Administration Specialist (mfd)
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Job Summary
Während sich die Welt auf eine nachhaltigere und klimafreundlichere Zukunft zubewegt wird die Nachfrage nach Rohstoffen Mineralien und Metallen in den kommenden drei Jahrzehnten erheblich steigen. Europa steht dabei vor der Herausforderung eine stabile und sichere Versorgung mit diesen essenziellen Ressourcen zu gewährleisten. Genau hier setzt EIT RawMaterials an.
EIT RawMaterials steht an der Spitze von Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor. Als Innovationsgemeinschaft des Europäischen Innovations- und Technologieinstituts (EIT) arbeiten wir mit mehr als 300 Partnern aus Industrie Wissenschaft und Forschung zusammen. Gemeinsam schaffen wir langfristige Partnerschaften und entwickeln innovative Lösungen um Europas steigenden Bedarf an Rohstoffen nachhaltig zu decken.
Zur Verstärkung unseres Headquarters in Berlin suchen wir eine engagierte und organisierte Persönlichkeit als Administration Specialist (m/w/d).
In dieser Rolle übernehmen Sie die Koordination vielfältiger administrativer organisatorischer und operativer Aufgaben und tragen maßgeblich dazu bei einen reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen sowie eine positive Arbeits- und Besuchererfahrung zu schaffen.
Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen externen Dienstleistern sowie der Führungsebene zusammen und sorgen für effiziente administrative Prozesse und einen professionellen Support im Tagesgeschäft.
Verantwortung für die täglichen administrativen Abläufe am Hauptsitz
Sicherstellung eines gepflegten gut organisierten und funktionsfähigen Büroumfelds
Koordination von Büromaterialien Ausstattung und externen Dienstleistern
Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz Schreiben und offiziellen Dokumenten
Pflege von Dokumentationen Verwaltungsunterlagen und internen Datenbanken
Unterstützung bei Dokumentenmanagement- und Ablageprozessen
Organisation und Koordination interner Meetings Workshops Schulungen und Unternehmensveranstaltungen
Verwaltung von Terminen Einladungen Agenden und organisatorischen Abläufen
Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie erforderlichen Unterlagen und Präsentationen
Koordination von Catering externen Dienstleistern und Veranstaltungsanbietern
Unterstützung bei Mitarbeiterveranstaltungen und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung
Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen einschließlich Flügen Unterkünften Transfers und Reiseplänen
Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern bei Reise- und Logistikthemen
Sicherstellung der fristgerechten Erstellung erforderlicher Reisedokumente und administrativer Unterlagen
Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen und entsprechenden Verwaltungsprozessen
Administrative Unterstützung des Managements sowie bereichsübergreifender Teams
Koordination eingehender und ausgehender Post sowie Lieferungen
Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und der Verwaltung von Bestellungen
Mitarbeit bei der Rechnungsbearbeitung und der Dokumentation von Lieferantenunterlagen
Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse und Verfahren
Ansprechpartner*in für bürobezogene Anfragen
Empfang und Betreuung von Besucher*innen Partnern und externen Stakeholdern
Unterstützung administrativer Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende
Förderung eines professionellen serviceorientierten und einladenden Arbeitsumfelds
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft Office Management Hospitality Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration Office Management Executive Support oder einer ähnlichen Position
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit
Fähigkeit mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und dabei stets hohe Qualitätsstandards sicherzustellen
Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
Strukturierte zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook Word Excel und PowerPoint)
Erfahrung mit administrativen Prozessen und Beschaffungsvorgängen ist von Vorteil
Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an unserem Hauptsitz in Berlin
Ein internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld
Die Möglichkeit aktiv zur Weiterentwicklung unserer Büroorganisation und Mitarbeitererfahrung beizutragen
Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Ein modernes und flexibles Arbeitsumfeld
Eine unterstützende Unternehmenskultur die Eigeninitiative Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördert
Die Position bleibt ausgeschrieben bis eine geeignete Kandidatin bzw. ein geeigneter Kandidat gefunden wurde.
