Assistant(e) Environnement de travail (HF)

Le/la Assistant(e) Environnement de Travail assure la gestion administrative et logistique des activités liées à lenvironnement de travail notamment le traitement du courrier le suivi des fournisseurs et des factures la gestion de la flotte automobile ainsi que lorganisation et le support opérationnel des événements internes de lentreprise.

Missions principales :

Gestion du courrier :

• Dispatcher le courrier entrant
• Affranchir les courriers sortants            
• Enregistrer les recommandés entrants sur la fiche contre-signature
• Saisir les recommandés sortants dans la matrice excel et les affranchir
• Mettre le courrier interne à destination des établissements dans les pochettes courrier
• Enregistrer les colis entrants et prévenir les destinataires
• Affranchir les colis sortants

Gestion administrative environnement de travail et Flotte de véhicules :

• Création de fournisseurs
• Passage de commandes (pep)
• Numérisation de documents
• Traitement de factures (outil Qualnet et PEP)
• Refacturations internes
• Remise de véhicules aux collaborateurs (fiche de transfert à compléter)
• Quelques rares fois convoyages de véhicules

Support administratif évènementiel :

• Sourcer et lister de nouveaux fournisseurs
• Création des comptes fournisseurs dans notre outil de commande PEP
• Demandes et suivi dacomptes
• Rares déplacements à prévoir pour repérages de lieux

Support opérationnel les jours dévènements :

• Aide à la mise en place des salles
• Aide à laccueil des participants remise de documents vestiaires réservations de taxis transfert en car

Qualifications :

Savoir être - Qualités personnelles et comportementales :

• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations
• Avoir le sens du service et du travail bien fait
• Respecter les horaires et faire preuve de ponctualité
• Adopter une attitude facilitatrice et favoriser la coopération
• Organiser son travail de manière efficace et méthodique
• Adopter un savoir-être professionnel adapté à toutes les situations
• Faire preuve de dynamisme et dimplication dans ses missions
• Sadapter avec flexibilité aux changements et aux imprévus
• Faire preuve de rigueur dans lexécution de ses tâches
• Anticiper les besoins et être force de proposition
• Entretenir des relations courtoises et bienveillantes avec son entourage professionnel
• Être fiable et respecter les engagements pris auprès de ses interlocuteurs

Compétences techniques :

• Pack office (Outlook Teams Excel Word PPT )
• Pep / Qualnet
• Permis B exigé.

Informations supplémentaires :

Work :

No

Employment Type :

Full-time