Agente de soutien aux confrences
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Job Description
Le poste
LE SERVICE DES CONFRENCES DE LA SCURIT ET DE LINFRASTRUCTURE (EXD/CSI)
Composante de la Direction excutive (EXD) de lOCDE le Service des confrences de la scurit et de linfrastructure (EXD/CSI) est charg de la facilitation des confrences qui runissent les dlgus des 38 pays Membres de lOrganisation et de ses Partenaires cls ainsi que dautres parties prenantes ; des services linguistiques (interprtation et traduction) ; de la scurit y compris face aux incendies du personnel de lOrganisation des dlgations et des visiteurs ; ainsi que de la gestion et de lexploitation des locaux de lOCDE Paris et dans les centres de lOrganisation situs en dehors du pays hte.
Au sein de la Division des Confrences et Services (CSI/CSD) lUnit de soutien aux confrences (CST) est la recherche dun(e) agent(e) motiv(e) de soutien aux confrences qui rejoindra une petite quipe dynamique et internationale charge dapporter un soutien aux organisateurs des manifestations et aux dlgations des confrences pendant leurs runions. Il/elle sera responsable de tous les aspects lis aux prparatifs des manifestations et fournira un appui aux manifestations organises sur place.
La personne retenue travaillera sous la supervision directe de la Responsable de lquipe de soutien aux confrences sous la direction du Responsable des oprations pour les confrences.
Responsabilits principales
- Soutien aux confrences pour les confrences et vnements organiss sur site distance ou sous forme hybride.
- Assurer la liaison avec les organisateurs des runions afin de dfinir les besoins et de prparer les salles de runion en consquence.
- Prparer les pancartes les tiquettes nominatives et la signaltique approprie (imprime ou sur cran) et effectuer toute autre tche de prparation des salles en tant que de besoin.
- Donner des indications aux organisateurs des runions sur le placement des dlgus et les rgles de protocole.
- Assurer une prsence au bureau daccueil du Centre de confrences. Fournir aux dlgations des informations et une assistance pendant les runions.
- Assurer une gestion efficace des ressources et du matriel de lquipe en particulier en amont de manifestations haut niveau.
- Assurer en temps voulu une communication fluide et fiable au sein de lquipe avec les autres quipes techniques ainsi quavec les organisateurs des manifestations et les dlgations. Servir dinterlocuteur sur site pour les quipes dappui technique.
- Contrler ltat gnral des salles de confrence et des halls et signaler tout problme ventuel aux services comptents.
- Reprer et signaler tout problme oprationnel et/ou incident ou comportement inhabituel.
- Veiller au respect des rgles de scurit incendie en cooprant avec les agents chargs de la scurit incendie lOCDE si ncessaire.
- Faciliter lvacuation des dlgations si ncessaire.
- titre occasionnel et conformment la planification hebdomadaire de la CST apporter un soutien de premier niveau lors des runions hybrides ou distance organises sur la plateforme Zoom (renommer les participants grer laccs la runion depuis la salle dattente abaisser les mains leves etc. donner des indications gnrales aux participants et aux organisateurs et faire remonter les problmes aux quipes techniques si ncessaire.
- Soutien oprationnel
- Rpondre aux demandes reues sur le compte de messagerie lectronique commun de la CST et contribuer la gestion du systme de classement et darchivage.
- Apporter son concours la formation des htes et des htesses en mission de soustraitance et superviser leur travail au bureau daccueil.
- Assurer le contrle et la gestion du matriel des confrences.
- Installer des drapeaux pour les vnements de haut niveau sur demande.
- laborer et compiler de la documentation sur les activits de confrences en tant que de besoin
- Excuter dautres tches connexes si ncessaire.
- Formation et perfectionnement
- Coordination de manifestations pour les dlgations auprs de lOCDE
Une fois que la personne retenue matrisera les principales responsabilits en matire de soutien aux confrences et fera montre dune solide connaissance des principes de lOCDE relatifs aux confrences et au protocole elle pourra sous la direction de la Responsable de lquipe de soutien aux confrences prendre en charge la coordination de manifestations de petite et moyenne envergure organises pour les dlgations auprs de lOCDE.