Bewerbungsprüfung
Unser Team prüft jede Bewerbung sorgfältig. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf in englischer Sprache ein.Erstes Interview (ca. 30 Minuten)
Kennenlerngespräch mit der Führungskraft und dem HR-Team.Zweites Interview (ca. 60 Minuten)
Vertiefendes Gespräch einschließlich einer kurzen Präsentation zu einem relevanten Thema vor der Führungskraft und dem HR-Team.Angebot
Bei erfolgreichem Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten Sie ein Angebot zur Verstärkung unseres Teams.
As the world moves towards a greener future the demand for raw materialsminerals and metalsis set to increase immensely over the next three decades. Europe faces a critical challenge in securing a stable supply of these essential resources. This challenge is where EIT RawMaterials steps in.
EIT RawMaterials is at the forefront of driving innovation and sustainability in the raw materials sector. As an Innovation Community within the European Institute of Innovation and Technology (EIT) we collaborate with over 300 partners across industry academia and research institutes. Together we forge dynamic long-term partnerships to develop innovative solutions that meet Europes growing demand for raw materials.
We are seeking a proactive and highly organized Administration Specialist (m/f/d) to join our HQ this role you will be responsible for coordinating a wide range of administrative operational and organizational activities that contribute to the efficient running of the office and support a positive employee and visitor experience.
The ideal candidate is detail-oriented service-focused and enjoys managing multiple priorities in a dynamic environment. You will work closely with internal stakeholders external partners and leadership teams to ensure seamless administrative processes and excellent operational support.
Office Management & Administration
Manage the day-to-day administrative operations of the HQ office
Ensure the office environment is well-maintained organized and fully operational
Coordinate office supplies equipment and vendor relationships
Prepare and manage correspondence letters and official documentation
Maintain records administrative files and internal databases
Support document management and filing processes
Meeting & Event Coordination
Organize and coordinate internal meetings workshops training sessions and company events
Manage meeting schedules invitations agendas and logistics
Prepare meeting rooms materials and presentations as required
Coordinate catering external service providers and event-related vendors
Support the successful execution of employee engagement activities and corporate events
Travel & Logistics Management
Coordinate domestic and international travel arrangements including flights accommodation transportation and itineraries
Support visitors and business guests with travel and logistical arrangements
Ensure travel documentation and administrative requirements are completed on time
Assist with travel expense administration and reporting processes
Administrative & Operational Support
Provide administrative support to management and cross-functional teams
Coordinate incoming and outgoing correspondence and deliveries
Support procurement and purchase order administration
Assist with invoice processing and vendor-related documentation
Contribute to the development and improvement of administrative processes and procedures
Stakeholder & Visitor Management
Serve as a point of contact for office-related inquiries
Welcome and support visitors partners and external stakeholders
Coordinate onboarding-related administrative activities for new employees when required
Foster a professional welcoming and service-oriented office environment
Completed vocational training or degree in Business Administration Office Management Hospitality Management or a related field
Several years of experience in administration office management executive support or a similar role
Excellent organizational and coordination skills with strong attention to detail
Ability to manage multiple tasks while maintaining high-quality standards
Strong communication and interpersonal skills
Proactive reliable and solution-oriented approach
Proficiency in Microsoft Office applications (Outlook Word Excel PowerPoint)
Experience working with administrative and procurement processes is an advantage
Fluency in German and English
A diverse and impactful role at our HQ office
An international and collaborative working environment
Opportunities to contribute to office operations employee experience and organizational effectiveness
Professional development and learning opportunities
Flexible and modern workplace environment
A supportive team culture that values initiative collaboration and continuous improvement
The position will stay open until a successful candidate is chosen.
Application Review: Our team thoroughly reviews each application. Please make sure to submit your CV in English.
Initial Interview (30 minutes): Meet with the hiring manager and HR team.
Second Interview (60 minutes): Second interview with a presentation on a relevant topic to the hiring manager and the HR team.
Offer: If successful receive an offer to join our team.
