ممثل المشتريات

الأدوار والمسؤوليات

1. مقارنة أسعار كافة الموردين الحاليين مع الموردين الآخرين في السوق.

2. إصدار ومتابعة أوامر الشراء لكافة الموردين.

3. تحديث قائمة التسليم للمستودعات ومواقع المعارض لتسليم طلبات جرير ومتابعة الطلب مع الجهة التي طلبت المواد.
4. العمل على طلب الزي الرسمي لكافة الأقسام التي تحتاج إليه.
5. الحصول على ثلاثة عروض أسعار على الأقل من موردين مختلفين لأي طلب.
6. العمل على طلب المواد المستخدمة بشكل دوري سواء في المعارض للضيافة أو للاستخدام الداخلي في المكاتب.
7. تسجيل كافة النفقات في ورقة مشتركة حسب القسم والموظف الذي قدم الطلب.

إدارة الطلبات الداخلية
التعاون مع الأقسام: العمل بشكل وثيق مع الأقسام الداخلية (مثل الإنتاج والمبيعات والمرافق وما إلى ذلك) لتحديد احتياجاتهم ومتطلباتهم الشرائية المحددة.
إعداد طلبات الشراء: استلام ومعالجة طلبات الشراء من الأقسام المختلفة والتحقق من تضمين كافة المعلومات الضرورية (الكمية والمواصفات وتواريخ التسليم).
ضمان دقة تفاصيل الطلب: تأكد من توثيق الطلبات بشكل صحيح مع التفاصيل المناسبة (أوصاف العناصر والكميات والأسعار وشروط التسليم).

التوريد واختيار الموردين

تحديد الموردين: ابحث عن الموردين المحتملين الذين يمكنهم توفير السلع أو الخدمات المطلوبة وحددهم، مع التأكد من استيفائهم لمعايير المنظمة للجودة والتكلفة والتسليم.

طلب عروض الأسعار: اطلب عروض الأسعار من الموردين وقم بتقييمها بناءً على عوامل مثل السعر ووقت التسليم والجودة وموثوقية المورد.

التفاوض على الشروط: تفاوض على الأسعار وشروط الدفع وجداول التسليم وغيرها من الشروط مع الموردين لضمان أفضل صفقة ممكنة للمنظمة.

إقامة علاقات مع الموردين: قم ببناء علاقات عمل جيدة والحفاظ عليها مع البائعين والموردين الموثوق بهم لضمان استمرارية التوريد وحل أي مشكلات قد تنشأ.

إدارة أوامر الشراء

إنشاء أوامر الشراء: إنشاء وإصدار أوامر الشراء بناءً على طلبات القسم الداخلي وعروض أسعار الموردين.

تتبع الطلبات: مراقبة تقدم الطلبات، والتأكد من تسليم العناصر في الوقت المحدد وتلبية معايير الجودة التي حددتها المنظمة.
متابعة الموردين: الحفاظ على الاتصال المنتظم مع الموردين لتتبع حالة الطلبات وحل المشكلات مثل التأخير وضمان التسليم الدقيق وفي الوقت المناسب.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

- درجة البكالوريوس في تخصص (إدارة سلسلة التوريد، إدارة الأعمال، الرياضيات، المالية، المحاسبة، نظم المعلومات الإدارية، الهندسة الصناعية).

- مهارات مايكروسوفت أوفيس.

- مفاوض جيد.

- لغة إنجليزية متقدمة.

- التحكم في المخزون وإدارة المخزون
مراقبة مستويات المخزون: تتبع مستويات المخزون وطلب المنتجات بشكل استباقي لضمان توفر المخزون عند الحاجة.
- تجديد المخزون: تأكد من تجديد المخزون في الوقت المناسب، وتجنب نفاد المخزون أو المخزون الزائد.
- إدارة المرتجعات: التعامل مع المرتجعات للسلع المعيبة أو غير المرضية، والتنسيق مع الموردين للاستبدال أو استرداد الأموال.
- التوثيق وحفظ السجلات
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة: الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لجميع أوامر الشراء، واتصالات الموردين، ومستويات المخزون.
- تتبع النفقات: مراقبة وتوثيق جميع النفقات المتعلقة بالمشتريات، وضمان بقاء المشتريات ضمن الميزانية.
حفظ مستندات الشراء: تأكد من حفظ سجلات أوامر الشراء والفواتير والإيصالات بشكل صحيح وسهولة الوصول إليها للتدقيق أو الرجوع إليها في المستقبل.
إدارة الميزانية
ضمان التحكم في التكاليف: مراقبة تكاليف الشراء والعمل مع الأقسام للبقاء ضمن الميزانية المخصصة للشراء.
مراجعة اتجاهات التسعير: البقاء على اطلاع على اتجاهات السوق لتأمين تسعير مناسب وتعديل استراتيجيات الشراء إذا لزم الأمر.
توفير حلول فعالة من حيث التكلفة: البحث عن طرق لتحسين عمليات الشراء وإيجاد فرص توفير التكاليف دون المساومة على الجودة أو التسليم.