Alternant Assistant de Direction HFX

1. Raison dêtre du poste

En collaboration directe avec lAssistante de Direction Générale vous jouez un rôle clé dans la fluidification du quotidien de léquipe de Direction. Vous participez activement à la gestion administrative à la logistique des événements et des réunions ainsi quà la formalisation des processus internes pour sécuriser le fonctionnement global de la direction.

2. Missions Principales

Support Administratif & Gestion

• Notes de frais : Réceptionner contrôler et soumettre à approbation les notes de frais pour lensemble des membres du Codir IHS.

• Gestion des agendas : Organiser et optimiser les agendas de léquipe de Direction.

• Administration des outils : Assurer la gestion quotidienne des accès et paramétrages (ex. création dutilisateurs sur Swile activation des délégations etc.).

Organisation Logistique & Événementielle

• Séminaires & Événements : Rechercher des lieux solliciter et comparer les devis et participer à la planification logistique des séminaires et événements dentreprise.

• Réunions : Réserver les salles commander et coordonner lintendance (cafés plateaux-repas fournitures) pour garantir le bon déroulement des réunions.

Structuration & Sécurisation des Processus

• Rédaction de modes opératoires : Documenter et rédiger des fiches de processus claires afin dharmoniser et sécuriser les pratiques quotidiennes (exemples : utilisation de la clé électronique pour les marchés publics parcours de signature sur Adobe Sign procédure de création de nouveaux fournisseurs etc.).

Qualifications :

Formation & Prérequis

• Niveau détudes : Bac 2 à Bac 3 (en cours de préparation).

• Filière : Peu importe la filière dorigine cest avant tout une réelle volonté de sinvestir dans le poste et la motivation qui feront la différence.

Savoir-être (Qualités personnelles)

• Discrétion & Confidentialité : La règle dor de lassistanat de direction. Capacité absolue à traiter des informations sensibles avec réserve.

• Rigueur & Organisation : Gestion efficace des priorités ponctualité et souci du détail.

• Proactivité & Anticipation : Ne pas attendre quon lui donne du travail savoir anticiper les besoins (ex. préparer un dossier avant même la demande).

• Aisance relationnelle & Sens du service : Attitude positive posture professionnelle et adaptation de la communication selon les interlocuteurs.

• Gestion du stress & Adaptabilité : Capacité à garder son calme lors des changements de planning de dernière minute.

Savoir-faire (Compétences techniques)

• Langue française : Maîtrise irréprochable de lorthographe de la grammaire et de la syntaxe.
• Bureautique : Bonne maîtrise du Pack Office (Outlook Word Excel PowerPoint) ou de Google Workspace.
• Anglais : Niveau B1 ou plus (capacité à échanger ou rédiger sur des sujets courants).
• Outils IA : Une connaissance ou première pratique des outils dIA (ex. ChatGPT Copilot...) appréciée.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time