Kontorfuldmægtig til HR-teamet ved AAU Energi

HR-teamet i sekretariatet på AAU Energi søger en kontorfuldmægtig til en fast stilling. Du får en central rolle i den daglige HR- og personaleadministration på instituttet og bliver en del af et administrativt team der understøtter et stort internationalt forskningsmiljø. Stillingen er på fuldtid med ønsket tiltrædelse 1. september 2026 eller snarest derefter.

Dine arbejdsopgaver
Du bliver en del af HR-teamet i sekretariatet på AAU Energi hvor du får en hverdag præget af både faste veldefinerede opgaver og opgaver der opstår løbende i takt med instituttets udvikling. Din hovedopgave er at sikre en stabil korrekt og veldokumenteret HR-administration der giver både ledere og medarbejdere tryghed i de administrative processer. Du arbejder tæt sammen med administrative kolleger institutledelse forskere ph.d.-studerende og gæster og du indgår som en vigtig del af det samlede sekretariat omkring et stort internationalt energiforskningsmiljø.

En væsentlig del af dine opgaver vil være knyttet til ansættelser. AAU Energi har mange ansættelser om året og du kommer til at spille en central rolle i at samle og kvalitetssikre de oplysninger der ligger til grund for ansættelsessager oprette og ajourføre sager samt hjælpe med at sikre overblik over frister og tidsforløb. Du har fokus på opfølgning på udløb særligt i forhold til tidsbegrænsede ansættelser og projektansættelser så både ledelse og medarbejdere ved hvad der skal ske hvornår. I det arbejde har du et tæt samarbejde med den centrale HR-afdeling så ansættelsesforløb på instituttet hænger godt sammen med universitetets overordnede processer og retningslinjer.

Du medvirker til risikovurderinger i forbindelse med både ansættelser og gæster blandt andet ved at indsamle og kvalitetssikre det materiale der ligger til grund for vurderingen.

On- og offboarding af medarbejdere bliver også en vigtig del af din rolle. Når nye kolleger starter er du med til at give dem en god begyndelse ved at sikre at de bliver oprettet korrekt og at de får de informationer og adgange de har brug for for at komme godt i gang. Når en ansættelse nærmer sig afslutningen er du med til at runde forløbet ordentligt af blandt andet ved at sørge for at de praktiske forhold falder på plads og at der er tydelighed omkring hvornår og hvordan ansættelsen slutter.

Et centralt ansvarsområde i stillingen er ph.d.-indskrivning. Du sørger for at nye ph.d.-studerende bliver indskrevet korrekt og at de oplysninger der skal registreres i universitetets systemer er fuldstændige og sammenhængende. Du har fokus på at procedurer og frister bliver overholdt og at både ph.d.-studerende og deres vejledere oplever et klart og gennemskueligt forløb fra de første dokumenter til den endelige indskrivning. Denne del af arbejdet foregår i tæt samarbejde med AAU Ph.d.-skolen hvor du er med til at sikre at instituttets indskrivninger følger de fælles regler og processer.

Derudover vil du bidrage til opdatering af instituttets hjemmeside og intranet i Umbraco og SharePoint hvor du er med til at sikre at indholdet er aktuelt korrekt og let at finde. Du indgår også i løbende administrative opgaver i HR-teamet for eksempel opdatering af personaledata og understøttelse af fælles HR-processer på instituttet.

Du bliver en del af et HR-team der løser opgaver i tæt samarbejde og deler viden på tværs. Vi er opmærksomme på at fordele opgaverne efter både instituttets behov og de erfaringer og interesser du kommer med og der er mulighed for at tage ansvar for specifikke områder efterhånden som du bliver fortrolig med opgaverne.

Fra sommeren 2027 forventer vi ændringer i organiseringen af HR-opgaverne på Aalborg Universitet som følge af en igangværende proces med at samle og tilpasse opgaveporteføljen. Det betyder at nogle af de opgaver der i dag løses lokalt i HR-teamet på AAU Energi kan blive justeret flyttet eller organiseret på nye måder. På nuværende tidspunkt ved vi ikke præcist hvilke konkrete arbejdsopgaver der bliver påvirket og stillingen vil derfor kunne udvikle sig i takt med at den samlede løsning for fremtidens HR bliver besluttet og implementeret. Du skal derfor have lyst til at være en del af et område hvor opgaver og samarbejdsflader kan ændre sig over tid og hvor vi informerer og inddrager medarbejdere når der sker justeringer.

