; connaissance gnrale des politiques et procdures organisationnelles lies la sant et la scurit (Souhaitable)

* Veuillez noter que vous serez reprsent par lUnion internationale des journaliers dAmrique du Nord (UIJAN).

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous nous sommes engags fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifis.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoques une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.