Facilities Manager Assistant (mwd)

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best most talented peopleand empowering them tothrive grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether youve got deep experience in commercial real estate skilled trades or technology or youre looking to apply your relevant experience to a new industry join our team as we help shape a brighter way forward.

Assistent Facilities Manager (m/w/d)

Für mehrere Gebäude suchen wir einen Assistenten Facilities Manager der unsere FM-Dienstleistungen koordiniert und dafür sorgt dass die vereinbarten Service- und Wartungsstandards nicht nur eingehalten sondern übertroffen werden.

Das erwartet dich:

• Du baust effektive Kommunikationswege zu den Nutzern in den Gebäuden auf und sorgst dafür dass unser Service die Erwartungen übertrifft
• Du managst die Rezeption (falls im Scope): Telefonzentrale Post- und Kurierdienste Besucherempfang und Organisation der Besprechungsräume
• Du gehst regelmäßig durchs Gebäude (wöchentliche und monatliche Inspektionen) und erkennst Probleme bevor sie entstehen
• Du stellst sicher dass alle Mitarbeiter und Dienstleister professionell arbeiten und die Betriebsabläufe nicht stören
• Du koordinierst Dienstleister und Vermieter und gibst Feedback an den Regional Manager weiter
• Du führst monatliche Meetings mit Dienstleistern und Vermieter dabei checkst du Leistung Budget und allgemeine Themen
• Du erstellst und verwaltest Facility-Budgets behältst die Ausgaben im Blick und erstellst Prognosen
• Du analysierst Leistungs- und Finanzkennzahlen und packst Probleme direkt an
• Du setzt unser JLL Quality Management System um und treibst Verbesserungen voran
• Du hältst alle Dokumentationen nach JLL QMS-Standard aktuell
• Du achtest darauf dass alle JLL-Umwelt- Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie gesetzliche Vorgaben eingehalten werden
• Du überprüfst Business-Continuity-Pläne und stellst sicher dass der Service auch im Krisenfall läuft
• Du erstellst monatliche und quartalsweise Reports
• Du kümmerst dich um Bestellungen von Anfang bis Ende und pflegst die Dokumentation
• Du unterstützt beim Erstellen von Standard Operating Procedures

Das bringst du mit:

• Organisationstalent und echte Kundenorientierung
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word Excel Outlook PowerPoint)
• Du arbeitest selbstständig und denkst mit
• Du kommunizierst klar und kannst dich durchsetzen
• Idealerweise Erfahrung mit Facility-Management-Systemen
• Kenntnisse im Arbeitsschutz und den relevanten Vorschriften

Das bieten wir:

Eine verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum in der du Standards setzt und Prozesse aktiv verbesserst.

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