Training Coordinator Information Services Permanent Full-Time 10 Coordonnatrice ou Coordonnateur de Formation Services dinformation Poste permanente a temps

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on unceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few standalone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1 of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to worldclass clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Training Coordinator plays a key role in managing the training schedule and coordinating the training of a wide variety of staff. The job includes managing user access to the electronic health record (eHR) system as well as access to related end user support.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Coordinate with admins managers educators and HR to schedule training for new hires return to work and transfers within the organization. (method of request Vector email phone in person)
• Assign classes to trainers balancing between their workload special projects and vacation.
• Work with local college/university Program Coordinators to schedule their students for training prior to their CHEO placement.
• Connect regularly with internal (Educators Managers) and external stakeholders (Algonquin College La Cite Collgiale U of O) to review training needs as well as any special requests outside of the regular operational schedule. Additional classes may be added if necessary.
• Be an active member of the Epic Security Working Group (SWG) and participate in monthly meetings as needed.
• Collaborate with the IS help desk Training team BSAs and operational managers to ensure end users have the correct and timely Epic access. Advise and escalate process breakdowns and errors.
• Act as a link for external stakeholders seeking assistance with IS related queries (TOH Algonquin College La Cite Collgiale U of O City of Ottawa LHIN).
• Work with operational managers to provide interim solutions for system access during staffing shortages.
• Attend meetings to provide a general overview of the training process and authorizing access to clinical applications.

QUALIFICATIONS

• Post secondary oneyear diploma related to Office Administration or Technology (Essential).
• Two years experience in a role that includes schedule management and end user support (Essential).
• Three Five years experience in a role that includes schedule management end user support coordination of multiple stakeholder requirements and managing user access (Preferred).
• Experienced Office365 user (Essential).
• Understanding of and familiarity with the various roles within a health care setting (Essential).
• Ability to juggle multiple competing priorities while maintaining attention to detail (Essential).
• Strong problemsolving and criticalthinking abilities leveraging data for informed decisions and recognizing when escalation is required (Essential).
• Strong interpersonal skills fostering collaboration with internal and external stakeholders to achieve training team objectives (Essential).
• Excellent written and verbal communication skills emphasizing clear reasoning and issue resolution (Essential).
• Results oriented demonstrating urgency initiative and exceptional organizational skills (Essential).
• Experience and comfort supporting end users while maintaining confidentiality and professionalism (Essential).
• Ability to work both independently and collaboratively consistently delivering positive results (Essential).
• Criminal Record Check (Level 1 (Essential)
• Bilingualism (French/English)(Preferred)

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive prescreening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

POSITION SUMMARY

La coordonnatrice ou le coordonnateur de formation joue un rle cl dans la gestion du calendrier de formation et la coordination de la formation dun vaste ventail de personnel. Le travail consiste grer laccs des utilisateurs au systme de dossiers de sant lectroniques ainsi que laccs au soutien aux utilisateurs finaux.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Assurer la coordination avec le personnel administratif les gestionnaires les ducatrices et ducateurs et les RH pour planifier la formation des nouveaux membres du personnel le retour au travail et les mutations au sein de lorganisme (les mthodes dacheminement des demandes sont Vector le courrier lectronique le tlphone et les rencontres en personne).
• Attribuer des classes aux quipes de formation en tenant compte de leur charge de travail des projets spciaux et de leurs congs.
• Collaborer avec les coordonnatrices et coordonnateurs de programmes collgiaux et universitaires locaux pour planifier la formation des tudiantes et tudiants avant leur stage au CHEO.
• Communiquer rgulirement avec les parties prenantes internes (personnel ducatif gestionnaires) et externes (Collge Algonquin La Cit collgiale Universit dOttawa) pour examiner les besoins de formation ainsi que toute demande spciale en dehors du calendrier oprationnel habituel. Dautres classes peuvent tre ajoutes au besoin.
• tre un membre actif du groupe de travail sur la scurit de Epic et participer aux runions mensuelles au besoin.
• Collaborer avec le centre daide des services dinformation lquipe de formation les analystes des systmes de gestion et les gestionnaires oprationnels pour sassurer que les utilisateurs finaux peuvent accder convenablement et rapidement la plateforme Epic. Signaler les dfaillances et les erreurs de processus et les transmettre aux chelons suprieurs.
• Servir de personneressource auprs des parties prenantes externes qui demandent de laide relevant des services dinformation (Hpital dOttawa Collge Algonquin La Cit collgiale Universit dOttawa Ville dOttawa Rseau local dintgration des services de sant).
• Collaborer avec les gestionnaires oprationnels pour fournir des solutions provisoires daccs au systme en cas de manque de personnel.
• Assister des runions pour donner un aperu gnral du processus de formation et autoriser laccs aux applications cliniques.

QUALIFICATIONS

• Diplme dtudes postsecondaires dun an en administration de bureau ou en technologie (essentiel).
• Deux ans dexprience de travail un poste comprenant la gestion dhoraires et le soutien aux utilisateurs finaux (essentiel).
• De trois cinq ans dexprience de travail un poste consistant grer des horaires soutenir des utilisateurs finaux coordonner les exigences de plusieurs parties prenantes et grer laccs des utilisateurs (souhaitable).
• tre une utilisatrice ou un utilisateur expriment dOffice365 (essentiel).
• Comprhension et connaissance des divers rles dans un milieu mdical (essentiel).
• Capacit de composer avec plusieurs priorits concurrentes tout en restant attentif du dtail (essentiel).
• Solides capacits de rsolution de problmes et de pense critique afin de tirer parti de donnes pour prendre des dcisions claires et pour reconnatre les situations ncessitant un recours hirarchique (essentiel).
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et capacit favoriser la collaboration avec des parties prenantes internes et externes de manire atteindre les objectifs de lquipe de formation (essentiel).
• Excellentes aptitudes en communication orale et crite en mettant laccent sur un raisonnement clair et la rsolution de problmes.
• Approche axe sur les rsultats capacit de faire preuve dun sentiment durgence esprit dinitiative et sens exceptionnel de lorganisation avec un grand souci du dtail (essentiel).
• Exprience et aisance en matire de soutien aux utilisateurs finaux tout en prservant la confidentialit et en faisant preuve de professionnalisme (essentiel).
• Capacit de travailler de manire autonome et en collaboration et dobtenir des rsultats positifs constants (essentiel).
• Vrification du casier judiciaire de niveau1 (essentiel)
• Bilinguisme (franais et anglais) (souhaitable)

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franaisanglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contreindication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.