Documentalist-cluster on-wegen

De opdrachtomschrijving

detachering

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Het uitvoeren van werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document en informatiemanagement (DIM) t.b.v. de projecten welke vallen onder het cluster ONwegen van PPO regio Oost Nederland van Rijkswaterstaat. Het cluster bestaat uit ca. 90 personen en wordt aangestuurd door het programmateam. Onder het ONwegen cluster vallen 8 lopende contracten en 4 aflopende contracten welke gearchiveerd moeten worden. Daarnaast zijn er ook werkzaamheden op clusterniveau ter ondersteuning van het programmateam.

Het werk is onder te verdelen in de volgende aspecten:
Inventariseren en inrichten van het projectarchief;

Het inrichten onderhouden en overdragen van het projectarchief van ieder individueel contract en het cluster. Input hiervoor zijn de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat
Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document en informatiemanagement voor het cluster ONweggen

Uitvoering:
1. Het verwerken van post en emailverwerking met als doel: o de projecten te laten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog); o de juiste informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste personen
2. Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de manager projectbeheersing
3. Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem
4. Het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening waarderen en selecteren toepassen van metadata)
5. Het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert waardoor de informatiehuishouding continue verbetert
6. Het faciliteren en controleren van documentaire informatieuitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase
7. Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het documentbeheer
8. Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
9. Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
10. Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
11. Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
12. Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
13. Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
14. Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IVB)
15. Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB

Evaluatie;
Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en met het verloop van de uitvoering van documentbeheer en archiefvorming.

Verbetering;
Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM zodat het documentbeheer leidt tot een goed geordend archief dat de bedrijfsvoering ondersteunt en voldoet aan het RWSbeleid
Het opstellen van een clusterplan en/of indien nodig van een verbeterplan aangaande document en informatiemanagement. Het doel van het plan is het planmatig effectief en duurzaam aanpakken van DIM en tekortkomingen of problemen in het documentbeheer en de archiefvorming voorkomen zodat een goed geordend archief bereikt wordt
Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses die gedaan worden of gesprekken die de documentalist heeft. Dit kan gaan over het vervullen van de juiste behoefte van de collegas maar ook hoe we de collegas aangehaakt houden

Resultaat opdracht:
Een projectarchief dat actueel betrouwbaar en compleet is en welke conform de eisen van RWS wordt onderhouden
Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening waarderen en selecteren toepassen van metadata)
Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix werkinstructies handleidingen ordeningsstructuur); Binnen het cluster wordt gebruik gemaakt van de volgende programmas / systemen t.b.v. DIM
MS Office
SharePoint (Binnen RWS genaamd Connect)

Leiding en toezicht:
Ja.

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening waarderen en selecteren toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix werkinstructies handleidingen ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht
Ja.

Meest essentile competenties:
Klantgerichtheid
Handson mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
Analyseren
Samenwerken
Plannen en organiseren
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden waaronder:
Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Proactieve instelling
Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en van situaties en past dit toe op je werk)
Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collegas op als je ze nodig hebt)

Bij voortijdige beindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor en achternaam en vul bij woonplaats de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
Bijzonderheden AVG: Gn foto. Gn persoonsgegevens zoals telefoonnummer geboortedatum nationaliteit of LinkedIn. Gn leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
Mailadres wel in de motivatie vermelden deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat kunnen wij de aanbieding niet accepteren!.

De Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar kennis van en werkervaring met de verschillende aspecten van document en informatie management
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een hbo werk en denkniveau
• Kandidaat heeft ruime kennis van SharePoint en MS Office
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

De Wensen

• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo AVG Aw BIHR Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWWprojecten