Compensation Pay Range:
$26.43$32.46
Job Description:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
Ottawa is built on unceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few standalone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to worldclass clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.
DESCRIPTION
The Administrative Assistant will provide administrative support services and ensure confidentiality and efficient conduct of business through the office. Works with community providers (vendors agencies) and must be able to prioritize competing demands from a team of people.
PRINCIPAL DUTIES
- Type transcribe dictated correspondence and format electronically based reports and correspondence; prepare spreadsheets; prepare documents for review.
- Draft routine responses for signature; collate information and draft updates to annual reports and/or other documents; research and collect relevant documentation regarding complex responses.
- Prioritize incoming mail and documents and distributes appropriately. Prepares intake packages for families (consents/transition info ect.)
- Receive and screen incoming calls assess the urgency of the calls provide general information as required to the caller or refer the caller to the appropriate person.
- Supports the manager by sending out agendas for meetings take transcribe and distribute minutes for the team meetings and the Complex Care Family Advisory Committee
- Supports the team to book family focused team meetings/CSP including Video conferencing arranging or confirming attendance and preparing material
- Maintain awareness of activities and maintain liaison with a variety of work related contacts both at CHEO and externally.
- Maintain an uptodate calendar of upcoming events and priorities and coordinate meetings as required.
- Photocopy collate fax and distribute documents. Send packages to other centres in collaboration with Medical Records for referrals via FedEx Purolator etc.
- Proofread documents for grammar and spelling.
- Supports populating the data elements for Complex Care funder
- Maintain detailed bookkeeping records and enter data into the computer for revenue and expenses.
- Establish develop and maintain various internal office support systems such as electronic databases tracking systems filing systems monthly reports and confidential files.
- Collect and/or tabulate statistics and information from files and/or databases as required enter data into various data bases from a variety of sources.
- Assist with and/or conduct research and retrieve information and/or material as assigned on specified topics by surfing the web CHEOnet reviewing literature journals and/or publications etc.
- Participate in the planning of local conferences by booking venue scheduling speakers ordering catering audio visual equipment registration etc.
- May perform financial clerical functions such as billing maintaining petty cash reconciling accounts providing month end reports monitoring tracking and/or processing expenses related to travel claims invoices requisitions deposits receipts etc.
- May initiate HR staffing request forms as directed obtain required signatures and forward to Human Resources.
- May ensure office set up for new staff which includes computer and telephone keys etc. as requested.
- Assist with and/or complete funding or grant submissions for review and appropriate sign off as requested.
- Maintain files and order supplies as required.
- EPIC referral management actions Complex Care Team referrals
- Support lease and purchase of equipment for Clinic for Augmentative Communication (CAC) clients by obtaining vendor quotes and ordering equipment preparing documentation and arranging for collection of funds and liaising with the Assistive Devices Program (ADP) and Centralized Equipment Pool (CEP) as required
- Timekeeping for staff in UKG and/or Workday
- Perform other duties as assigned
QUALIFICATIONS
- Criminal Records Check (Essential)
- Diploma in Office Administration or other appropriate combinations of education and experience along with the demonstrated knowledge skills and abilities to perform the duties of the position may be considered in lieu of stated education and experience. (Essential)
- Approximately six (6) months of previous secretarial administrative experience. (Essential)
- Comprehensively use software including word processing spreadsheet presentation electronic mail. (Essential)
- Comprehensive knowledge and use of Staff Right & Cadence and EPIC (Preferred)
- Communicate effectively and concisely both orally and in writing. (Essential)
- Knowledge of medical terminology (Preferred)
- Previous experience with use of a data base (including data entry and generation of reports) (Preferred)
- Bilingualism (English and French) (Essential)
Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers Laborers International Union of North America (OFHCWLiUNA 300).
Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive prescreening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.
Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.
Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.
DESCRIPTION
Ladjoint(e) administratif(ve) fournira des services de soutien administratif et assurera la confidentialit et la conduite efficace des affaires par dans le cadre du bureau. Le ou la titulaire de ce poste travaille avec des prestataires de services communautaires (fournisseurs organismes) et doit tre capable de prioriser les demandes concurrentes dune quipe de partenaires.
TCHES PRINCIPALES
- Dactylographier et transcrire des lettres reues sous dicte et mettre en page lordinateur des rapports et des lettres; prparer des feuilles de calcul et des documents faire rviser.
