Executive Assistant to the Executive Director Pan-Canadian AI Strategy Project Coordinator
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Job Description
Executive Assistant to the Executive Director PanCanadian AI Strategy & Project Coordinator
La version franaise suit.
This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building. Staff are required to be in the office three days a week ensuring a balance of inperson collaboration and flexibility.
About CIFAR:
The Canadian Institute for Advanced Research (CIFAR) is a globally influential research organization proudly based in Canada. We mobilize the worlds most brilliant people across disciplines and at all career stages to advance transformative knowledge and solve humanitys biggest problems together.
For more information please visitour website.
Purpose of the Position:
The Executive Assistant to the Executive Director PanCanadian AI Strategy and Project Coordinator provides highlevel administrative support project management and reporting coordination to ensure the efficient and effective operation of the AI Team. This role involves working closely with the Executive Director and the AI team to manage AI projects support ongoing initiatives and enhance communication within the team and across CIFAR. Additionally the position includes key administrative responsibilities such as coordinating progress reports for funders and AI Institutes and maintaining CIFARs CRM system Salesforce. The ability to handle multiple priorities with changing levels of urgency is essential for success in this role.
Responsibilities:
- Manage the Executive Directors calendar and coordinate meetings with various stakeholders; prioritizing conflicting needs and handling matters proactively to ensure deadlines are met.
- Prepare meeting materials including briefing notes information packages and presentations.
- Arrange travel accommodation visa applications and other logistics for the Executive Director as well as process expense claims and receipts for Finance.
- Work with the Government Relations team to ensure all reporting obligations to external funders are met accurately and in a timely manner.
- Track deadlines and requirements for regular reports gather and analyze data and draft reports for review by the Executive Director and other leaders.
- Ensure all reports from AI Institutes are received on time complete accurate and in compliance with funding agreements.
- Provide administrative support to the PCAIS team including coordinating meetings updating mailing lists and preparing materials where required.
- Support AI team projects by tracking progress and ensuring completion of action items from meetings.
- Maintain uptodate and complete information within the department through platforms such as Salesforce Google Drive and other relevant tools to support the departments operations.
- Coordinate departmental invitation lists for CIFAR events and ensure guest information is accurate in the CRM database.
Qualifications:
Education/Experience required:
- College diploma or an acceptable combination of education and experience preferably in business administration marketing or communications.
- 35 years of relevant work experience.
- Experience working in an office setting with compliance and accountability requirements for government funding.
Core Professional/Technical Knowledge & Skills required for the position:
- Advanced computer skills in word excel online survey tools and database software including Salesforce
- Strong skills in Google suite (GMail Calendar Slides Sheets and Drive)
- Strong analytical skills to extract and present information in effective and meaningful ways
- Excellent organization and time management skills.
- Demonstrate professional behaviour and integrity to develop and maintain credibility and trust
- Application of strong judgement in handling difficult / competing situations with tact and diplomacy
- Demonstrate initiative and ability to perform independently under general guidance and direction
- Project management training and experience
- Experience in a research or academic setting is an asset
- Excellent business writing skills
- Experience with CRM databases including Salesforce considered an asset
Apply:
Qualified applicants are invited to apply by April 27 2025. We appreciate your interest in this opportunity however only those selected for an interview will be contacted via email.
CIFAR is committed to equity diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership staff and volunteers strive to create an equitable diverse and inclusive workplace and in turn an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome regardless of age education sexual orientation gender expression and identity parental status/responsibility immigration status Indigenous status religion disability language race place of origin ethnicity culture socioeconomic status and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases including but not limited to women Indigenous persons members of visible minority/racialized communities 2SLGBTQ persons members of marginalized gender identity communities and persons with disabilities. Applicants may confidentially selfidentify at the time of application.
ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act 2005 and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation please email and include the term Accessibility in the Subject Line or call. Please provide your name preferred contact method and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.
CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting please visit .
CIFAR is supported by the governments of Canada Alberta British Columbia Ontario and Quebec as well as international partner organizations individuals foundations and corporations.
Adjointe ou adjoint la direction gnrale Stratgie pancanadienne en matire dIA et responsable de la coordination des projets
English version above
Le personnel doit tre prsent au bureau trois jours par semaine garantissant un quilibre entre collaboration en personne et flexibilit.
propos du CIFAR:
LInstitut canadien de recherches avances (CIFAR) est un organisme de recherche dinfluence mondiale firement tabli au Canada. Nous mobilisons les personnes les plus brillantes du monde dans toutes les disciplines et tous les stades de leur carrire pour faire progresser les connaissances transformatrices et rsoudre ensemble les plus grands problmes de lhumanit.
Pour de plus amples renseignements veuillez visiter notre site Web.
Raison dtre de ce poste:
La ou le titulaire du poste prodigue des services gnraux de soutien administratif en plus dassurer la gestion des projets et de coordonner la prparation des rapports afin de veiller au bon fonctionnement de lquipe dintelligence artificielle (IA). Ce poste implique de travailler en troite collaboration avec la directrice gnrale et lquipe dIA afin de grer les projets connexes de soutenir les initiatives en cours et damliorer la qualit des communications au sein de lquipe et avec les autres membres du CIFAR. Ce poste prvoit galement dimportantes responsabilits administratives telles que la coordination des rapports dtape destins aux organismes de financement et aux instituts dIA ainsi que la tenue jour de Salesforce le systme de gestion de la relation client utilis par le CIFAR. La capacit grer plusieurs priorits assorties dchances varies est essentielle pour russir dans ce rle.
