Executive Assistant mwd

Executive Assistant (m/w/d)

Unser Kunde eine fhrende Agentur im internationalen Musik und Eventbereich die weltweit Groevents und kreative Projekte realisiert bietet einem breiten Publikum einzigartige innovative Erlebnisse. Das Unternehmen ist global aktiv und wchst weiterhin erfolgreich. Um die Geschftsfhrung bestmglich zu untersttzen und die zahlreichen Projekte effizient voranzubringen sucht unser Kunde einen engagierten

Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit

am Standort BerlinFriedrichshain.

Aufgaben:

• Proaktive Untersttzung der Geschftsfhrung in allen administrativen und organisatorischen Belangen sowie enge Zusammenarbeit mit der Geschftsfhrerin
• Eigenverantwortliche Planung und Koordination der Agenda der Geschftsfhrung inklusive Termin und Reisemanagement sowie Abstimmung von Meetings
• Untersttzung im Zeitmanagement der Geschftsfhrung u.a. durch das Setzen von Prioritten und das Einhalten von Fristen
• Entwurf und Bearbeitung von interner und externer Korrespondenz im Namen der Geschftsfhrung sowie Verwaltung wichtiger Dokumente
• Vorbereitung von Prsentationen Berichten und anderen Entscheidungsgrundlagen
• Aktive Untersttzung beider Organisation und Verwaltung von Projekten inklusive berwachung des Fortschritts und Nachverfolgung ausstehender Aufgaben
• Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern inklusive der Koordination und Weiterleitung von Anfragen an relevante Teams
• Untersttzung der Geschftsfhrung als erster Ansprechpartner bei der Lsung operativer Probleme und eigenstndige Bearbeitung kleinerer Projekte
• Reiseplanung und Koordination von Spesenabrechnungen sowie Verwaltung von administrativen Aufgaben um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewhrleisten

Profil:

• Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant Personal Assistant oder in einer hnlichen Position idealerweise in einem dynamischenUmfeld
• Exzellente organisatorische Fhigkeiten und die Fhigkeit auch in stressigenSituationen den berblickzubehalten
• Starke kommunikative Fhigkeiten in Deutsch und Englisch weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Hohes Ma an Professionalitt Integritt Diskretion und Eigenverantwortung
• Versiert im Umgang mit gngigen digitalen Tools und OfficeAnwendungen
• Proaktive strukturierte Arbeitsweise mit der Fhigkeit Prioritten zu setzen und Aufgaben eigenstndig zu managen
• Teamorientierte und untersttzende Persnlichkeit mit einem Auge frs Detail und der Fhigkeit sich schnell in neue Prozesse einzuarbeiten
• Reisebereitschaft und die Bereitschaft flexibel auch auerhalb regulrer Arbeitszeiten ttig zu sein

Benefits:

• Sie werden Teil eines dynamischen und innovativen Teams in der Kreativwirtschaft im Herzen von Berlin und bekommen Zugang zu exklusiven Events
• Sie haben die Mglichkeit hybrid also teilweise im Office und teilweise remote zu arbeiten
• Sie arbeiten im internationalen Umfeld und bekommen die Mglichkeit spannende Menschen und Ort kennenzulernen.
• Es erwartet Sie ein attraktives Vergtungspaket entsprechend Ihrer Qualifikation
• Untersttzung Ihrer Mobilitt im ffentlichen Nahverkehr oder mit dem Rad
• Spannende Perspektiven fr Ihre berufliche Weiterentwicklung

Wenn Sie Lust haben auf TeamSpirit in einem internationalen und diversen Umfeld und Ihre Fhigkeiten im spannenden Kontext eines kreativen Unternehmens einbringen wollen dann ist das die passende Gelegenheit fr Sie!

Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil eines einzigartigen Projekts das den Zeitgeist der Musikbranche widerspiegelt:

Ihre Ansprechpartnerin:

Sarah Mond Associate Partner Finance

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

ENGLISH VERSION

Executive Assistant (m/f/d)

Our client a leading agency in the international music and event sector which realizes major events and creative projects worldwide offers unique innovative experiences to a wide audience. The company operates globally and continues to grow successfully. In order to support the management in the best possible way and to efficiently advance the numerous projects our client is looking for a dedicated

Executive Assistant (m/f/d) fulltime

at the BerlinFriedrichshain location.

Tasks:

• Proactive support of the MD in all administrative and organizational matters as well as close cooperation with the managing director
• Independent planning and coordination of the MDs agenda including appointment and travel management as well as coordination of meetings
• Supporting the MDs time management e.g. by setting priorities and meeting deadlines
• Drafting and processing internal and external correspondence on behalf of the MD and managing important documents
• Preparing presentations reports and other decisionmaking documents
• Actively assist in the organization and management of projects including monitoring progress and following up on outstanding tasks
• Communication interface to internal and external contacts including coordination and forwarding of requests to relevant teams
• Supporting the management as the first point of contact for solving operational problems and handling smaller projects independently
• Travel planning and coordination of expense reports as well as management of administrative tasks to ensure a smooth workflow

Profile:

• Graduate degree or comparable training
• At least 3 years of professional experience as an Executive Assistant Personal Assistant or in a similar position ideally in a dynamic environment
• Excellent organizational skills and the ability to stay on top of things even in stressful situations
• Strong communication skills in German and English other foreign languages an advantage
• High level of professionalism integrity discretion and personal responsibility
• Proficient in the use of common digital tools and Office applications
• Proactive structured way of working with the ability to prioritize and manage tasks independently
• Teamoriented and supportive personality with an eye for detail and the ability to quickly familiarize yourself with new processes
• Willingness to travel and to work flexibly outside regular working hours

Benefits:

• You will be part of a dynamic and innovative team in the creative industry in the heart of Berlin and get access to exclusive events
• You have the opportunity to work hybrid i.e. partly in the office and partly remotely
• You will work in an international environment and have the opportunity to get to know exciting people and places.
• You can expect an attractive remuneration package in line with your qualifications
• Support for your mobility on public transport or by bike
• Exciting prospects for your professional development

If you are looking for team spirit in an international and diverse environment and want to contribute your skills in the exciting environment of a creative company then this is the right opportunity for you!

Apply now and become part of a unique project that reflects the zeitgeist of the music industry:

Your contact person:

Sarah Mond Associate Partner Finance

We look forward to receiving your application!