(RFP301401) Asistente II- Servicios Generales

Acerca de la posición

En la unidad de Servicios Generales iniciamos la búsqueda de un/a Asistente II con el objetivo principal de brindar apoyo operativo y administrativo mediante la ejecución de actividades de verificación registro y reporte de información asociada a la prestación de los servicios. Así mismo el rol apoya la ejecución y atención de requerimientos operativos de acuerdo con los procedimientos internos establecidos en las diferentes subunidades tales como aseo eventos cafetería central casino comedor principal snack bar catering casa de huéspedes salas de conferencias y bodega de alimentos entre otros contribuyendo al adecuado desarrollo de los procesos operativos.

La posición tendrá su sede de trabajo en el centro de operaciones de las Américas situado en el Campus de Palmira Colombia.

Responsabilidades

Responsabilidades administrativas transversales (Servicios Generales)

• Recibir registrar y reportar las novedades relacionadas con las actividades de limpieza ejecutadas por el personal de outsourcing conforme a la información suministrada por el coordinador inhouse y de acuerdo con los procedimientos establecidos.
  
• Brindar soporte en el control de calidad de los servicios de limpieza verificando la atención al usuario y seguimiento de PQRs (quejas reclamos sugerencias y felicitaciones).
  
• Apoyar el seguimiento de la programación diaria semanal mensual y anual de los servicios de la unidad conforme a lo establecido por la Gerente de la Unidad.
  
• Cumplir con la normatividad y los protocolos establecidos para cada servicio de la unidad.
  
• Ejecutar encuestas mensuales de satisfacción registrar los resultados y reportarlos al Gerente de la Unidad para su respectiva gestión.
  
• Reportar al Gerente de la Unidad las novedades que se presenten en el servicio de aseo y demás servicios de la unidad según asignación.
  
• Apoyar la gestión y reporte de residuos ordinarios y aprovechables a la empresa encargada de su recolección.
  
• Dar seguimiento de la compra de insumos que permitan la disponibilidad de materiales necesarios para el servicio de limpieza.
  
• Realizar inventarios mensuales de los insumos de aseo y cortesías de la casa de huéspedes y hacer seguimiento a la entrega oportuna de los insumos previamente solicitados.
  
• Brindar apoyo en el almacén de alimentos verificando el cumplimiento de los requerimientos de abastecimiento.
  
• Apoyar en la actualización de bases de datos y registros administrativos de la unidad.
  
• Contribuir al uso eficiente de los recursos del área de aseo dentro de la organización a través de la ejecución de estrategias definidas previamente por el Gerente de la Unidad.
  
• Apoyar la atención al cliente en los diferentes puntos de servicio como cafetería central casino comedor principal snack bar eventos catering casa de huéspedes salas de conferencias bodega de alimentos etc).
  
• Suplir ocasionalmente las funciones del personal operativo durante periodos de vacaciones o incapacidades según asignación.
  
• Ejecutar la verificación del estado general de las instalaciones de acuerdo con la lista de chequeo establecida por el área para los equipos y mobiliario previo a la atención al usuario registrando y reportando las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo identificadas al área encargada conforme a los procedimientos establecidos.
  
• Apoyar la ejecución de actividades operativas y administrativas en las diferentes subunidades del área de Servicios Generales de acuerdo con la programación las necesidades del servicio y los lineamientos del supervisor.
  

Responsabilidades operativas en las Subunidades del área de Servicios Generales

• Brindar apoyo en la verificación de la limpieza de las instalaciones asignadas y apoyar el seguimiento de la programación del control de plagas.
  
• Apoyar la revisión de la casa de huéspedes conforme a los protocolos de aseo establecidos en el área reportando novedades identificadas al Gerente de la Unidad.
  
• Participar ocasionalmente en actividades operativas de apoyo en eventos incluyendo montaje y desmontaje traslado de elementos y seguimiento durante su ejecución según la acomodación solicitada por el usuario.
  
• Efectuar la preparación y verificación de las salas de conferencias incluyendo el montaje y desmontaje de espacios según requerimientos del usuario la realización de pruebas básicas de equipos y plataformas de videoconferencia la orientación a usuarios sobre su uso y la identificación y reporte oportuno de fallas básicas durante los eventos conforme a los procedimientos establecidos.
  
• Realizar pruebas previas de los equipos y plataformas de videoconferencia (Teams Zoom) con el fin de detectar a tiempo cualquier inconveniente.
  
• Identificar fallas básicas en equipos o conexiones durante los eventos y reportarlas oportunamente al personal correspondiente para su atención conforme a los procedimientos establecidos.
  
• Orientar a los usuarios sobre el uso de equipos espacios y servicios disponibles en las salas de conferencias.
  
• Realizar limpieza periódica básica de archivos digitales en los equipos de las salas.
  

Educación y Requerimientos

• Técnico o Tecnólogo en Gestión Administrativa y de Servicios Logística o campos relacionados.
  
• Experiencia en cargos similares con conocimiento en manejo básico de inventarios seguimiento de procesos conocimiento en el manejo de productos químicos de limpieza atención a usuarios y soporte en la ejecución de servicios.
  
• Nivel de inglés básico.
  
• Manejo del paquete de Microsoft Office.
  
• Disponibilidad de tiempo (turnos flexibles y fines de semana).
  
• Licencia de conducción B1 (deseable)
  

Competencias

• Curiosidad y aprendizaje.
  
• Mentalidad emprendedora.
  
• Colaboración e inclusión.
  
• Empoderamiento y responsabilidad.
  
• Orientación al servicio y al usuario.
  
• Comunicación efectiva.
  
• Orientación al detalle y cumplimiento de procesos.
  
• Adaptabilidad y manejo de situaciones operativas.
  
• Multifuncionalidad y flexibilidad operativa.
  
• Compromiso y proactividad.
  

Términos de vinculación

Esta convocatoria es de alcance nacional nivel BG05 en una escala de 14 niveles siendo el nivel 14 el más alto.

Esta es una búsqueda nacional colombiana y se administrará a través de un contrato a término fijo de un (1) año sujeto a un período de prueba de acuerdo con la legislación local y es renovable según el desempeño y la disponibilidad de recursos. La Alianza Bioversity International - CIAT ofrece un ambiente multicultural y de investigación académica con salarios competitivos y excelentes beneficios. Somos una institución que cree que la diversidad contribuye a la excelencia que propende por la igualdad de oportunidades de empleo y en consecuencia no discrimina por raza color religión genero identidad orientación sexual nacionalidad etnia edad estado civil u otra característica personal de sus empleados o candidatos a ocupar una posición.

Aplicaciones

Las aplicaciones deben enviarse al siguiente enlace: Alliance Bioversity & CIAT - (RFP301401) - Asistente II- Servicios Generales in Palmira. El nombre de la convocatoria indicará claramente el nombre: Asistente II- Servicios Generales.

Fecha de cierre de la convocatoria: agosto 25 2026

Carreras Alliance Bioversity International - CIAT ()