Coordonnateurtrice Public Coordinator Public

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Identification du poste

Titre :                                       Public

Groupe :                                Affaires Curatoriales

Service/Division :                      Programmes

Superviseur immdiat :           Conservateur Public

Statut :                              Contractuel 3 ans temps plein 35 heures/semaine)

Dure de laffichage:            22 avril au 11 mai 2025

Entre en poste:                  juin 2025

Sommaire du poste

Le ou la titulaire est responsable de la coordination de lensemble des programmes publics mis en uvre par lquipe Public ainsi que des tches administratives lies la gestion budgtaire de ces programmes. Il ou elle soutient leur dveloppement tant sur le site du CCA quen ligne en assurant une planification complte et un droulement logistique fluide depuis le concept initial et la phase de recherche jusqu la livraison la postproduction la collecte et lanalyse des commentaires. Le ou la titulaire veille galement la mise jour des calendriers et coordonne la communication interne lie aux programmes publics en collaborant troitement avec les autres divisions services et collaborateurs externes.

Principales responsabilits

Base 50 

• Faciliter la communication entre les diffrents services ou quipes et les collaborateurs externes en veillant ce que chacun soit inform des mises jour des politiques procdures des projets des chances et toutes autres informations importantes pour assurer la bonne marche des activits du service tout en respectant les normes en vigueur;
• Veiller ce que toutes les ressources ncessaires soient disponibles pour soutenir les activits des projets et vnements y compris les collaborateurs lquipement et le matriel;
• Coordonner les vnements physiques et virtuels initis par le service les runions et les autres activits de collaboration afin de sassurer que toutes les parties prenantes sont impliques et informes;
• Contrler lavancement des projets et les chanciers et identifier les problmes ou s potentiels. Proposer des solutions changements et amliorations aux parties prenantes afin dassurer latteinte des objectifs et daccrotre lefficacit et lefficience;
• Assurer le suivi des budgets et les devis du projet en assurer le suivi par la production des rapports de statut et les procsverbaux des runions et maintenir la documentation du projet.

Spcifique 50 

• Coordonner la logistique des vnements incluant notamment la conception de lamnagement des espaces llaboration des plans de scurit la gestion des besoins en quipement et en audiovisuel la planification des effectifs la restauration lobtention des permis requis ainsi que la rservation de lhbergement et des dplacements pour les invits;
• Mettre en uvre des flux de travail et faciliter les communications internes et externes pour les vnements initis par le service Public et transfrer les informations pour les communications des vnements sur le site Web les mdias sociaux et les sites externes;
• Contribuer au dveloppement la conception la livraison et larchivage des vnements physiques et virtuels initis par le service; Prparer des rapports de gestion de statistiques et darchives;
• Faire le suivi des cots des vnements publics afin de signaler les carts prvus selon le budget tabli au conservateur Public.

ENGLISH VERSION

Job identification

Title:                                        Coordinator Public

Group:                                    Curatorial Affairs

Service/Division :                      Programs

Immediate Supervisor:            Curator Public

Job Status:                          Contract 3 years fulltime 35 hours/week)

Posting Period:                    April 22 to May 11 2025

Job entry:                           June 2025

Position Summary

The incumbent is responsible for coordinating all public programs implemented by the Public team as well as for the administrative tasks related to the budget management of these programs. He or she supports their development on the CCA website and online by ensuring complete planning and a smooth logistical workflow from the initial concept and research phase to delivery postproduction collection and analysis of feedback. The incumbent also ensures that calendars are updated and coordinates internal communication related to public programs working closely with other divisions departments and external collaborators.

