Facilities Assistant

POSITION GOALS

• Deliver services to operate and maintain properties in an organized and efficient manner within the FM scope relating to this roles responsibilities

• Manage and respond to requests received via telephone Corrigo ticket system email or in person

• Issue Purchase Orders (PO) as required

• Develop sound working relationships with key client representatives and suppliers/service providers at the site

• Keep the local client informed of FM activities planned for the site their progress and the results of completed work

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Operate according to the Scope of Work defined in SOW service documentation

• Review and conduct spot-checks to ensure suppliers/service providers meet their contractual obligations

• Ensure the site is well-maintained and properly furnished/stocked to operate at maximum efficiency

• Conduct detailed floor inspections routinely and report findings in a timely manner

• Maintain and address the Work Order system (Corrigo) efficiently and promptly for rectification of any defective items/services (in coordination with Reception and backup FM)

• Ensure Preventive Planned Maintenance (PPM)/Statutory work and related equipment are properly scheduled maintained and reported

• Understand and follow Merck and JLL EH&S (Environmental Health & Safety) standards and report any abnormal findings (Good catches/Near misses)

• Support Reception desk operations and assist with operational needse.g. arrange backup coverage for vacation or sick leave

• Serve as a key team member in emergency response situations

• Ensure mail services are properly managed and delivered and plan for backup coverage during vacation or sick leave

• Perform daily site tours to ensure all is in orderverify coffee machines are refilled consumables are stocked in restrooms cleaning standards are maintained etc.

• Support ad-hoc FM needs including serving as the point of contact for PPM and corrective maintenance works

KEY COMPETENCIES

• Strong interpersonal skills to manage diverse service providers and client representatives

• Ability to structure and manage own workload independently

• Excellent written and oral communication skills in Italian and English

• Proven ability to manage multiple operational matters on a daily basis

• Strong problem-solving capabilities

• Proficiency in Microsoft Office applications

OBIETTIVI DELLA POSIZIONE

• Erogare servizi per gestire e mantenere gli immobili in modo organizzato ed efficiente nellambito delle responsabilità FM relative a questo ruolo

• Gestire e rispondere alle richieste ricevute tramite telefono sistema di ticketing Corrigo email o di persona

• Emettere Ordini di Acquisto (PO) secondo necessità

• Sviluppare solide relazioni di lavoro con i principali rappresentanti del cliente e i fornitori/prestatori di servizi del sito

• Mantenere il cliente locale informato sulle attività FM pianificate per il sito sul loro avanzamento e sui risultati del lavoro completato

COMPITI E RESPONSABILITÀ

• Operare secondo lambito di lavoro definito nella documentazione del servizio SOW

• Effettuare revisioni e controlli a campione per garantire che i fornitori/prestatori di servizi rispettino i loro obblighi contrattuali

• Garantire che il sito sia ben mantenuto e correttamente arredato/rifornito per operare alla massima efficienza

• Condurre ispezioni dettagliate dei piani in modo regolare e riportare i risultati in modo tempestivo

• Mantenere e gestire il sistema di Work Order (Corrigo) in modo efficiente e tempestivo per la risoluzione di eventuali articoli/servizi difettosi (in coordinamento con la Reception e il backup FM)

• Garantire che i lavori di Manutenzione Preventiva Programmata (PPM)/Obbligatori e le relative attrezzature siano correttamente programmati mantenuti e documentati

• Comprendere e seguire gli standard EH&S (Ambiente Salute e Sicurezza) di Merck e JLL e segnalare eventuali anomalie (Good catches/Near misses)

• Supportare le operazioni della Reception e assistere con le esigenze operativead esempio organizzare la copertura sostitutiva per ferie o malattia

• Fungere da membro chiave del team nelle situazioni di emergenza

• Garantire che i servizi di posta siano gestiti e consegnati correttamente e pianificare la copertura sostitutiva durante ferie o malattia

• Effettuare tour giornalieri del sito per assicurarsi che tutto sia in ordineverificare che le macchine del caffè siano rifornite che i materiali di consumo siano disponibili nei bagni che gli standard di pulizia siano mantenuti ecc.

• Supportare le esigenze FM ad-hoc incluso fungere da punto di contatto per i lavori di manutenzione PPM e correttiva

COMPETENZE CHIAVE

• Forti capacità interpersonali per gestire fornitori di servizi diversificati e rappresentanti del cliente

• Capacità di strutturare e gestire autonomamente il proprio carico di lavoro

• Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale in italiano e inglese

• Comprovata capacità di gestire quotidianamente molteplici questioni operative

• Forti capacità di problem-solving

• Competenza nelluso delle applicazioni Microsoft Office