Managementassistent

De opdrachtomschrijving

detachering

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen t Goy Schalkwijk en Tull en t Waal. Behalve dat Houten mooi groen veilig en landelijk gelegen is kent de gemeente ook veel sociale culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar collegas inwoners ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie met 12 samenwerkende teams geeft veel ruimte voor eigen initiatief eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

Opdracht
Als managementassistent zet je jouw organisatietalent in en ben je de ondersteuner en het ankerpunt van de teammanager. Je verricht alle voorkomende secretarile werkzaamheden onder andere:

• Je beheert en bewaakt de agenda en maakt in en externe afspraken voor de teammanagers van de teams GAB en Financin & Inkoop;
• Je bent een belangrijke steun bij het verwerken van informatie op het gebied van bijvoorbeeld verzuim en verlof;
• Je treft voorbereidingen voor in of externe overleggen of bijeenkomsten en verzorgt in sommige gevallen de verslaglegging;
• Je verzorgt in en uitgaande (digitale en fysieke) post van de teams en cordineert de opvolging;
• Je werkt samen met de andere managementassistentes zodat jullie elkaar kunnen vervangen;
• Je houdt je bezig met verwerken van binkmeldingen (klachten inwoners) en de cordinatie hiervan;
• Je verwerkt weekstaten/urenregistratie van het team GAB;
• Je verricht voorkomende adhoc werkzaamheden zoals vragen van medewerkers.

Competenties

• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
• Je luistert goed communiceert snel en makkelijk met diverse doelgroepen en brengt je boodschap kort en bondig over;
• Je bent integer proactief flexibel stressbestendig en klantgericht;
• MS Office heeft weinig geheimen voor jou en je kunt met name goed overweg met Outlook en Teams.

De Eisen

• Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als managementassistent;
• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO 3 niveau.

De Wensen

• Aantoonbaar in de gelegenheid om de werkdagen fysiek op kantoor (gemeentewerf en gemeentehuis) aanwezig te zijn
• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO 3 niveau in administratieve of secretarile richting
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent bij een gemeente
• Aantoonbaar bereid om de werkdagen flexibel in te delen donderdag is een vereiste