مساعد مدير مشاريع

الأدوار والمسؤوليات

تبحث شركة ASARA PMC عن مساعد مدير مشروع متحمس للانضمام إلى فريقنا الديناميكي. في هذا الدور، ستساعد في التخطيط وتنفيذ وتسليم المشاريع، وضمان إكمال جميع المهام بكفاءة ونجاح. ستكون مساهماتك حيوية في دعم مديري المشاريع لدينا في الحفاظ على الجداول الزمنية وتتبع التقدم والتواصل مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.

المسؤوليات الرئيسية

المساعدة في تطوير وتنفيذ خطط المشروع
تتبع تقدم المشروع والإبلاغ عن أي مشكلات أو تغييرات إلى مدير المشروع
تنسيق الاجتماعات وتوثيق المحاضر وعناصر العمل
تسهيل الاتصال بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة
أداء الوظائف الإدارية مثل إعداد التقارير والميزانيات والفواتير
دعم مديري المشاريع في تخصيص الموارد والجدولة
إجراء البحوث وجمع المعلومات حسب الحاجة للمساعدة في اتخاذ قرارات المشروع

المتطلبات

خبرة مثبتة كمساعد مدير مشروع أو في دور ذي صلة
فهم قوي لمبادئ إدارة المشاريع
قدرات تنظيمية ومتعددة المهام ممتازة
إتقان مجموعة Microsoft Office وبرامج إدارة المشاريع
مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية
مهارات اتصال فعالة، شفهية وكتابية
يفضل الحصول على درجة في الإدارة أو الأعمال أو مجال ذي صلة
تخطيط المشروع وتنسيقه
المساعدة في تخطيط المشروع: مساعدة مدير المشروع في تطوير خطط المشروع، بما في ذلك الجداول الزمنية والميزانيات وتخصيص الموارد ونطاق المشروع.
إنشاء الجداول الزمنية: دعم إنشاء جداول زمنية مفصلة للمشروع وجداول زمنية ومعالم رئيسية لضمان إكمال مهام المشروع في الوقت المحدد.
تنظيم الموارد: المساعدة في تنسيق الموارد (على سبيل المثال، الأفراد والمعدات والمواد) المطلوبة لإكمال المشروع.
. مراقبة وتتبع التقدم
تتبع أداء المشروع: مراقبة تقدم المشروع من خلال تتبع المواعيد النهائية والمنتجات النهائية والالتزام بالميزانية. تأكد من اتباع جميع أعضاء الفريق لجدول المشروع.
إعداد تقرير عن الحالة: تقديم تحديثات منتظمة إلى مدير المشروع فيما يتعلق بتقدم المشروع، بما في ذلك تحديد أي مخاطر أو تأخيرات محتملة قد تؤثر على الجدول الزمني للمشروع.
توثيق التغييرات: تتبع أي تغييرات في نطاق المشروع أو الجدول الزمني وتحديث الوثائق وفقًا لذلك. تأكد من إبلاغ أصحاب المصلحة بالتغييرات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

دعم الفريق والتواصل
التواصل مع أصحاب المصلحة: التواصل مع أعضاء الفريق والعملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين لضمان التوافق مع أهداف المشروع وتوقعاته.
تسهيل الاجتماعات: المساعدة في تنظيم الاجتماعات وتسهيلها، بما في ذلك اجتماعات الفريق أو اجتماعات العملاء أو اجتماعات الموردين. تدوين ملاحظات الاجتماع ومتابعة بنود العمل.
حل النزاعات: المساعدة في إدارة النزاعات وتقديم الحلول لضمان سير عمل المشروع بسلاسة. التأكد من أن جميع الأطراف على نفس الصفحة والعمل بشكل تعاوني.
التوثيق والتقارير
الحفاظ على وثائق المشروع: المساعدة في إدارة وصيانة جميع وثائق المشروع، بما في ذلك العقود وأوامر التغيير والميزانيات والجداول الزمنية.
إعداد التقارير: إعداد وتقديم التقارير لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين حول حالة المشروع وتقدمه وأي مشكلات تنشأ.
حفظ السجلات: التأكد من تخزين جميع المستندات والسجلات اللازمة المتعلقة بالمشروع بشكل صحيح وإتاحتها للمراجعة أو الرجوع إليها في المستقبل.
إدارة المخاطر
تحديد المخاطر: دعم مدير المشروع في تحديد المخاطر المحتملة للمشروع (على سبيل المثال، المخاطر المالية، والجدول الزمني، والمخاطر المتعلقة بالموارد) والعمل على وضع استراتيجيات للتخفيف منها.
تنفيذ خطط التخفيف: المساعدة في تنفيذ خطط التخفيف من المخاطر لمنع تأخير المشروع أو تجاوز التكاليف.
مراقبة المشكلات: مراقبة المخاطر أو المشكلات التي قد تنشأ أثناء تنفيذ المشروع بشكل مستمر وإحضارها إلى انتباه مدير المشروع.