Secrétaire dAccueil (HF)

La Secrétaire dAccueil (H/F) est chargée daccueillir les visiteurs et de prévenir les personnes concernées de leur arrivée et de répondre au téléphone. Elle a également en charge la gestion du courrier et une mission dinformation et de communication.

Qualifications :

Accueil et standard : 

• Gestion du standard :
• Distribuer les communications et prendre les messages en cas dabsence des correspondants
• Communiquer les messages à leurs destinataires par tous supports disponibles (notamment intranet)
• Créer un répertoire contenant les adresses et numéros de téléphone des appels les plus fréquents o Gestion du courrier :
• Distribuer le courrier extérieur (avant 10h30) à chaque service qui doit lui-même faire son tri
• Gérer le courrier interne en prévenant les services en cas durgence
• Vérifier toutes les heures la réception des fax et prévenir les intéressés en cas durgence Taper les courriers de la Direction
• Affranchissement du courrier
• Préparer des mailings pour les écoles à la demande du service des Ressources Humaines
• Suivi des visites médicales.
• Maintenir propre laccueil entre les passages des entreprises de nettoyage.

Information et communication :

• Tenir à jour les plannings des salles de réunion (tableaux nets)
• Tenir et mettre à jour un cahier des visites de lentreprise
• Recenser et archiver les journaux professionnels en mettant en place une revue de presse
• Informer les intéressés sur le standard
• Gérer les déplacements (trains avions hôtels).

Administratif :

• Gérer diverses tâches administratives incombant à son poste.

La Secrétaire dAccueil sengage enfin à respecter toutes les nouvelles directives et/ou consignes énoncées par son supérieur hiérarchique et à accepter toutes les missions annexes quil pourrait lui confier dans le cadre de ses compétences et de son expérience professionnelle.

La Secrétaire dAccueil occupe une fonction transverse. Il est donc primordial de veiller à ce que le lien créé avec les différentes parties prenantes soit fluide et optimal.

• Rémunération : 1900 brut /mois 
• Type de contrat : intérim à temps plein

Informations supplémentaires :

Pourquoi nous rejoindre
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Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time