Il sagira notamment dassurer la liaison avec les organisateurs de grer les demandes dvnements de veiller ltablissement dun calendrier prcis et la bonne coordination des services et de traiter les questions logistiques via le systme de rservation des salles de confrence. La personne retenue sera galement charge denrichir les ressources de planification dvnements de rsoudre avec diplomatie les problmes dattribution des salles et de contribuer aux processus de facturation en collaboration avec les quipes concernes.
Qualifications :
Profil idal
Formation
- Bon niveau dinstruction secondaire.
Exprience professionnelle
- Exprience dans le domaine du soutien aux confrences dans un grand centre de confrences ou au sein dune organisation internationale ou dans le cadre de fonctions quivalentes de soutien aux clients ou de service daccueil dans un contexte international.
- Exprience de travail avec des dlgations de haut niveau du soutien aux confrences distance de la planification dquipe et de la gestion des quipements.
Outils
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office et aptitude se familiariser rapidement avec de nouveaux systmes.
- Bonne connaissance de Zoom et dautres applications professionnelles de vidoconfrence comme WebEx Skype for Business et Microsoft Teams.
- La connaissance des applications internes de lOCDE utilises pour grer les vnements et lutilisation des salles de confrence (EMS/CRMS) serait un atout.
Langues
- Matrise dune des deux langues officielles de lOCDE (le franais et langlais) et connaissance de lautre langue que la personne retenue sengage porter un bon niveau.
- La connaissance dautres langues serait un atout.
Comptences cls
- Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi :Vision et stratgie (niveau 1 ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 1 ; thique et intgrit (niveau 1 ; Collaboration et horizontalit (niveau 1 ; Obtention de rsultats (niveau 1 ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1.
- Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de matrise 1 3 associs chaque comptence veuillez vous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.
Informations supplmentaires :
Dure du contrat
- Dure dtermine de 24 mois avec possibilit de renouvellement jusqu un maximum de 36 mois
Informations complmentaires
Date de clture
- Il est prvu que la personne retenue entre en fonctions le 1er septembre 2025 ; les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 13 Mai 2025 23 h 59 (heure de Paris).
Environnement de travail
Cette mission dynamique est base principalement au Centre de confrences de lOCDE Paris (La Muette) et occasionnellement sur le site de Boulogne. Elle offre la possibilit de travailler au cur de lactivit confrentielle en apportant un soutien des runions et des confrences de haut niveau dans un environnement multiculturel.
Les horaires de travail pour ce poste sont: 8h0017h00 quatre jours par semaine et 11h0020h00 une journe par semaine en fonction de la planification de lquipe et du calendrier des vnements. Si une certaine flexibilit peut tre ncessaire titre occasionnel pour couvrir des vnements tt le matin le soir ou le weekend ces situations sont rares et correspondent des besoins pour les confrences.
En raison de la nature oprationnelle du mtier dAgent(e) de soutien aux confrences la prsence sur site est lorsque la personne retenue confirmera avoir une connaissance solide des procdures relatives aux confrences et des tches de coordination il/elle sera autorise tltravailler au maximum un jour par semaine sous rserve des besoins oprationnels et approbation hirarchique.
- Salaire mensuel de base partir de 3 809 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle exonrs dimpt sur le revenu en France.
- Cliquez ici pour consulter les Statut rglement et instructions applicables aux agents de lOrganisation. Veuillez noter que toute personne nomme agent(e) compter du 1er juillet 2025 sera engage conformment aux nouvelles modalits contractuelles de lOCDE.
- Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
- Cliquez ici pour consulter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien du personnel.
- Veuillez noter que la personne retenue pourra tre engage un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle.
Processus de slection
Les candidat(e)s retenu(e)s devraient tre invit(e)s passer un test crit et enregistrer un entretien vido en mai et des entretiens avec un panel qui aura lieu avant la saison estivale.
Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun de ses pays Membres indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.
LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.
Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
Employment Type
Full-time
