Administrative Officer / Agent·e administratif·ve

Administrative Officer

FRENCH POSTING BELOW

Position type: 10month contract full time four days a week (32 hours)

Location: Ottawa (Hybrid at least two days a week in the office)

Salary Range: $52000$55000 annually

Come join our dynamic feminist team! Do you have a passion for administration and keeping things running smoothly Are you energized by working in a collaborative missiondriven environment where your organization skills and attention to detail truly matter The National Association of Women and the Law (NAWL) is seeking a proactive detailfocused Administrative Officer to join our vibrant team in Ottawa ON. This role is ideal for someone who takes pride in administrative work and is eager to contribute their skills to a feminist intersectional organization.

NAWL is a nonprofit organization dedicated to advancing substantive equality for all women in Canada through law reform particularly at the federal level. Our work addresses many areas of womens rights including violence against women reproductive justice climate justice and womens economic security.

POSITION SUMMARY

As our Administrative Officer youll play a crucial role in ensuring the smooth operation of NAWL. Your primary responsibilities will include general office duties member and donor communication and providing administrative and logistical support to the team and various projects. This role is ideal for someone who enjoys making sure everything run efficiently stays organized has a strong attention to details and takes pride in supporting the work of a vibrant team.

This is a fulltime position starting in June 2025 and ending on March 31^st 2026.

KEY RESPONSIBILITIES

RESPONSIBILITIES OF THE ADMINISTRATIVE OFFICER

General Administration

• Answer phone calls and monitor our general organization inbox.
• File and scan all incoming mail sending scans to team members promptly.
• Maintain office supplies and order as required.
• Provide administrative assistance to the executive team.
• Schedule meetings and take minutes.
• Serve as the first point of contact for basic tech issues managing passwords liaising with IT support and maintaining tech inventory.
• Support the onboarding of new employees volunteers and interns.
• Provide logistical support including booking travel accommodation event spaces arranging catering and setting up audio/visual equipment.
• Provide support to the team to schedule webinars through Zoom.
• Liaise with equipment and service providers.

Financial Administration

• Assist the Executive Director in managing the use of the NAWL credit card and petty cash.
• Track invoices and file them appropriately.
• Provide administrative support for NAWLs annual audit.
• Deposit and log cheques.
• Prepare or review expense claims and prepare GST & HST calculations.

Document management

• Improve and maintain the filing system for hard and electronic files; organize and archive records and documents and digitize hard copies.
• Review and format documents including simple graphic design copy editing and short translations as needed (if bilingual).
• Document key activities.

Governance Support

• Provide scheduling and logistical support for meetings of the Board of Directors and Board committees.
• Maintain current Board contact information and email distribution list.
• Attend Board Committee meetings and take minutes (including occasional meetings outside of regular office hours).

Donor Stewardship

• Support donor stewardship including ensuring all charitable receipts are completed in a timely manner.
• Maintain input and extract information into/from Donor Perfect.
• Maintain consistent donor/client information either as a new entry or by reviewing correcting deleting or reentering data in existing accounts.
• Regularly check for and resolve duplicate donor accounts.
• Provide reports and segment mailing lists as needed.
• Prepare thankyou letters and help assemble donor packages.

Other

• Serve as the first point of contact for basic tech issues managing passwords liaising with IT support and maintaining tech inventory.
• Perform adhoc tasks as needed to support the work of the NAWL team.

QUALIFICATIONS

Required

• 3 years of experience with regular administrative procedures and / or logistical roles.
• Wellorganized resourceful able to accurately prioritize tasks and adapt to changing circumstances.
• Ability to work collaboratively as a team member and ability to be selfmotivated and work independently when appropriate.
• Flexibility and adaptability to different working styles and processes.
• Strong writing skills with particular attention to detail.
• Required knowledge and experience with M365 apps (SharePoint Word Excel PowerPoint etc.) and Zoom.
• Willingness and desire to learn new programs and apps as needed.
• Relevant education and experience pertaining to the position.

Assets

• Fluent in both English and French (strongly preferred).
• Experience using any of the following tools: WordPress / Donor Perfect / Canva / Slack / Notion / Dext / QBO.
• Experience and knowledge of email distribution tools (Constant Contact).
• Experience working in advocacy the feminist sector or a nonprofit.

Work environment and work conditions

• As a feminist employer NAWL offers a 4day workweek Monday to Thursday.
• Indicate in your application if you are based in the Ottawa region and if you are able to work inperson at NAWLs Ottawa office at least two days per week. This is a requirement for this position.
• You may occasionally have to work outside of normal work hours (for example evening meetings or events weekend staff retreat).

Equal opportunity

NAWL values the unique skills and experiences each individual has to offer and we are committed to creating an inclusive and accessible organization. We are committed to providing barrierfree and accessible employment practices in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). If you require accommodation to participate fully in our recruitment processes please let us know when we contact you.

