Patient Service Clerk, Ambulatory Care – Permanent Casual / Commis des services aux patients, soins ambulatoires - poste occasionnel

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant.

Ottawa is built on unceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few standalone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to worldclass clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Patient Service Clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; maintains patient lists; verifies billing slips; maintains inventory and performs other clerical tasks.

MAIN RESPONSIBILITIES

Patient Registration:

• Create new patient profiles in EPIC

• Patient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to registration standards

Referral Management

• Input electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage

• Scan referrals into Epic with appropriate naming convention

Patient Scheduling

• Schedule new patients from workqueues according to priority and wait times.

• Schedule return patients from recall list and followup workqueues according to required followup date

• Schedule interpreters for families as required

• Schedule clinic orders and manage order workqueues

Clinic checkins

• Greet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures.

• Interpret MOH Eligibility and make updates in patient record accordingly

• Collect selfpay payment and complete Fee For Service form

• Collect fees as required

Clinic checkouts

• Complete checkouts and schedule follow up appointments or put patients on recall lists/ workqueues

Monitoring patient lists and workqueues

• Monitor all workqueues and recall lists associated within primary area of work to ensure quality and advise supervisor of outliers and changes to the waitlist

• In consultation with clinical staff implement visit cancellation and rebooking

Patient and family centered care

• Receive incoming telephone calls and respond to patient inquiries. Contact clinic physicians nurses and allied health team members as appropriate to manage inquiries.

• Communication with clinical team through Inbasket

• Telephone communication and telephone messaging within CHEO established policies/procedures

• Telephone previsit screening for infection control

• Utilize Epic to notify clinicians of patient arrival

• Appointment confirmation and followup from automated system

• Patient/family direction and public relation

• Direct patients/families to a designated location within the hospital

Supporting clinic operations

• Request patient files from medical records as appropriate.

• Ensure that progress notes and sheets are available and stamped with the right date where required.

• Pick up patient charts in medical records on a daily basis where required. Ensure that all charts are available and request missing ones.

• Maintain an inventory of stock.

• Maintain filing. Ensure orders with notes are filed. Locate old charts as appropriate.

• Maintenance and ordering of clinic supplies.

• Facilitation of clerical duties related to equipment repairs including filling of special form and taking the equipment to the appropriate location

• Retrieve labels for specimens.

Training and Orientation

• Orientation of volunteers

• Orientation of clerical staff to clinics and on Epic

Adherence to policies procedures and standards

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

• Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies

• Perform work in accordance to Epic training and documented standards

• Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes

• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)

• Secondary School Graduation Diploma (Essential)

• Bilingualism (English/French) (Essential)

• Approximately 6 months of related experience (Essential)

• Knowledge of computer software (Epic Sunrise Outlook) (Essential)

• Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)

• Experience in patient registration using Cadence (Epic) Preferred)

• Experience in creating editing scanning and scheduling referrals (Preferred)

• Experience in managing order workqueues (Preferred)

• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)

• Experience using inbasket communication in Epic (Preferred)

• Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)

• Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)

• Communicate effectively and concisely both orally and in writing (Essential)

• Deal effectively with internal and external customers (Essential)

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive prescreening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

Le ou la commis des services aux patients inscrit les patients et leur fixe des rendezvous. Il ou elle prpare les dossiers des patients met jour les listes de patients vrifie les fiches de facturation renouvelle les stocks et effectue dautres tches de bureau.

RESPONSABILITS PRINCIPALES

Inscription des patients:

• Crer de nouveaux profils de patients dans EPIC

• Inscription des patients dans Cadence (Hyperespace de EPIC) conformment aux normes dinscription

Gestion des demandes de services

• Saisir les demandes de services lectroniques dans Epic et mettre jour ces demandes de services selon le triage

• Numriser les demandes de services dans Epic selon la convention dattribution de nom approprie

Rendezvous des patients

• Attribuer des rendezvous aux nouveaux patients des files dattente selon la priorit et les temps dattente

• Attribuer des rendezvous aux patients qui reviennent partir de la liste de rappel et des files dattente pour des suivis selon la date de suivi requise

• Planifier les services dinterprtation pour les familles au besoin

• Planifier les commandes de la clinique et grer les files dattente des commandes

Inscription la clinique

• Accueillir les patients et leurs parents. Vrifier les informations dmographiques conformment aux procdures dinscription