Dine kompetencer
Du er kontoruddannet og har gerne erfaring fra HR eller en tilsvarende administrativ funktion hvor du har arbejdet med personaleadministration sagsbehandling eller understøttelse af ledere. Det er en fordel hvis du har kendskab til en større offentlig eller vidensbaseret organisation men det er ikke et krav. Det afgørende er at du har lyst til at arbejde med HR-opgaver og kan se dig selv i en rolle hvor du sammen med dine kolleger er med til at få fælles retningslinjer til at fungere i praksis for ledere og forskere.

Du har solid erfaring med Office-pakken og er tryg ved at arbejde i flere forskellige it-systemer i løbet af en arbejdsdag. Du behøver ikke at kende WorkZone Varbi IDM eller Umbraco på forhånd men du er indstillet på at lære dem og anvende dem sikkert og systematisk i din opgaveløsning. Du har det naturligt med at dokumentere dit arbejde så andre kan følge med og overtage opgaver ved behov.

Som person arbejder du struktureret og har en systematisk tilgang til dine opgaver. Du er proaktiv i din hverdag og kan planlægge din dag skabe overblik over dine sager og holde fast i aftaler og deadlines også når der er mange opgaver der kræver din opmærksomhed på samme tid. Du følger opgaver til dørs og sikrer at de bliver afsluttet ordentligt og du har blik for detaljer uden at miste overblikket.

Du trives med kontakt til mange forskellige mennesker og møder medarbejdere ph.d.-studerende og ledere med professionalisme og hjælpsomhed. Du formidler regler og processer på en måde der er klar og tilgængelig og du tager højde for at kolleger kan have forskellige forudsætninger. Du kan kommunikere både mundtligt og skriftligt på dansk og engelsk i et niveau der gør dig i stand til at håndtere korrespondance vejledning og dokumenter i begge sprog.

Du tager ansvar for dine opgaver og bidrager aktivt til teamets samlede opgaveløsning. Du hjælper kolleger når der er behov og byder ind dér hvor du kan se at din indsats gør en forskel. Du bidrager til at HR-teamet fremstår professionelt og troværdigt og du medvirker til at arbejdsdagen er præget af både faglighed og god samarbejdskultur. Du motiveres af at være en stabil del af et team og være med til at udvikle og fastholde velfungerende HR-processer over tid også når rammerne for opgaveløsningen justeres.

Hvem er vi
AAU Energi er et internationalt orienteret forskningsinstitut på Aalborg Universitet med fokus på udvikling af rene og bæredygtige energisystemer. Vi arbejder med hele kæden fra komponenter og systemer til samfundsmæssige anvendelser og samarbejder tæt med både industri myndigheder og andre forskningsmiljøer om konkrete energimæssige udfordringer. Instituttet har cirka 300 medarbejdere fra mange forskellige lande fordelt i både Aalborg og Esbjerg.

AAU Energi er et socialt institut med et godt arbejdsmiljø og gode arbejdsvilkår. I sekretariatet er vi et administrativt fællesskab hvor HR studieadministration økonomi og øvrige støttefunktioner arbejder tæt sammen om at understøtte instituttets kerneopgaver. Du får omkring 25 administrative kolleger og bliver en del af et åbent og inkluderende miljø hvor vi lægger vægt på trivsel faglighed og et samarbejde der fungerer i hverdagen.

Vi lægger vægt på at opgaverne ikke er bundet op på én person og vi hjælper hinanden når der er travlt så instituttet oplever en sammenhængende service. Der er plads til at stille spørgsmål komme med forslag og være nysgerrig på hvordan vi kan udvikle vores arbejdsgange og processer.

Vi tilbyder fleksibilitet i tilrettelæggelsen af arbejdet flextid og mulighed for hjemmearbejde efter aftale. Vi har en uformel tone i hverdagen men arbejder professionelt og målrettet med at understøtte instituttets forsknings- og uddannelsesaktiviteter.

Du kan læse mere om AAU Energi på .

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning hvori du redegør for hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitetønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål
Hvis du har spørgsmål er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.

Vi forventer at holde samtaler omkring i uge 31.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser der sikrer arbejdspladsens sikkerhed compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer laboranter og it-medarbejdere (HK).Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser nye løsninger på samfundets problemer og viden der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg men vi har også campus i Esbjerg og København.