NAWL is an equal opportunity employer seeking to live its values in all we do. We are committed to taking proactive steps to provide and create opportunities for historically marginalized groups. We seek applicants who will strengthen our commitment to diversity equality and inclusion. We strongly encourage qualified candidates from Indigenous Black and other racialized persons 2SLGBTQI people individuals with disabilities and other members of marginalized communities to consider working with and for NAWL. We recognize that structural barriers shape experiences and job qualifications and therefore we seek to use employment equity to evaluate candidates who meet the required qualifications.

If you are comfortable doing so you are encouraged in your cover letter to identify as a member of an equitydeserving group.

Women and genderdiverse individuals often hesitate to apply when they do not meet 100% of the posted criteria. If you believe you would be a good match please apply indicating your strengths and opportunities for growth even if you dont have every skill we are looking for.

How to apply

Please include:

• a complete CV
• a cover letter of up to two pages explaining your most relevant experiences and how you meet the requirements for this position.

Applications will be received on a rolling basis and evaluated starting May 12^th 2025 and until the position is filled.

Candidates whose applications pass the screening process will be asked to do a onehour assignment to evaluate required skills. Additionally an interview and reference check will take place.

Agente administratifve

Type de poste : Contrat de 10 mois temps plein quatre jours par semaine (32 heures)

Lieu : Ottawa (Hybride au moins deux jours par semaine au bureau)

chelle salariale : 52 000 $ 55 000 $ par an

Rejoignez notre quipe ! Vous avez une passion pour ladministration et le bon fonctionnement des choses tesvous stimule par le fait de travailler dans un environnement collaboratif ax sur la mission o vos comptences en matire dorganisation et votre souci du dtail comptent vraiment

LAssociation nationale Femmes et Droit (ANFD) est la recherche dune agente administratifve pour se joindre son quipe Ottawa (Ontario). Ce poste est idal pour une personne fire de son travail administratif et dsireuse de mettre ses comptences au service dune organisation fministe et intersectionnelle.

LANFD est une organisation but non lucratif qui se consacre lavancement de lgalit relle pour toutes les femmes au Canada par le biais de la rforme du droit en particulier au niveau fdral. Notre travail porte sur de nombreux domaines des droits des femmes y compris la violence faite aux femmes la justice reproductive la justice climatique et la scurit conomique des femmes.

RSUM DU POSTE

En tant quagente administratifve vous jouerez un rle essentiel dans le bon fonctionnement de lANFD. Vos principales responsabilits comprendront les tches gnrales de bureau la communication avec les membres et les donateurices ainsi que le soutien administratif et logistique lquipe et aux divers projets. Ce poste est idal pour une personne qui aime sassurer que tout fonctionne efficacement qui est organise qui a le souci du dtail et qui est fire de soutenir le travail dune quipe dynamique.

Il sagit dun poste temps plein commenant en juin 2025 et se terminant le 31 mars 2026.

RESPONSABILITS PRINCIPALES

Administration gnrale

• Rpondre aux appels tlphoniques et surveiller la bote de rception de lorganisation gnrale. Classer et scanner tout le courrier entrant en envoyant rapidement les scans aux membres de lquipe.
• Grer les fournitures de bureau et les commander si ncessaire.
• Fournir une assistance administrative lquipe de direction.
• Planifier les runions et prendre des notes.
• Contribuer lintgration des employes bnvoles et stagiaires.
• Servir de premier point de contact pour les problmes techniques de base grer les mots de passe assurer la liaison avec lassistance informatique et maintenir linventaire technique.
• Offrir un soutien logistique notamment pour la rservation de dplacements dhbergements de lieux dvnements lorganisation de services de traiteur et linstallation dquipements audiovisuels.
• Appuyer lquipe dans la planification des webinaires via Zoom.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs dquipements et de services.

Administration financire

• Assister la directrice gnrale dans la gestion de lutilisation de la carte de crdit de lANFD et de la petite caisse.
• Assurer le suivi des factures et les classer de manire approprie.
• Apporter un soutien administratif laudit annuel de lANFD.
• Dposer et enregistrer les chques.
• Prparer ou rviser les notes de frais et prparer les calculs de la TPS et de la TVH.

Gestion des documents

• Amliorer et maintenir le systme de classement des dossiers papier et lectroniques ; organiser et archiver les dossiers et les documents et numriser les copies papier.
• Rviser et mettre en forme les documents y compris la conception graphique simple ldition et de courtes traductions si ncessaire (si bilingue).
• Documenter les principales activits.

Soutien la gouvernance

• Assurer la programmation et le soutien logistique des runions du conseil dadministration et de ses comits.
• Tenir jour les coordonnes des membres du conseil dadministration et la liste de distribution des courriels.
• Assister aux runions des comits du conseil dadministration et prendre des notes (y compris les runions occasionnelles en dehors des heures de bureau).

