Bestuurssecretaresse

De opdrachtomschrijving

detachering

Soest is een moderne open en betrokken gemeente met een rijke historie
De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zon 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen en is rijk aan bossen heide en weilanden.

We vormen samen met 275 professionals onze organisatie
Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collegas bestuur de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Opdracht
Samen met de drie andere collegas verzorg je de secretarile en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Op dit moment zoeken wij tijdelijke ondersteuning voor onze wethouders.

Wat ga je doen

• Beheren van complexe agendas met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen;
• Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agendas;
• Inschatten van urgentie en belangen en kennis van de portefeuille van de bestuurder;
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst;
• Signaleren vooruit plannen en meedenken over lopende zaken;
• Organiseren van vergaderingen verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang;
• Regelen van vervoer etentjes en attenties en informeren van betrokkenen;
• Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega.

Je bent doortastend assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.

Competenties
Accuraat;
Representatief;
Stressbestendig;
Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CVeisen
Maximaal 5 paginas opgesteld in het Nederlands minimaal 2 referenties.

Werkdagen

• Maandag : kantoor of hybride
• Dinsdag : kantoor
• Donderdag : kantoor of hybride
• Vrijdag : kantoor.

De Eisen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W;
• Aantoonbare afgeronde opleiding mbo niveau 4 in secretarile richting.

De Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie;
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs (benoem dit duidelijk in het cv);
• Aantoonbare werkervaring met Office 365;
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint;
• Beschikbaar per 1 mei 2025 voor minimaal 32 uur per week;