Key Responsibilities

Basic 50

• Facilitates communication between the different departments or teams and external collaborators by ensuring that everyone is informed of updates to policies procedures projects deadlines and any other important information to ensure the smooth running of the departments activities;
• Ensures that all necessary resources are available to support project and event activities including collaborators equipment and materials;
• Coordinates physical and virtual events initiated by the department meetings and other collaborative activities to ensure that all stakeholders are engaged and informed;
• Monitors project progress and timelines and identifies potential issues or delays. Proposes solutions changes and improvements to stakeholders to ensure the achievement of objectives and increases effectiveness and efficiency;
• Prepares project budgets and specifications follows up on them through the production of status reports and meeting minutes and maintains project documentation.

Specific 50

• Coordinates event logistics including space design security planning equipment and audiovisual needs management workforce planning catering permitting and booking accommodations and travel for guests;
• Implement workflows and facilitate internal and external communications for Public Serviceinitiated events and transfer information for event communications to the website social media and external sites;
• Contributes to the development design delivery and archiving of physical and virtual events initiated by the department ; Prepares management statistical and archival reports;
• Monitors the costs of public events to report variances to the Curator Public.

Qualifications :

• Niveau de scolarit : Baccalaurat en administration gestion de projet musologie communication art ou design
• Nombre dannes dexprience pertinente requises : 1 3 ans idalement dans la coordination et la gestion dvnements ou de projets culturels
• Une connaissance gnrale et modre propre son secteur dactivits professionnelles
• Excellentes comptences linguistiques en franais et en anglais
• tre disponible pour travailler le weekend et le soirlors dvnements publics
• Exprience de la supervision de llaboration et de la mise en uvre dactivits culturelles
• Solides comptences en matire dorganisation et de gestion du temps
• Bonnes connaissances informatiques
• Connaissance avance de la mthodologie de gestion de projet
• Un intrt marqu pour larchitecture et lenvironnement bti serait un atout 
• Capacit rviser des documents

ENGLISH

• Level of education: bachelors degree in administration project management museology communication art or design
• Number of years of relevant experience required: 1 to 3 years ideally in the coordination and management of cultural events or projects
• A general and moderate knowledge specific to his or her sector of professional activity
• Excellent language skills in French and English

• Be available to work on weekends and evenings at public events
• Experience in supervising developing and implementing cultural activities  
• Strong organizational and time management skills
• Good computer skills
• Advanced knowledge of project management methodology;
• A strong interest in architecture and the built environment would be an asset 
• Ability to edit documents

Informations complmentaires :

Vous profiterez des avantages suivants

• La conciliation travailvie personnelle avec possibilit de tltravail partiel
• Horaire 35h/semaine et politiques dheures flexibles
• 4 semaines de vacances ds la premire anne
• Quantit gnreuse de jours de cong de maladie de congs personnels et de jours de congs du CCA
• Assurances collectives programme daide aux employs et rgime de retraite disponibles
• Accs aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et la librairie

chelle salariale : partir de 46 000$ (selon lexprience).

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de prsentation) au plus tard le 11 mai 2025 lattention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien dArchitecture. Seuls les candidats retenus seront contacts.

Le CCA a une politique dquit en matire demploi et encourage la diversit. Le CCA invite toute personne possdant les comptences mentionnes dans laffichage de poste soumettre leur candidature. Lutilisation du genre masculin na pour but que dallger le texte et comprend tous les genres.

Pour connatre toutes les opportunits demploi au CCA visitez notre site web: 

You will enjoy the following benefits:

• Worklife balance with the possibility of partial telework
• 35 hours/week schedule and flexible hours policy
• 4 weeks of vacation after the first year
• Generous amount of sick days personal days and CCA days
• Group insurance employee assistance program and pension plan available
• Access to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstore

Salary range: from 46 000$ (based on experience).

Please submit your application (resume and cover letter) to the attention of the People and Culture division of the Canadian Centre for Architecture 1920 rue Baile Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is May 11 2025. Only successful applicants will be contacted.

The CCA has an employment equity policy and encourages diversity. The CCA invites applications from anyone with the qualifications listed in the job posting.

To find out about all the employment opportunities at the CCA visit our website: 

Remote Work :

No

Employment Type :

Fulltime