Gestion des donateurices

• Soutenir la gestion des donateurices notamment en veillant ce que tous les reus soient tablis dans les temps.
• Tenir jour saisir et extraire des informations dans Donor Perfect.
• Maintenir des informations cohrentes sur les donateursices.
• Vrifier rgulirement sil y a des doublons dans les comptes des donateurices et les rsoudre.
• Fournir des rapports et des listes de diffusion segmentes selon les besoins.
• Prparer des lettres de remerciement et aider assembler des paquets pourles donateurices.

Autres tches

• Effectuer des tches ad hoc selon les besoins pour soutenir le travail de lquipe de lANFD.

QUALIFICATIONS

Exigences

• 3 ans ou plus dexprience dans le domaine des procdures administratives et/ou des fonctions logistiques.
• Excellent sens de lorganisation capacit prioriser les tches et sadapter des circonstances changeantes.
• Capacit travailler en collaboration au sein dune quipe et travailler de manire indpendante le cas chant.
• Flexibilit et adaptabilit diffrents styles et processus de travail.
• Solides comptences rdactionnelles avec une attention particulire aux dtails.
• Connaissance et exprience requises des applications M365 (SharePoint Word Excel PowerPoint etc.) et de Zoom.
• Volont et dsir dapprendre de nouveaux programmes et applications en fonction des besoins.
• Formation et exprience pertinentes pour le poste.

Atouts

• Matrise de langlais et du franais (de prfrence).
• Exprience de lutilisation de lun des outils suivants : WordPress / Donor Perfect / Canva / Slack / Notion / Dext / QBO.
• Exprience et connaissance des outils de distribution de courriels (Constant Contact).
• Exprience de travail dans le domaine du secteur fministe ou dune organisation but non lucratif.

Environnement et conditions de travail

• En tant quemployeur fministe lANFD offre une semaine de travail de 4 jours du lundi au jeudi.
• Indiquez dans votre candidature si vous tes base dans la rgion dOttawa et si vous tes en mesure de travailler en personne au bureau dOttawa de lANFD au moins deux jours par semaine. Il sagit dune exigence pour ce poste.
• Il se peut que vous ayez travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail (par exemple runions ou vnements en soire retraite du personnel en fin de semaine).

Rmunration vacances et avantages sociaux

• Lchelle salariale pour ce poste est dedollars par an en fonction des qualifications et de lexprience.
• LANFD offre des conditions de travail comptitives incluant un rgime de vacances payes comptitives et une fermeture des bureaux la dernire semaine de lanne.
• Ensemble davantages sociaux concurrentiels.

galit des chances

LANFD apprcie les comptences et les expriences uniques que chaque personne a offrir et nous nous engageons crer une organisation inclusive et accessible. Nous nous engageons fournir des pratiques demploi accessibles et sans obstacles conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario (LAPHO). Si vous avez besoin de mesures dadaptation pour participer pleinement nos processus de recrutement veuillez nous en informer lorsque nous vous contacterons.

LANFD prne lgalit des chances et cherche mettre en pratique ses valeurs dans tout ce quelle fait. Nous nous engageons prendre des mesures proactives pour offrir et crer des opportunits pour les groupes historiquement marginaliss. Nous recherchons des candidates qui renforceront notre engagement en faveur de la diversit de lgalit et de linclusion. Nous encourageons vivement les candidates qualifies parmi les personnes autochtones les personnes racises les personnes 2ELGBTQIA les personnes handicapes et les autres membres des communauts marginalises envisager de travailler avec et pour lANFD. Nous reconnaissons que les barrires structurelles faonnent les expriences et les qualifications professionnelles et nous cherchons donc utiliser lquit en matire demploi pour valuer les candidates qui rpondent aux qualifications requises.

Si vous tes laise de le faire vous tes encourage dans votre lettre de prsentation vous identifier comme membre dun groupe en qute dquit.

Les femmes et les personnes marginalises hsitent souvent postuler lorsquelles ne rpondent pas 100 % des critres affichs. Si vous pensez que vous seriez une bonne candidate nous vous invitons postuler en indiquant vos forces et vos opportunits de croissance mme si vous navez pas toutes les comptences que nous recherchons.

Comment postuler

Veuillez inclure dans votre candidature:

• Un CV complet
• Une lettre de motivation dau plus deux pages expliquant vos expriences les plus pertinentes et comment vous rpondez aux exigences de ce poste.

Les candidatures seront values au fur et mesure partir du 12 mai 2025 et jusqu ce que le poste soit pourvu.

Les candidates dont les candidatures passent le processus de prslection seront invites faire un travail dvaluation qui peut prendre la forme dun travail crit. En outre une entrevue et une vrification des rfrences auront lieu.