Chargé.e de Scolarité HFX

Vous aimez accompagner les étudiants coordonner des sujets variés et garantir une organisation fluide tout au long de leur parcours Vous souhaitez évoluer dans un environnement exigeant professionnalisant et tourné vers la transmission des savoir-faire

LInstitut Culinaire de France recrute un(e) Chargé(e) de scolarité F/H en CDD pour son campus de Bordeaux.

LInstitut Culinaire de France accompagne ses étudiants de ladmission à la certification au sein de formations exigeantes en arts culinaires et en pâtisserie.

Rattaché(e) au Responsable pédagogique vous êtes le premier interlocuteur administratif des étudiants. Vous garantissez la fiabilité des données de scolarité le suivi de lassiduité lorganisation logistique des cours et des examens ainsi que la traçabilité nécessaire à la démarche qualité Qualiopi.

• Accompagner administrativement les étudiants tout au long de leur parcours
• Préparer et délivrer les attestations de fin de scolarité attestations de réussite relevés de notes et autres documents liés à leur formation
• Assurer le classement et larchivage des documents notamment en amont des rentrées
• Répondre aux demandes administratives des étudiants et si nécessaire de leurs représentants légaux
• Procéder à lenvoi des cartes étudiantes

• Être linterlocuteur privilégié des étudiants pour toutes les questions relatives à leur scolarité
• Répondre à leurs demandes par courriel téléphone ou en présentiel
• Informer les étudiants sur les règles et les procédures de létablissement
• Assurer le suivi des situations individuelles
• Orienter les étudiants vers les interlocuteurs adaptés selon leurs besoins

• Assurer le suivi quotidien des absences et des retards
• Contrôler les justificatifs transmis par les étudiants
• Enregistrer et actualiser les absences dans les outils de gestion
• Effectuer les relances nécessaires
• Préparer les éléments de suivi de lassiduité
• Alerter le Responsable pédagogique en cas dabsences répétées ou de situation préoccupante
• Conduire si nécessaire des entretiens avec les étudiants et en assurer la traçabilité

• Élaborer les emplois du temps de lannée en collaboration avec le Responsable pédagogique et la Cheffe exécutive
• Mettre à jour les informations relatives aux cours aux groupes et aux salles
• Saisir et actualiser les données dans TimeEdit et les outils de gestion de létablissement
• Communiquer les modifications aux étudiants et aux intervenants
• Replanifier les cours en cas dabsence ou de demande de modification
• Recueillir les informations nécessaires au bon déroulement des enseignements
• Signaler au Responsable pédagogique les éventuelles difficultés rencontrées avec un intervenant

• Participer à la préparation des calendriers dexamens et à lorganisation des épreuves
• Contrôler les listes des étudiants concernés
• Préparer et diffuser les convocations
• Transmettre les informations pratiques aux étudiants intervenants et surveillants
• Assurer le suivi administratif des absences pendant les épreuves
• Collecter les notes et les résultats puis relancer les intervenants si nécessaire
• Saisir ou contrôler les résultats et identifier les éventuelles anomalies

Vous assurez également le suivi administratif et organisationnel des aménagements dépreuves validés notamment les tiers-temps dans le respect de la confidentialité des informations communiquées.

• Suivre les périodes de stage en lien avec le service Admissions
• Veiller à la saisie des informations dans le CRM
• Contrôler la conformité des informations relatives aux périodes en entreprise
• Suivre les dates de début et de fin de stage
• Vérifier la durée effectuée à partir des attestations transmises
• Informer les étudiants des échéances et de leurs obligations administratives
• Assurer le lien avec les services concernés pour les situations particulières

• Appliquer les procédures internes
• Assurer la traçabilité des actions réalisées
• Veiller à la conservation des justificatifs nécessaires
• Participer à la préparation des éléments demandés lors des audits
• Contribuer à la fiabilité des données de scolarité
• Participer aux audits qualité sur votre périmètre dintervention

• Diffuser les informations importantes auprès des étudiants
• Préparer et envoyer les communications relatives à la scolarité
• Participer aux Journées Portes Ouvertes
• Accompagner les étudiants lors des visites sorties pédagogiques et autres événements scolaires

Chez Galileo Global Education votre personnalité compte autant que votre parcours. Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre réussite collective.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative
• Aisance avec les outils de planification la connaissance de TimeEdit étant appréciée
• Capacité à gérer et fiabiliser des données de scolarité
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Capacité à organiser des examens et à suivre plusieurs échéances simultanément
• Sensibilité aux démarches qualité et aux exigences Qualiopi

• Organisation et rigueur
• Réactivité et capacité dadaptation
• Sens du service et de laccompagnement
• Très bon relationnel
• Autonomie et fiabilité
• Diplomatie et discrétion
• Capacité à gérer les priorités
• Goût du travail en équipe

• Poste : Chargé(e) de scolarité F/H
• École : Institut Culinaire de France
• Contrat : CDD à temps plein de 9 mois
• Statut : Agent de maîtrise
• Localisation : Bordeaux
• Rattachement hiérarchique : Responsable pédagogique
• Rémunération : 28K brut annuel

#WeAreInclusive - Notre politique Handicap

Envie de contribuer à la réussite des étudiants et de participer au bon fonctionnement dune école spécialisée dans les arts culinaires et la pâtisserie

Rejoignez lInstitut Culinaire de France à Bordeaux et postulez dès maintenant !