Front Office Manager

Position: Front Office Manager

Department: Front Office
Reports to: Director of Rooms

Front Office Manager

We are currently seeking a Front Office Manager to join the Shangri-La Kyoto team.
In this role you will oversee the entire Front Office operations providing direction leadership and supervision to all Front Office colleagues. You will ensure smooth and efficient daily operations while maintaining the highest standards of guest service and operational excellence.
You will be responsible for ensuring that all matters related to guest recognition loyalty programs and guest preferences are properly managed and consistently delivered. This includes maintaining and organizing the Guest History database to ensure accurate and personalized service.
A key focus of this role is to ensure that all guests receive the highest level of service and customer delight across all front-facing areas. You will proactively accommodate guest requests exceed expectations and ensure a seamless and memorable guest experience at all times.
You will also support the hotel in achieving its departmental goals and KPIs driving performance and service excellence within the Front Office team. Additionally you will ensure that all colleagues are fully aware of and adhere to current policies and procedures in all business-related activities including compliance with safety and environmental standards where applicable.

Key Responsibilities

• Oversee Front Office operations and provide leadership to the team
• Ensure guest recognition programs and loyalty initiatives are consistently executed
• Maintain accurate Guest History profiles and perform quality control checks
• Deliver exceptional service and drive customer delight at all touchpoints
• Manage guest requests feedback and service recovery in a timely manner
• Uphold and monitor service standards across all Front Office functions
• Support team training coaching and performance development
• Drive guest engagement promotions awareness and interdepartmental communication
• Ensure compliance with hotel policies procedures and safety standards
• Manage administrative duties including reporting scheduling budgeting and process improvements

Requirements

• Fluent in both English and Japanese with strong verbal and written communication skills
• Degree or diploma in Business Hospitality Tourism or a related field
• Minimum 2 years of experience as an Assistant Front Office Manager in an international luxury hotel
• Strong customer-focused mindset with a passion for delivering exceptional guest experiences
• Proven leadership and team-building capabilities
• Highly motivated enthusiastic and proactive approach to work
• Flexible and adaptable in a dynamic hotel environment
• Goal-oriented with a strong drive to achieve results
• Positive attitude with a high level of professionalism and commitment
• Ability to take initiative and work independently when required
• Good computer literacy including familiarity with hotel PMS or related systems
• Willingness and ability to work flexible hours as required by operations
• Additional language skills (Desirable)
• Experience as a Front Office Manager or in a similar leadership role (Desirable)
• Strong interpersonal skills with confidence and professional maturity (Desirable)
• Sense of humor and an approachable personality (Desirable)
• Additional training or academic exposure in Business Management (Desirable)

Front Office Manager

本ポジションではフロントオフィス全体の運営を統括しチームメンバーに対して適切な指導リーダーシップマネジメントを提供していただきます日々のオペレーションが円滑かつ効率的に行われるよう管理しながら最高水準のゲストサービスとオペレーショナルエクセレンスの維持を担っていただきます
またゲスト認識ロイヤルティプログラムゲストの嗜好に関する取り組みが適切に運用され常に一貫性をもって提供されるよう責任を持っていただきますゲスト履歴データベースの管理整備を通じ正確でパーソナライズされたサービスの提供を推進していただきます
本ポジションではすべてのフロント関連エリアにおいてゲストに最高レベルのサービスと感動体験カスタマーディライトを提供することが重要なミッションですゲストのご要望に先回りして応え期待を上回る体験を創出し常にシームレスで記憶に残るご滞在を実現していただきます
さらに部門目標およびKPIの達成に向けてチームを牽引しパフォーマンス向上とサービス品質の強化に貢献していただきますまたすべての従業員が最新のポリシーおよび手順を理解遵守し安全および環境基準を含む各種コンプライアンス要件に適合して業務を遂行できるよう管理していただきます

主な業務内容

• フロントオフィス全体の運営管理およびチームの統括
• ゲスト認識プログラムおよびロイヤルティ施策の確実な実行
• ゲスト履歴データの正確な管理および品質チェックの実施
• あらゆる接点において卓越したサービスを提供し顧客満足度の向上を推進
• ゲストからのリクエストフィードバック苦情対応およびサービスリカバリーの実施
• フロントオフィスにおけるサービス基準の維持および改善
• チームメンバーの育成指導パフォーマンス向上のサポート
• ゲストエンゲージメントの強化プロモーションの認知向上および他部門との連携
• ホテルのポリシー手順安全基準の遵守および管理
• レポーティングシフト管理予算管理業務改善などの管理業務

応募資格

• 英語および日本語での優れたコミュニケーション能力口頭文書
• ビジネスホスピタリティ観光分野または関連分野の学位またはディプロマ
• インターナショナルラグジュアリーホテルにおけるアシスタントフロントオフィスマネージャーとしての実務経験2年以上
• 顧客志向が高く卓越したゲスト体験の提供に情熱を持てる方
• 高いリーダーシップおよびチームビルディングスキル
• 主体性があり意欲的かつ前向きに業務に取り組める方
• 柔軟性があり変化の多い環境にも適応できる方
• 目標達成意欲が高く結果志向で行動できる方
• 前向きでプロフェッショナルな姿勢と高いコミットメントをお持ちの方
• 自発的に考え行動できる方
• 基本的なPCスキルおよびホテルPMS等の知識経験
• オペレーションに応じた柔軟な勤務が可能な方
• その他の言語スキルをお持ちの方歓迎
• フロントオフィスマネージャーまたは同等のポジションでの経験歓迎
• 優れた対人スキル自己信頼感および成熟したビジネスマインドをお持ちの方歓迎
• 親しみやすい人柄と柔軟なコミュニケーション力歓迎
• ビジネスマネジメント分野での追加研修または教育経験歓迎