• Interprter les conditions dadmissibilit du ministre de la Sant et mettre jour les dossiers des patients en consquence

• Collecter les autopaiements et remplir le formulaire relatif aux frais de service

• Recueillir les frais au besoin

Sorties de la clinique

• Complter les sorties et planifier les rendezvous de suivi ou mettre les patients sur des listes de rappel/des listes dattente

Surveiller les listes de patients et les files dattente

• Surveiller toutes les files dattente et les listes de rappel associes au domaine de travail principal afin de garantir la qualit et dinformer le superviseur des cas particuliers et des modifications apportes la liste dattente

• En consultation avec le personnel clinique mettre en uvre les annulations et changements de rendezvous

Soins centrs sur le patient et la famille

• Recevoir les appels tlphoniques entrants et rpondre aux demandes des patients. Communiquer avec les mdecins de la clinique les infirmires infirmiers et les membres de lquipe paramdicale selon le cas pour grer les demandes de renseignements

• Communiquer avec lquipe clinique par la boite darrive du courrier

• Communiquer par tlphone ou messagerie tlphonique dans le cadre des politiques/procdures tablies de CHEO

• Effectuer par tlphone un filtrage avant la visite pour le contrle des infections

• Utiliser Epic pour informer les cliniciens de larrive du patient

• Confirmer les rendezvous et effectuer un suivi partir dun systme automatis

• Diriger les patients/familles et grer les relations publiques

• Diriger les patients/familles vers des endroits prcis dans lhpital

Soutenir les oprations de la clinique

• Demander les dossiers des patients aux archives mdicales le cas chant

• Sassurer que les notes de progrs et les feuilles sont disponibles et sont estampilles de la bonne date le cas chant

• Prendre au quotidien les dossiers des patients aux archives mdicales si ncessaire. Sassurer que tous les dossiers sont disponibles et demander ceux qui manquent

• Maintenir un inventaire des stocks

• Maintenir des dossiers. Sassurer que les commandes et notes sont classes. Localiser les anciens dossiers le cas chant

• Maintenir et commander les fournitures de la clinique

• Faciliter lexcution des tches de bureau lies la rparation du matriel notamment remplir des formulaires spciaux ainsi que la livraison du matriel au lieu appropri

• Rcuprer les tiquettes pour les prlvements

Formation et orientation

• Orientation des bnvoles

• Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic

Respecter les politiques procdures et normes

• Accomplir le travail conformment la Loi sur la sant et la scurit au travail et son Rglement ainsi qu toutes les politiques et procdures de CHEO et de ses services en matire de sant et de scurit au travail

• Accomplir son travail conformment aux politiques sur la confidentialit des renseignements personnels de CHEO

• Effectuer les tches conformment la formation sur Epic et aux normes documentes

• Assister aux runions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les procsverbaux distribus

• Accomplir dautres tches la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Vrification du casier judiciaire (Essentiel)

• Diplme dtudes secondaires (Essentiel)

• Bilinguisme (franais et anglais) (Essentiel)

• Environ 6 mois dexprience dans un environnement connexe (Essentiel)

• Exprience de travail dans un milieu clinique qui utilise Epic Ambulatory (Prfrable)

• Comptences en informatique (Epic Sunrise Outlook) (Essentiel)

• Exprience de linscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Prfrable)

• Exprience de la cration la modification le scanning et ltablissement des horaires des patients rfrs (Prfrable)

• Exprience de la gestion des ordres de priorit de commandes (Prfrable)

• Exprience de la gestion des congs des patients y compris les suivis et la gestion des rappels (Prfrable)

• Exprience de lutilisation de la boite darrive du courrier dans Epic (Prfrable)

• Capacit dassurer lexcution rapide de tches en modifiant ses priorits comme exiges (Essentiel)

• Capacit de sadapter aux changements afin de satisfaire les besoins de lorganisme (Essentiel)

• Communiquer dune manire efficace et concise autant verbalement que par crit (Essentiel)

• Traiter efficacement avec les clients de linterne et de lextrieur. (Essentiel)

* Veuillez noter vous serez reprsent par le syndicat La Fdration Ontarienne Des Travailleurs De La Sant LIUNA Local 3000.

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous nous sommes engags fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifis.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

La validation du bilinguisme (franaisanglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contreindication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoques une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.