Assistant Assistante Projets et Exploitation

Contexte :

Dans le cadre dun remplacement la Direction de limmobilier recherche un/une:

Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

(CDD à temps plein)

Ce que nous attendons de vous:

Appui aux projets immobiliers

• Assister les responsables de projets dans la préparation la planification et le suivi des actions opérationnelles
• Mettre à jour les plannings tableaux de bord comptes rendus et plans daction puis relancer les contributeurs sur les échéances
• Assurer le suivi fiable des tâches livrables décisions et points de vigilance dans LOOP et Excel
• Centraliser classer et archiver les documents et correspondances liés aux projets prestataires et contrats

Appui à lexploitation des bâtiments

• Enregistrer qualifier et suivre les demandes de services des occupants jusquà leur résolution en lien avec les interlocuteurs internes et les prestataires
• Contribuer au déploiement et au suivi des procédures dexploitation notamment lors des changements de prestataires dont la restauration
• Préparer les éléments nécessaires au pilotage des prestataires : suivi des engagements incidents actions correctives et indicateurs de service
• Participer à la communication auprès des occupants et à la diffusion des informations utiles au fonctionnement des sites

Coordination et organisation de lactivité

• Organiser les réunions préparer les supports formaliser les décisions et assurer le suivi des actions
• Servir de point dappui administratif et opérationnel à léquipe anticiper les besoins et signaler rapidement les risques retards ou blocages

Ce que nous recherchons:

• Formation Bac 2/3 en assistanat de gestion gestion de projet immobilier services généraux ou domaine équivalent
• Première expérience réussie dans une fonction de coordination dassistanat de projet ou de support à lexploitation
• Rigueur autonomie sens du service et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle en respectant les priorités
• Excellentes capacités dorganisation de synthèse et de communication à lécrit comme à loral
• Bonne maîtrise dExcel et des outils bureautiques ; la connaissance de LOOP ou dun outil de gestion de projet constitue un atout

Ce que vous y gagnerez :

• Une expérience valorisante au sein dune business school de renommée mondiale classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies
• Grâce à une politique RH dynamique des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)
• Être en lien avec une population internationale et multiculturelle
• Travailler au sein dune structure qui agit et affirme sa posture en faveur de légalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon sengage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ en signant la Charte dEngagement de lAutre Cercle
• Faire partie dune structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile - travail à vélo
• 7 semaines de congés payés et 115 jours de RTT par an
• Basé/Basée sur le campus siège à Lyon