- Rdiger lbauche de rponses faire signer runir de linformation et rdiger la version prliminaire de rapports annuels et dautres documents faire des recherches et runir de la documentation pertinente pour rpondre des questions complexes.
- Traiter la correspondance et les documents reus par ordre de priorit et les distribuer correctement.
- Rpondre aux appels et les filtrer en valuer lurgence fournir de linformation de base linterlocuteur ou laiguiller vers la personne qui pourra laider.
- Appuyer le gestionnaire en envoyant des ordres du jour pour les runions en prenant en transcrivant et en distribuant des procsverbaux pour les runions de lquipe et le Comit consultatif de la famille des soins complexes.
- Appuyer lquipe pour rserver des runions dquipe ou la planification coordonne de services y compris la vidoconfrence pour organiser ou confirmer la prsence et prparer du matriel.
- Se tenir au courant des activits et cooprer avec diffrentes personnesressources au CHEO et lextrieur.
- Tenir un calendrier des vnements venir et des priorits et coordonner les runions selon les besoins.
- Photocopier colliger tlcopier et distribuer des documents.
- Relire des documents pour en vrifier la grammaire et lorthographe.
- Appuyer la saisie des lments de donnes pour le bailleur de fonds des soins complexes.
- Effectuer une tenue de livres dtaille et saisir les donnes sur les revenus et les dpenses lordinateur.
- tablir dvelopper et entretenir diffrents systmes de soutien de bureau linterne comme les bases de donnes informatiques des systmes de suivi des systmes de classement des rapports mensuels et de dossiers confidentiels.
- Runir de linformation de dossiers et de bases de donnes et les mettre en tableaux; saisir des donnes de diffrentes sources dans diverses bases de donnes.
- Aider mener des recherches ou en mener et trouver de linformation et de la documentation sur divers sujets en naviguant dans Internet et dans le CHEOnet en examinant de la documentation des revues professionnelles et dautres publications.
- Participer la planification de confrences locales en rservant les locaux en tablissant le calendrier des confrenciers en commandant les services de traiteur et lquipement audiovisuel en inscrivant les participants etc.
- Effectuer parfois des tches dadministration financire comme la facturation la tenue de la petite caisse le rapprochement des comptes la prparation de rapports de fin de mois ainsi que la surveillance le suivi et le traitement du remboursement des dpenses de voyage des factures des rquisitions des dpts des reus etc.
- Prparer parfois des formulaires de demande de dotation selon les besoins obtenir les signatures requises et les envoyer aux Ressources humaines.
- Faire parfois prparer un bureau pour un nouvel employ ce qui comprend lordinateur le tlphone les cls etc. selon les besoins.
- Lorsque ncessaire aider remplir des demandes de subventions faire examiner et approuver.
- Tenir des dossiers et commander des fournitures selon les besoins.
- Grer les aiguillages EPIC excuter les aiguillages de lquipe de soins complexes.
- Soutenir la location et lachat dquipement pour les clients de la Clinique de communication augmentative (CAC) en obtenant des devis des fournisseurs et en commandant lquipement en prparant la documentation et en organisant la collecte des fonds et en assurant la liaison avec le programme dappareils dassistance (ADP) et la rserve centralise dquipement (CEP)
- Chronomtrage pour le personnel dans UKG et/ou Workday
- Accomplir dautres tches au besoin.
QUALITS REQUISES
- Vrification du casier judiciaire (Essentiel)
- Diplme en administration de bureau ou un agencement dexprience et dtudes accompagn de connaissances de comptences et daptitudes manifestes accomplir les fonctions du poste au lieu du niveau dtudes et de lexprience requis (Essentiel)
- Environ six (6) mois dexprience en secrtariat et en administration de bureau (Essentiel)
- Connaissance pratique globale de logiciels de traitement de texte de calcul de prsentation et de courriel (Essentiel)
- Connaissance pratique globale de Staff Right de Cadence et EPIC (Prfrable)
- Capacits de communication verbale et crite efficace et concise (Essentiel)
- Connaissance de la terminologie mdicale (Prfrable)
- Exprience de lutilisation de bases de donnes (saisie des donnes et prparation de rapports) (Prfrable)
- Bilinguisme (franais et anglais) (Essentiel)
* Veuillez noter que vous serez reprsent par le syndicat de la Fdration ontarienne des travailleurs de la sant LIUNA (FOTS LIUNA 3000
partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.
La validation du bilinguisme (franaisanglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.
Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.
CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contreindication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.
Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.