Responsabilits:
- Grer le calendrier de la directrice gnrale et coordonner les runions avec les diffrentes parties prenantes en tablissant un ordre de priorit en cas de conflits dhoraire et en agissant en amont pour garantir le respect des chanciers;
- Prparer les documents de runion notamment les notes de synthse les dossiers dinformation et les prsentations;
- Organiser les dplacements lhbergement les demandes de visa et les autres aspects logistiques pour la directrice gnrale et traiter les notes de frais et les pices justificatives destines au Service des finances;
- Collaborer avec lquipe Relations gouvernementales pour veiller ce que toutes nos obligations de dclaration auprs des organismes de financement externes soient respectes adquatement et temps;
- Suivre les chances et les exigences de dclaration priodique runir et analyser les donnes et rdiger des bauches de rapports soumettre lexamen de la directrice gnrale et dautres responsables;
- Veiller ce que tous les rapports des instituts dIA soient reus temps et quils soient complets exacts et conformes aux exigences des accords de financement;
- Apporter un soutien administratif lquipe de la Stratgie pancanadienne en matire dIA notamment en coordonnant les runions en mettant jour les listes de diffusion et en prparant les documents requis sil y a lieu;
- Soutenir les projets de lquipe IA en suivant lavancement des travaux et en veillant au rglement des questions souleves lors des runions;
- Tenir jour des donnes internes exactes et compltes au moyen de plateformes telles que Salesforce Google Drive et autres outils propres faciliter les activits internes;
- Coordonner les listes dinvitation aux vnements du CIFAR pour le service et veiller ce que les coordonnes des personnes participantes soient exactes et jour dans la base de donnes du systme de gestion de la relation client.
Qualits:
Formation et exprience requises :
- Diplme dtudes collgiales ou combinaison acceptable dtudes et dexprience de prfrence dans le domaine de la gestion des affaires du marketing ou des communications
- De trois cinqannes dexprience professionnelle pertinente
- Exprience de travail dans un bureau soumis des exigences de conformit et de reddition de comptes en lien avec des fonds publics
Connaissances et comptences professionnelles ou techniques de base :
- Matrise de Word dExcel doutils de sondage en ligne et de logiciels de base de donnes tels que Salesforce.
- Excellente connaissance de la suite Google (Gmail Calendar Slides Sheets et Drive)
- Solides comptences analytiques permettant dextraire et de prsenter des donnes de manire efficace et pertinente
- Trs bon sens de lorganisation et excellente capacit grer son temps
- Conduite professionnelle et intgrit dignes de confiance et de crdibilit
- Bon jugement permettant de grer des situations complexes ou des activits concurrentes avec tact et diplomatie
- Sens de linitiative et capacit travailler de faon autonome partir de consignes gnrales
- Formation et exprience en gestion de projets
- Exprience dans le domaine de la recherche ou dans un milieu universitaire (un atout)
- Excellente matrise de la correspondance daffaires
- Exprience dutilisation de logiciels de gestion de la relation client tels que Salesforce (un atout)
Postulez:
Les personnes qualifies sont invites soumettre leur candidature dici le 27 avril 2025. Nous vous remercions de votre intrt pour ce poste et communiquerons par courriel uniquement avec les personnes slectionnes pour une entrevue.
Le CIFAR accorde une grande importance lquit la diversit et linclusion. Nous reconnaissons quil est essentiel de runir des personnes dorigines de perspectives et dexpriences diverses si nous voulons faire progresser lexcellence et accrotre les retombes de notre organisation. Les membres de la direction le personnel et nos bnvoles sefforcent de crer un milieu de travail quitable diversifi et inclusif; en retour ce milieu donnera notre communaut mondiale de recherche le soutien qui lui permettra de se pencher avec succs sur les questions les plus importantes auxquelles la science et lhumanit sont confrontes. Pour mener bien notre mission il est essentiel que chaque personne se sente valorise et accueillie peu importe son ge son niveau de scolarit son orientation sexuelle son expression et son identit de genre son statut ou sa responsabilit parentale son statut dimmigrant ou dAutochtone sa religion son handicap sa langue sa race son lieu dorigine son ethnicit sa culture son statut socioconomique ou toute autre caractristique. Nous encourageons vivement les membres de la socit qui sont confronts des obstacles et des prjugs systmiques prsenter leur candidature y compris mais sans sy limiter les femmes les membres des Premires Nations les membres de minorits visibles ou racises les personnes LGBTQ2S les membres de communauts didentit de genre marginalise et les personnes handicapes. Les candidates et candidats peuvent sidentifier de manire confidentielle au moment de la prsentation de leur candidature.
ACCESSIBILIT POUR LES CANDIDATES ET CANDIDATS PRSENTANT DES HANDICAPS Le CIFAR sengage offrir un accommodement raisonnable aux personnes prsentant des handicaps pendant les processus dembauche et de slection conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario 2005 et au Code des droits de la personne de lOntario. Pour faire une demande de mesure raisonnable dadaptation veuillez crire ladresse et mettre en objet Accessibilit ou appelez au. Veuillez fournir votre nom le moyen de communication que vous prfrez ainsi quune description dtaille de la nature des mesures dadaptation dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez mentionner tout matriel ou processus susceptible dtre utilis pour garantir votre galit daccs lemploi.
Le CIFAR communique frquemment dans les deux langues officielles et dsire embaucher des employs qui matrisent la langue franaise et la langue anglaise autant que possible. La connaissance dautres langues est galement considre comme un atout.
Le CIFAR reoit le gnreux soutien des gouvernements du Canada du Qubec de lAlberta de la ColombieBritannique et de lOntario de partenaires canadiens et trangers ainsi que de donateurs individuels de fondations et dentreprises.
Required Experience:
Senior IC
Employment Type
Full-Time
